A tecnologia está cada vez mais presente em todas as áreas do conhecimento e atuações humanas. Logo, essa realidade também marca presença nos mais variados ramos empresariais e seus respectivos setores. Nesse sentido, você já parou para pensar na importância da segurança da informação no RH? Afinal, o setor é responsável por reter e resguardar uma série de informações relevantes, como os dados bancários dos funcionários.

Uma boa política de segurança da informação no RH é essencial para que nenhuma das informações adquiridas e compiladas se perca. A seguir, você saberá um pouco mais sobre a importância da segurança da informação para que a área de recursos humanos continue evoluindo. Boa leitura!

Por que a segurança da informação é tão importante para a área de recursos humanos?

Razões não faltam para que uma empresa tenha um sistema de segurança da informação extremamente eficaz. Conheça algumas delas na sequência!

Preservação de informações importantes

Mesmo que a organização seja de pequeno porte, ela é capaz de gerar um número incrivelmente extenso de informações. Conforme o nicho do negócio, o volume de dados e informações tende a ser ainda maior.

Diante dessa realidade inevitável, tentar manter a gestão da empresa sem um mecanismo de proteção adequado é mais do que arriscado. Basta lembrar que nós estamos em um momento de profundo avanço do mundo digital, cada vez mais real.

Se a quantidade de documentos digitais cresce gradualmente, o mínimo que se espera é que as empresas reúnam condições de se adaptarem a essa conjuntura.

Contar com um bom sistema de segurança da informação é um dos primeiros passos a serem tomados. De nada adianta investir na infraestrutura de informática de um departamento que lida com um gigantesco volume de informações, se essas mesmas informações ficarem vulneráveis.

Assim, é preciso enxergar o RH como um setor estratégico da empresa. Todos os registros relacionados aos colaboradores são de responsabilidade do setor, como:

• avaliações de desempenho;

• controle de frequência na empresa;

• agendamento de pagamentos;

• número de horas trabalhadas (pendentes ou extras de cada colaborador)

Ao perder qualquer dado referente a esses ou outros campos, os prejuízos da empresa podem ser enormes. Não é preciso ir muito longe para concluir que certas lacunas precisam de uma boa explicação.

Se algum funcionário se sentir prejudicado, ele pode, inclusive, mover uma ação trabalhista, o que tende a manchar a reputação da organização no mercado.

Um exemplo prático em relação à perda de dados é observável na manipulação incorreta de planilhas. Elas funcionam mediante a aplicação de fórmulas específicas, às vezes extremamente complexas. Qualquer descuido ou invasão de uma planilha pode acarretar a perda de muitos elementos.

Sim, existem meios de se precaver e até de tentar recuperar os dados perdidos. Mesmo assim, isso significa que os colaboradores seriam deslocados de outras funções para resolver um problema que sequer deveria acontecer. Ao contarem com um bom sistema de segurança da informação, os colaboradores do RH podem se dedicar ao aprimoramento do processo de recrutamento e seleção, por exemplo.

Proteção contra malwares

Por falar em invasões, a segurança da informação também protege toda a rede de informações do RH de ataques de scripts maliciosos. Como se sabe, a sofisticação das investidas cibernéticas segue um ritmo assustador.

Felizmente, você pode lidar com o problema por meio de uma maneira relativamente simples e eficaz. Com um sistema de segurança da informação bem desenvolvido e alinhado às necessidades da empresa, é possível interceptar qualquer tentativa de invasão. Isso porque esses sistemas contam com ferramentas apropriadas para finalidades específicas, como a criação de uma barreira virtual (os firewalls).

A prevenção é fundamental, pois o processo de exclusão de um malware é muito pior do que a adoção de medidas preventivas efetivas. Em certas circunstâncias, o malware é expulso, mas não sem levar consigo um determinado conjunto de dados, já totalmente comprometidos.

No que diz respeito às tendências do RH, a adoção de soluções tecnológicas está no topo das novas medidas a serem implantadas. Em outras palavras, a segurança da informação deve abranger todo o negócio, e não apenas os setores financeiro e contábil.  

Como aprimorar a segurança da informação no RH?

Como sugerido anteriormente, você não só pode, como deve se precaver. Para tanto, o aconselhável é implantar um conjunto de procedimentos que apresentem resultados práticos. Acompanhe algumas dessas ações!

Controle o acesso a todos os tipos de informação do setor

Quando se fala em tipos de informação, é necessário hierarquizar o acesso a todos eles, de acordo com a relevância para a empresa. Na prática, isso significa que nem todo colaborador do RH poderá visualizar o mapa completo de informações armazenadas.

É necessário se perguntar quais são as pessoas que possuem acesso a determinadas informações geradas e mantidas pelo RH. Cabe também salientar que é preciso muito bom senso para que haja equilíbrio tanto com relação às restrições quanto às liberações.

Uma forma de flexibilizar o processo é por meio das variações de autorizações. Caso haja o interesse em impedir que todos os colaboradores editem certos campos, existe a possibilidade de liberar, ao menos, a visualização dos dados.

Afinal, a consulta dos dados pode ser essencial para que um dado funcionário consiga cumprir plenamente as funções designadas a ele.

Estabeleça normas de segurança

Ao lado da hierarquização de acesso, está o estabelecimento de normas rígidas que visem a preservação dos dados em questão. Neste momento, entram em cena as infraestruturas disponibilizadas pelo setor da tecnologia da informação.

Caso a empresa não tenha esse departamento, ela pode tranquilamente solicitar os serviços de uma organização especializada nisso. O importante é que existam regras de acesso aos dados.

Os colaboradores do RH precisam ser prontamente informados a respeito de qualquer mudança atrelada às políticas de segurança do manuseio das informações do setor.

Se houver a intenção de disponibilizar acesso remoto ao corpus de dados do RH, é preciso definir em quais condições isso ocorrerá. Tudo isso deve estar bem claro para os colaboradores do departamento de recursos humanos.

Você conferiu por que a segurança da informação no RH é tão relevante para o sucesso de uma empresa. Resta ainda descobrir que um software de gestão de pessoas confiável é, indubitavelmente, uma forma de garantir a segurança dos dados que alimentam o RH. Essa modalidade de programa possibilita que os dados fiquem mais organizados e centralizados.

Confira, agora mesmo, as 4 razões estratégicas pelas quais você deve ter um software de gestão de pessoas na sua empresa!