Existem muitos aspectos essenciais para que um negócio atinja toda aquela lista de objetivos principais e secundários traçados no planejamento estratégico da empresa. No que tange aos Recursos Humanos, melhorar a comunicação interna da organização precisa, mais do que nunca, ocupar o topo das prioridades do setor.

Se essa não era uma grande preocupação para alguns gestores, tudo mudou profundamente após o início da pandemia desencadeada pelo novo coronavírus. Afinal, o cenário recente acelerou a implantação ou ampliação do home office.

A distância, a ausência ou minimização de ruídos durante a comunicação entre colaboradores passa a ser ainda vital para o sucesso das atividades desempenhadas pelas equipes. Pensando nisso, nós listamos 6 dicas imperdíveis para melhorar a comunicação interna muito mais fluída e efetiva. Acompanhe todas elas a seguir!

1. Elimine ruídos de comunicação

Aptidão técnica, bom senso de organização e experiência são requisitos para a execução plena de um dado conjunto de tarefas delegadas para os colaboradores. No entanto, a fluidez de todo esse processo depende bastante da clareza das informações presentes no roteiro a ser seguido.

Além de garantir o fornecimento de orientações adequadas e objetivas, também cabe aos gestores o papel de manter canais abertos para eventuais esclarecimentos. Desse modo, é possível evitar que os funcionários, diante de qualquer lacuna informacional, embasem suas ações em achismos perigosos.

Com uma boa infraestrutura de comunicação, as equipes sabem exatamente o que elas devem fazer e o que compete a outros colegas, pertencentes aos demais departamentos. Dessa maneira, não só especulações inócuas são desestimuladas, como o próprio ritmo de trabalho tende a ser aprimorado.

Na prática cotidiana do operacional de uma empresa, isso se reflete em colaboradores mais concentrados em suas tarefas. Portanto, melhorar a comunicação interna da empresa contribui tanto para a conquista de resultados mais satisfatórios quanto para a preservação da saúde mental dos funcionários.

2. Centralize informações

A fim de que a comunicação praticada seja realmente eficaz, é igualmente necessário agrupar as informações imprescindíveis para cada equipe em um único lugar. Isso porque o hábito de fragmentá-las apenas serve para deixar todo mundo confuso, o que compromete a qualidade e o tempo de conclusão dos processos.

Observe que a dica também se aplica a pessoas. Aquelas que detêm conhecimentos específicos sobre determinado projeto precisam compartilhá-los com quem precisa deles. Evidentemente, elas podem e devem ficar à disposição para explicar quaisquer nuances que ficaram confusas. Porém, só esse cuidado não basta.

O ideal mesmo é selecionar e reunir os pontos centrais para a concretização de cada projeto e disponibilizá-los para acesso de todos os envolvidos. Se necessário, dúvidas ou complementos podem ser tratados de maneira pontual via e-mail, mensagens, ligações ou por meio de reuniões online produtivas.

3. Fortaleça a cultura organizacional

Assim como no mercado de trabalho, com relação aos profissionais, as empresas que conseguem destacar-se em seus ramos de atuação são aquelas que exibem personalidade própria. Para tanto, é primordial que ela evidencie quais são as crenças e os valores que movem suas ações.

À medida que confere sentido à sua atuação, em vez de limitá-la à busca do lucro, a marca consegue abraçar, motivar e engajar seus funcionários. Desde que estejam devidamente identificados com os pilares que regem a empresa, eles ficam propensos a realizar suas tarefas com maior dedicação.

Todo esse cenário parece um sonho, mas é algo bem real para os negócios ancorados em uma cultura organizacional sólida. Contanto que a empresa contrate pessoas alinhadas ao propósito macro de sua existência, essa cultura fará com que todas falem a mesma língua.

Entenda que a divergência de posicionamentos é salutar para o surgimento de debates saudáveis, os quais, muitas vezes, produzem ótimas soluções. Contudo, tenha em mente que melhorar a comunicação interna é primordial e ela deve ser construída sobre uma base consensual a ser definida pelos gestores do negócio.

4. Estabeleça bons canais de comunicação

Tudo o que foi dito até aqui carece da implantação de uma infraestrutura de comunicação apropriada. Basicamente, isso significa que a empresa deve conceder alguns elementos, apresentados a seguir.

E-mail corporativo

Com um e-mail próprio, fica muito mais simples filtrar conteúdos recebidos diariamente na caixa postal. Para ampliar a eficácia dessa variante de comunicacional, vale a pena treinar os colaboradores para a criação e padronização de títulos dos e-mails. Desse modo, diminui-se o risco de alguém perder algum comunicado importante.

Rede intranet

Outro item básico em termos estruturais consiste na adoção de uma rede interna, acessível somente às pessoas autorizadas. Por meio de configurações específicas, é possível delimitar o acesso dos funcionários de acordo com o cargo e o nível hierárquico na empresa.

Sistemas de gestão

O uso de um sistema de gestão completo também é muito bem-vindo. De modo geral, trata-se do tipo de solução ideal para aperfeiçoar rotinas operacionais e, em simultâneo, promover a comunicação entre colaboradores e equipes.

Como integram vários softwares, esses sistemas otimizam a realização de qualquer tarefa coberta por uma das funcionalidades disponíveis. Assim, deixar recados, trocar mensagens via chat ou conferir o status de um processo costumam ser medidas concluídas com a rapidez que o momento exige. 

5. Utilize videoconferências

Diante da imposição do cenário atual de recorrer ou estender o trabalho home office, as reuniões corporativas passaram a ser feitas (quase que exclusivamente) por meio de videoconferências. A esse respeito, é importante que você analise se a ferramenta escolhida pela empresa atende às necessidades dela.

O aumento da procura por aplicativos e plataformas que prestam o serviço fez com que os desenvolvedores disputassem clientes de forma mais intensa. No fim, o que se vê é uma frequência maior de melhorias direcionadas a esses produtos.

Dessa forma, vale a pena comparar algumas opções do mercado. Atente-se a confirmar o grau de segurança, bem como a estabilidade e a qualidade de som e imagem das soluções. Eis quatro alternativas:

• Google Meet;
• Zoom;
• Skype;
• Microsoft Teams.

6. Dê feedbacks constantes

Feedbacks são decisivos para que os colaboradores saibam se estão correspondendo às expectativas e, se não, o que falta para tal. Então, alimente o hábito de efetuar e comentar avaliações de desempenho.

Lembre-se apenas de saber separar os aspectos a serem levantados no feedback coletivo daqueles que devem ser mencionados apenas em conversas particulares. Afinal, evitar exposições desnecessárias é algo que estimula o diálogo franco entre todas as pessoas da organização.

Ao seguir essas 6 dicas, é perfeitamente possível melhorar a comunicação interna da sua empresa e, assim, aprimorar o relacionamento entre as pessoas que fazem o negócio acontecer todos os dias. A partir daí, o alcance de resultados mais convincentes e animadores tende, enfim, a se tornar realidade.

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