Fiscalização tributária: 7 dicas que vão te ajudar no momento da inspeção
Por Mano Marques
8minutos de leitura
Atualizado em: 3 de setembro de 2024
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O avanço do mundo digital trouxe melhorias significativas para diversos segmentos, incluindo tanto o setor privado quanto o governo. No contexto governamental, a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) destaca-se como um exemplo claro dessas melhorias, refletindo-se diretamente na fiscalização tributária.
Agora, mais rápida e precisa, a fiscalização tributária passou a ser conduzida de forma mais intensa pelo Fisco. Com sistemas informatizados altamente sofisticados, o tratamento e cruzamento de dados geram informações detalhadas e atualizadas.
Diante disso, as empresas precisam redobrar a atenção ao transmitir dados aos órgãos de fiscalização tributária em todas as esferas – municipal, estadual e federal. Dessa forma, evitam-se possíveis penalidades.
Quer saber como se preparar para esse processo de inspeção com tranquilidade? Conheça os parâmetros utilizados pelos inspetores, alinhe-se às regras e minimize as chances de enfrentar problemas.
Mas primeiramente, vamos entender o que é uma fiscalização tributária.
O que é fiscalização tributária?
A fiscalização tributária é o processo pelo qual o governo monitora e verifica o cumprimento das obrigações fiscais pelas empresas e cidadãos. Esse procedimento envolve a análise de declarações, documentos e informações financeiras para garantir que todos estejam em conformidade com as leis tributárias vigentes.
Por meio da fiscalização tributária, os órgãos competentes, como Receita Federal, Secretarias de Fazenda estaduais e municipais, têm o objetivo de identificar e corrigir eventuais irregularidades, como sonegação fiscal ou erros nas declarações de impostos.
Com a digitalização e a implementação de sistemas como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a fiscalização tornou-se mais eficiente, permitindo um controle mais rigoroso e detalhado das informações prestadas pelas empresas.
Portanto, entender e seguir as normas fiscais é essencial para evitar penalidades e manter a conformidade com as exigências tributárias, garantindo a segurança e a continuidade das operações empresariais.
Quem faz a fiscalização tributária?
A fiscalização tributária é realizada por órgãos governamentais específicos que têm a responsabilidade de assegurar o cumprimento das obrigações fiscais. No âmbito federal, essa função é desempenhada pela Receita Federal do Brasil (RFB), que supervisiona o recolhimento de tributos federais como o Imposto de Renda, PIS, Cofins, entre outros.
No âmbito estadual, as Secretarias de Fazenda dos estados são as responsáveis pela fiscalização dos impostos estaduais, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Enquanto no nível municipal, as prefeituras, por meio das suas Secretarias de Finanças, fiscalizam tributos como o ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza).
Dessa forma, podemos dizer que uma fiscalização tributária é feita por:
Esses órgãos utilizam tecnologias avançadas, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), para cruzar dados e verificar a veracidade das informações prestadas pelas empresas e cidadãos. Portanto, a atuação coordenada desses entes governamentais visa garantir que todas as obrigações tributárias sejam cumpridas, combatendo a sonegação e outras irregularidades fiscais.
Qual o objetivo da fiscalização tributária?
A fiscalização tributária é fundamental para garantir a integridade do sistema fiscal e o equilíbrio econômico do país. Por meio desse processo, os órgãos competentes asseguram que empresas e indivíduos cumpram suas obrigações fiscais de forma correta e transparente.
A seguir, listamos os principais motivos pelos quais essas fiscalizações são realizadas:
Prevenir e combater a sonegação fiscal
A fiscalização tributária identifica e impede a sonegação de impostos. Dessa maneira, o governo assegura que todos contribuam equitativamente para o financiamento de serviços públicos essenciais, como saúde, educação e segurança.
Assegurar o cumprimento da legislação tributária
As fiscalizações garantem que as leis fiscais sejam rigorosamente obedecidas. Além disso, elas ajudam a identificar possíveis inconsistências ou erros nas declarações fiscais, promovendo a correção e evitando futuras irregularidades.
Promover a justiça fiscal
Ao verificar se todos estão cumprindo suas obrigações tributárias, a fiscalização promove a justiça e a igualdade entre os contribuintes. Isso evita então, que algumas empresas obtenham vantagens indevidas sobre outras por meio do descumprimento das normas fiscais.
