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Se as empresas são feitas por pessoas, pensar na gestão do quadro de funcionários é uma das formas mais efetivas de colaborar para o desenvolvimento de uma organização. Para tanto, é preciso contar com processos bem estruturados e também alinhados com os propósitos da organização, além de ferramentas estratégicas.

Nesse cenário, com objetivos bem alinhados e tendo o capital humano da companhia como um aliado do negócio, será possível construir um negócio sustentável ao longo do tempo.

Para ajudar você a entender tudo sobre quadro de funcionários, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que é o quadro de funcionários?

O quadro de funcionários corresponde ao total de pessoas que exercem funções remuneradas na empresa e integram a equipe, contribuindo com funções que ajudam no funcionamento do negócio.

Esse recurso também colabora para que o fluxo dos processos aconteça com mais eficiência, embora a contratação de profissionais não seja fator determinante para o funcionamento de uma empresa, já que temos aquelas que funcionam individualmente, como no caso dos microempreendedores individuais, e também empresas familiares.

E ainda, quando falamos de quadro de funcionários, ainda temos de lembrar que as contratações devem estar de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), logo, respeitando todos os direitos trabalhistas. 

Portanto, é preciso estar atento às boas condições para o desempenho das funções e também a uma correta jornada de trabalho, além de remuneração em dia e de acordo com as exigências do mercado.

Com isso, a empresa se resguarda de processos trabalhistas e também mantém o clima organizacional positivo, o que é fundamental para manter a motivação dos funcionários e, consequentemente, a produtividade.

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Para que serve?

Além de garantir que os processos da empresa estejam em movimento, assegurando a entrega para os clientes finais, o quadro de funcionários ainda possibilita que a gestão da empresa tenha uma visão clara sobre a composição da companhia no que diz respeito às suas pessoas.

Dessa forma, é possível planejar o crescimento do negócio, prever mudanças e outras questões administrativas, que são fundamentais para a sustentabilidade da empresa. 

O quadro de funcionários ainda envolve alguns pontos relevantes para a organização. Confira abaixo!

Admissões e contratações

O quadro de funcionários pode ser usado para identificar talentos que podem ser aproveitados internamente. Estamos falando dorecrutamento interno, que acontece quando a empresa precisa fazer uma nova contratação, mas não deseja recorrer ao mercado de forma imediata.

Para tanto, o RH da empresa volta o seu olhar para aqueles profissionais que já fazem parte da companhia, o que, além de ser favorável para o plano de cargos e salários, também é capaz de contribuir com uma série de outras vantagens para a empresa, como uma maior produtividade, motivação do time interno, já que eles se sentem valorizados, e redução do turnover. Tudo isso só é possível com um quadro de funcionários bem estruturado.

Plano de carreira

O plano de carreira garante aos colaboradores a possibilidade de alcançar novos cargos dentro da organização. Assim, o quadro de funcionários pode servir como uma ferramenta para assegurar aos profissionais uma oportunidade de crescimento na companhia.

Isso acontece devido ao fato de que o quadro de funcionários possibilita uma visualização prática do atual cargo de cada profissional, assim como os possíveis caminhos para o seu desenvolvimento profissional.

Dessa forma, a empresa tem ferramentas para analisar e se manter mais competitiva, fortalecendo a sua marca empregadora, já que passa a ser capaz de reter talentos em vez de perdê-los para o mercado.

Quais as vantagens de ter um quadro de funcionários estruturado?

Agora que você sabe o que é um quadro de funcionários e para que ele serve, fica mais fácil entender as suas vantagens. Listamos as principais para você a seguir. Acompanhe!

Visão mais eficiente sobre as necessidades dos setores

A rotina agitada pode fazer com que os gestores não consigam parar para analisar a estrutura dos seus setores. Ou seja, qual está desfalcado de pessoal, onde é possível remanejar pessoas de funções, ou mesmo aproveitar melhor o conhecimento da equipe, sem ter de aumentar o quadro de funcionários.

Mas, se dedicarmos tempo para entender e estruturar o quadro de funcionários, aumentamos as chances de compreender as insuficiências dentro da empresa, aumentando a sua eficiência.

Evita o acúmulo de função

É certo que a proatividade e múltiplas qualificações é um grande diferencial competitivo para os profissionais em uma empresa. Contudo, quando é imposto a ele diversas funções, isso pode acarretar danos significativos para toda a equipe.

Por isso, é preciso investir tempo para analisar o quadro de funcionários e elaborá-lo de forma eficiente, analisando a possibilidade de fazer mudanças de função planejadas, a fim de se evitar o acúmulo de funções. Dessa forma, a equipe pode trabalhar de forma mais coesa e também com a tranquilidade necessária entregas cada vez melhores.