Aumentar a arrecadação de receitas
Por meio da fiscalização eficiente, o governo consegue aumentar a arrecadação de impostos de forma justa e sustentável. Posteriormente, isso possibilita maiores investimentos em infraestrutura e programas sociais que beneficiam toda a sociedade.
Detectar e coibir práticas fraudulentas
A fiscalização tributária também atua na identificação de fraudes e esquemas ilícitos que visam reduzir ou eliminar indevidamente o pagamento de impostos. Assim, protege-se a economia nacional e a credibilidade das instituições fiscais.
Orientar e educar os contribuintes
Além de seu caráter punitivo, a fiscalização tem um papel educativo ao orientar os contribuintes sobre as melhores práticas fiscais. Dessa forma, promove-se uma cultura de conformidade e responsabilidade tributária no ambiente empresarial.
Garantir a competitividade leal no mercado
Ao assegurar que todas as empresas cumpram as mesmas regras fiscais, a fiscalização contribui para um ambiente de negócios mais justo e competitivo. Isso incentiva o crescimento econômico e a atração de investimentos nacionais e internacionais.
Quais os problemas fiscais mais comuns?
A fiscalização tributária tem como objetivo assegurar que as empresas cumpram suas obrigações fiscais de maneira correta e transparente. Durante esse processo, são frequentemente identificados alguns problemas recorrentes que podem levar a penalidades e complicações para as organizações.
A seguir, listamos os principais problemas detectados pela fiscalização:
Sonegação fiscal
A sonegação fiscal é um dos problemas mais graves e comuns identificados pela fiscalização. Pois muitas empresas tentam reduzir seus impostos omitindo receitas ou inflando despesas. Essa prática ilegal é alvo constante do Fisco, que utiliza tecnologia avançada para detectar essas irregularidades.
Erro na classificação de produtos e serviços
Outro problema recorrente é a classificação incorreta de produtos e serviços para fins de tributação. Um erro nessa classificação, por exemplo, pode resultar em pagamento indevido de impostos ou na subtração de valores devidos, o que pode levar a multas e ajustes retroativos.
Inconsistências nas declarações fiscais
As inconsistências entre as informações declaradas em diferentes obrigações fiscais, como DCTF, EFD-Contribuições e SPED, são facilmente detectadas pela fiscalização. Esses erros podem ser causados por falta de atenção ou desconhecimento das regras, mas podem gerar complicações significativas para as empresas.
Falta de documentação adequada
A ausência ou inadequação de documentos que comprovem as transações financeiras é um problema sério. Pois a fiscalização exige que todas as operações sejam devidamente documentadas, e a falta desses registros pode levar a autuações fiscais.
Desacordo com a legislação tributária
Muitas empresas são autuadas por não estarem em conformidade com as mudanças na legislação tributária. Dessa forma, a falta de atualização e de conhecimento das novas normas pode resultar em pagamentos incorretos de impostos, o que é rapidamente identificado pela fiscalização.
Crédito indevido de impostos
A utilização indevida de créditos fiscais, como no caso do ICMS ou do IPI, é um problema comum que pode levar a severas penalidades. A fiscalização tributária costuma identificar créditos indevidamente aproveitados pelas empresas, gerando assim, a necessidade de ajustes e multas.
Subfaturamento de mercadorias
O subfaturamento, que consiste em declarar um valor inferior ao real em transações de mercadorias, é uma prática identificada frequentemente pela fiscalização. Essa manobra visa de certa forma reduzir a base de cálculo dos impostos, mas pode resultar em graves sanções quando detectada.
Como evitar problemas com a fiscalização tributária?
Para evitar problemas com a fiscalização tributária é necessário seguir passos importantes como:
manter a documentação organizada e atualizada;
acompanhar as mudanças na legislação tributária;
realiza auditorias internas regularmente;
investir em sistema de gestão fiscal eficiente;
treinar e capacitar a equipe fiscal frequentemente;
monitorar o cruzamento de informações;
conservar registros por prazos legais, e;
contar com apoio de consultoria especializada.