Clareza de impactos na redução ou expansão do quadro de funcionários

Uma empresa depende diretamente de seus talentos para alcançar os resultados esperados. Por isso, é muito importante estar atento a questões que envolvem a expansão e redução do quadro de funcionários.

Nesse cenário, antes de tomar qualquer decisão, é preciso investir em um planejamento para realizar as atividades de forma bastante eficiente Com isso, é possível garantir os resultados desejados, que influenciam diretamente na lucratividade da empresa.

Logo, com um quadro de funcionários eficiente e estruturado, fica mais fácil garantir uma tomada de decisão mais tranquila.

Como estruturar um quadro de funcionários?

Em um primeiro momento, você até pode pensar que estruturar um quadro de funcionários é algo relativamente fácil. Contudo, é necessário estar atento a uma série de detalhes, indo além da organização de informações adicionando pessoas, sua função na empresa.

Além disso, quanto mais profissionais fazendo parte do quadro de colaboradores de uma empresa, maior se torna a complexidade para montar um quadro de colaboradores.

No entanto, é possível seguir alguns direcionamentos que separamos para você no passo a 

passo abaixo. Acompanhe!

1. identifique o departamento de atuação;
2. descreva o cargo ocupado;
3. registre a data de contratação;
4. preencha com o nome da pessoa;
5. insira dados relacionados à folha de ponto (horário de entrada e saída);
6. atualize os dados a cada admissão e a cada demissão feita.

O modelo mais utilizado para o quadro de funcionários é a tabela. Contudo, esse não é o único modelo e você pode optar por organizar e divulgar o quadro de funcionários de diversas maneiras, como por exemplo:

• ferramentas digitais (manuais);
• quadro branco (ideal para empresas com poucos funcionários);
• softwares de gestão (indicado para quadro de funcionários mais robustos).

Assim, ainda é preciso ter em mente quem com a digitalização do RH, é preciso estar atento às ferramentas tecnológicas, para conferir mais agilidade e eficiência aos processos.

Como realizar a expansão do quadro de funcionários?

Toda empresa deseja expandir o seu mercado, não é mesmo? Para isso, precisa expandir o seu quadro de funcionários também. Somente dessa forma será possível escalar o negócio e atender às novas demandas, produção, logística, atendimento aos prazos, entregas, suporte ao cliente, entre outras atividades.

Logo, essa pode não ser uma tarefa menos complexa do que outras envolvendo a administração da empresa, não é mesmo? Siga as dicas abaixo para fazer a expansão do quadro de funcionários na sua empresa!

Analise os custos

O primeiro passo para expandir o quadro de funcionários da empresa é analisar o momento da companhia e colocar todos os custos na ponta do lápis. Isso porque, contratar pessoas custa caro, e é preciso garantir que a empresa tenha fluxo de caixa suficiente para dar vazão a essas demandas, arcando com despesas como salário, FGTS, férias, 13º salário, INSS e benefícios, como vale-alimentação e plano de saúde.

Mapeie os processos

Antes de sair por aí contratando, é fundamental conhecer em detalhes cada processo da companhia. Com esse mapeamento, você terá condições de entender em quais atividades serão alocados os novos profissionais contratados. Somente então você terá condições de fazer um planejamento para dar início à contratação dos novos colaboradores.

Foque na qualidade das entregas

Na hora de expandir o seu quadro de funcionários é preciso pensar em especial na qualidade da entrega dos seus produtos/serviços. Para isso, é preciso garantir que os padrões dos procedimentos adotados são capazes de acompanhar as entregas com eficiência.

Partindo desse princípio, é hora de analisar se os colaboradores já contratados conseguem entregar as demandas exigidas. Caso não, é chegada a hora de expandir o quadro de funcionários da empresa.

Ainda é importante estar atento pois, equipes sobrecarregadas se sentem desmotivadas e os clientes podem ter uma má experiência com os produtos e serviços da empresa, o que pode afetar negativamente a imagem do negócio no mercado.

Dê atenção aos profissionais mais estratégicos para o momento da companhia

É comum que as áreas operacionais abrigam a maior demanda de profissionais. Além de executores, eles também garantem o prazo das entregas e a qualidade dos produtos e serviços, no entanto, é preciso refletir sobre o momento da empresa e, se na verdade, não seria melhor contratar profissionais mais estratégicos, ou seja, com capacidade analítica.

Com isso, fica mais fácil otimizar os processos, modernizando-os, por exemplo, o que implica uma importante economia com a contratação de mão de obra. Isso acontece devido à transformação digital, que possibilita que diversas funções sejam substituídas por softwares e outras ferramentas.

Também é preciso pensar a longo prazo, a fim de não contratar profissionais que terá de demitir no futuro.

Invista em um bom recrutamento e seleção

A etapa de recrutamento e seleção é fundamental para garantir um quadro de funcionários eficiente. Por isso, é preciso dedicar tempo a essa etapa, a fim de encontrar aqueles candidatos que apresentem os comportamentos e habilidades mais alinhados com o cargo.

Qual a importância do quadro de funcionários na empresa?

Além de garantir processos mais eficientes, o quadro de funcionários ainda ajuda a gestão da empresa na hora da tomada de decisão referente à transferência de profissionais, expansão da equipe, controle de registros e datas de contratação, entre outras questões. 

Logo, ter uma visão bem estruturada desse quadro é fundamental para que as decisões sejam mais acertadas, aumentando as chances de sucesso da companhia.

Além disso, antes de pensar na expansão do negócio como um todo, é preciso estar atento ao quadro interno de colaboradores. Ele precisa estar estruturado para suportar as demandas e garantir a qualidade exigida pelo mercado.

Nesse cenário, estabelecer um organograma é fundamental para identificar as funções exercidas por cada colaborador e também identificar a possibilidade de melhorias referente ao quadro de funcionários. 

Lembre-se que verificar o desempenho dos funcionários de maneira individual e em equipe também é fundamental para o sucesso das atividades.

Como aproveitar melhor o quadro de funcionários?

Para que as demandas do negócio sejam atendidas com eficiência, nem sempre a expansão do quadro de funcionários é a única alternativa. Isso porque ainda é possível pensar na otimização da mão de obra, o que nem sempre significa sobrecarga de trabalho. 

Para isso, as ações devem focar na qualidade das entregas e no uso mais estratégico da mão de obra, sendo isso possível, como vimos, com a adoção de tecnologias para diminuir tarefas operacionais.

No próprio RH, por exemplo, é possível otimizar a coleta da folha de ponto com relógios eletrônicos e sistemas integrados à folha de pagamento. Dessa forma, os profissionais podem se dedicar a tarefas que de fato possam contribuir de forma efetiva para o desenvolvimento do negócio, tornando-o também mais eficiente.

Ainda é possível aproveitar melhor o quadro de funcionários investindo em algumas iniciativas. Acompanhe!

Invista na comunicação interna

Muitas empresas apenas empregam esforços para se comunicar com as pessoas no início da contratação. Um grande erro, pois o processo se comunicação deve acontecer de forma recorrente na empresa, aumentando a confiança das pessoas e também o resultado de suas entregas.

Para tornar a comunicação interna mais eficiente nas empresas, é preciso criar canais de comunicação entre todos os colaboradores, podendo esses ser e-mail, jornal mural, redes sociais corporativas, revistas e outros meios de comunicação online e offline. O ideal é pensar naqueles que melhor “conversem” com o público da sua empresa.

Com isso, é possível melhorar o ambiente de trabalho e aumentar a eficiência dos trabalhos na empresa, dando espaço para o conhecimento de tudo o que acontece na companhia e também para o diálogo. Lembre-se que a comunicação é um canal de mão dupla, por isso, ao informar, também é preciso estar atento para o recebimento de feedbacks.

Assim, abrindo espaço para as diferentes áreas da empresa se comunicarem, fica mais fácil abrir espaço para retornos dos colaboradores e também para a troca de experiências, e isso ainda pode ser feito por meio de reuniões constantes com os gestores.

Isso ainda facilita que os funcionários exponham as suas opiniões e ideias acerca de determinados temas, colaborando para o desenvolvimento do negócio por meio de um quadro de funcionários mais efetivo.

Ofereça treinamentos

Para aumentar a eficiência do quadro de funcionários, é fundamental investir na capacitação da equipe, e isso é feito por meio de treinamentos. Com os cursos mais adequados às necessidades dos colaboradores, fica mais fácil demonstrar para os colaboradores quais são as suas responsabilidades e sua importância na empresa. 

Os gaps de competências podem ser descobertos por meio da aplicação da avaliação de desempenho. Assim, com a ajuda da tecnologia, é possível oferecer cursos à distância e em horários flexíveis para os funcionários, conferindo a eles maior potencial para atender às demandas da empresa.

Faça a gestão do tempo da equipe

Para aumentar a efetividade dos trabalhos realizados na empresa, é importante investir em ferramentas de gestão do tempo. Isso porque, caso haja profissionais muito ociosos ou sobrecarregados, a produtividade estará comprometida em ambos os casos.

Uma forma de gerir a gestão do tempo dos colaboradores é analisar de perto as horas extras e verificar por quais motivos elas estão acontecendo. Se existe um número grande de retrabalho ou ainda se há muito desperdício de tempo com atividades que não são necessárias. Com essas informações, é possível otimizar a rotina e o direcionamento das equipes de forma eficiente.

Incentive o home office

O modelo de trabalho home office ganhou destaque com a pandemia do novo coronavírus e tem se apresentado como uma alternativa eficiente de conferir mais produtividade para o quadro de funcionários.

Isso porque muitos profissionais preferem trabalhar em casa, longe do estresse de trânsito, longos deslocamentos e também estar longe da família. Além disso, para as empresas, o home office significa redução de custos com infraestrutura, ao mesmo tempo em que oferece para os trabalhadores mais qualidade de vida. O ambiente silencioso ainda contribui para a entrega mais rápida de resultados.

O home office pode ser fortalecido com as iniciativas de comunicação interna e treinamentos, que deixam os colaboradores mais autônomos em suas funções. Essa modalidade de trabalho ainda tem sido considerada pelos candidatos um grande benefício, sendo para muitos fator decisivo na hora de escolher uma empresa para se trabalhar. É por esse motivo que as empresas devem considerá-lo, mesmo que ele seja adotado apenas alguns dias da semana.

Além disso, ao conceder a possibilidade do trabalhador atuar em casa, ele se sente mais valorizado, já que acredita que a empresa confia no seu trabalho e nas qualidades da sua entrega. Com isso, a produtividade aumenta.

Adote cronogramas e softwares de planejamento

Um bom planejamento da força de trabalho é fundamental para o sucesso das equipes. É por essa razão que dedicar tempo para o planejamento e também para a organização da rotina é tão importante.

Para otimizar essa rotina, é possível fazer uso de softwares, que apresentam cronogramas e prazos para entregas de trabalho, permitindo o seu acompanhamento.

Nesse cenário, ao contar com um planejamento eficiente, é possível otimizar a rotina do quadro de funcionários, possibilitando analisar os caminhos ideais para melhorar a produtividade.

Como medir a produtividade do quadro de funcionários? 

Mensurar a produtividade de uma equipe era algo improvável há alguns anos, já que sem dados, os resultados eram medidos pelo dinheiro no caixa da empresa no final do mês. Não que esse não seja um indicador, mas não é o único, sendo que as ferramentas de gestão, como os softwares, são os recursos mais utilizados para mensurar como está o desempenho de cada equipe.

Além disso, ao aderir a um software, ainda é possível padronizar processos e também analisar dados, tornando a gestão da empresa ainda mais eficiente. As ferramentas ainda substituem as planilhas, tabelas e anotações manuais, já que todos os dados ficam abrigados no sistema, e ainda podem ser acessados à distância, bastando o funcionário ter acesso a um dispositivo com internet.

Assim, é possível acompanhar a produtividade de forma individual e em equipe, por meio de monitoramento remoto, analisando para isso os dados concedidos pela plataforma.

Quando pensar em redução de quadro de funcionários?

Reduzir o quadro de funcionários é uma medida drástica, que deve ser evitada ao máximo. No entanto, em tempos de crise, essa parece ser a melhor alternativa para salvar o negócio. Contudo, antes de efetivar a ideia de cortar pessoal, é preciso pensar em outras alternativas, como férias coletivas, alocação de pessoal e até solicitar empréstimos para manter a equipe por certo período.

Isso porque, quando você dispensa um funcionário, manda embora também todo o conhecimento que ela adquiriu ao longo do tempo na empresa, e essa expertise pode ser de grande valia para a organização se manter competitiva no mercado. Além disso, ainda é preciso considerar a sazonalidade do mercado, não é mesmo?

Baixas demandas hoje e uma alta procura pelos serviços e produtos da empresa daqui a alguns meses pode exigir contratações às pressas, o que também gera custos para a companhia. Por isso, o ideal é estudar bem o momento da empresa, o mercado e somar esforços para manter o quadro de colaboradores.

Ainda é preciso considerar que, demissões em massa, abalam muito o clima organizacional da empresa, pois as pessoas passam a não se sentir seguras na companhia, fazendo com que elas mesmas busquem oportunidades no mercado. Com isso, a empresa pode perder os seus melhores talentos.

Como vimos ao longo desta leitura, o quadro de funcionários é um grande aliado para o desenvolvimento de uma empresa, representando seu capital intelectual. Nesse cenário, deve ser planejado, valorizado e também orientado, a fim de que as pessoas possam colaborar com o negócio com o seu máximo potencial.

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