Além disso, deve-se também tomar cuidado aos processos do dia a dia. Entre eles:
1. Regularizar o cadastro de produtos
Um dos alvos da auditoria fiscal é a averiguação do cadastramento de produtos. Por sinal, muitos gestores ignoram o fato de que um mero cadastro irregular tem grandes chances de causar enormes problemas à organização perante as instituições de fiscalização tributária.
Tenha em mente que esse cadastro é uma importante fonte informativa para o Fisco. Afinal, os dados referentes a ele contemplam informações presentes nas notas fiscais. Entre outras coisas, vale destacar a alíquota e a base de cálculo aplicada aos tributos ligados à atividade econômica da empresa.
Como se sabe, valores incorretos desses índices podem provocar alterações significativas no total devido aos órgãos fiscais. Além disso, ainda existe o risco de se pagar mais do que deveria. Esse é o caso da tributação feita sobre itens que, na verdade, são isentos de tributação, o que prejudica a saúde financeira empresarial.
2. Providenciar toda a documentação necessária
Muitas vezes, as autuações tributárias decorrem de pura desorganização por parte da empresa. Na prática, isso faz com que elas até tenham a documentação exigida, mas a armazena de maneira confusa, o que dificulta sua localização.
Felizmente, você resolve esse tipo de problema de forma simples via utilização de um sistema de gestão moderno e eficaz. Vale salientar que inventários e notas fiscais são documentos com prazo prescricional de 5 anos. Na falta deles, a organização fica sujeita a receber multas — totalmente evitáveis.
3. Atentar-se para os dados das notas
Além de gerenciar o arquivamento das notas fiscais adequadamente, é fundamental assegurar que cada campo de preenchimento esteja com os dados corretos. Basicamente, observe os seguintes pontos da NF-e:
série;
número;
dia e horário de emissão;
modalidade operacional (entrada ou saída);
ambiente de negociação (de forma presencial, online ou via telefone);
natureza da operação (venda, remessa, devolução etc.);
destino operacional (intra ou interestadual).
É igualmente importante ficar de olho no campo que aponta para a presença de empresas que atuam como revendedoras dos itens em questão.
4. Não omitir notas fiscais
Esse tópico não poderia ficar de fora! A omissão de notas fiscais merece ser enfatizada. De longe, trata-se de uma das irregularidades mais graves passíveis de registro no decorrer da fiscalização tributária.
Na maior parcela dos casos, os fiscais se deparam com a ausência dos registros de algumas vendas ou com a não inclusão de determinadas notas na apuração dos tributos.
Para assegurar que seu negócio não tenha esse tipo de problema, basta verificar se cada item comercializado está devidamente acompanhado de sua nota fiscal. Dessa forma, toda movimentação precisa ser fichada e transmitida aos órgãos responsáveis pela análise dos dados prestados.
5. Estar atento aos cálculos dos tributos
Como se sabe, a carga de tributos que recai sobre as empresas brasileiras é alta. No entanto, também é verdade que uma gestão fiscal e tributária deficitária piora o quadro, pois isso aumenta a chance de a organização pagar mais tributos do que deveria.
Além de ficar ciente quanto às possibilidade de reduzir impostos de forma legal, ficar por dentro da legislação é vital para calcular os tributos da maneira correta. Assim, você preserva o caixa do negócio e, ao mesmo tempo, garante o pleno alinhamento às exigências do Fisco.
Também sabemos que, normalmente, esse processo requer a presença de profissionais especializados no assunto. Portanto, na dúvida, não hesite em contar com o suporte de uma consultoria tributária e, adicionalmente, de uma contabilidade consultiva.
6. Cumprir com as obrigações acessórias
As obrigações acessórias são outro elemento propenso a passar despercebido, mas que merece tanta atenção quanto os demais comentados ao longo de nosso conjunto de orientações.
Afinal, estamos falando a respeito das declarações periódicas de dados atrelados às esferas tributária, trabalhista e previdenciária. Logo, as informações associadas a cada uma dessas áreas devem ser repassadas aos órgãos de inspeção de maneira cuidadosa e com elevado grau de exatidão.
Aqui, seguem algumas das obrigações acessórias mais recorrentes:
DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais);
DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte);
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).
A adesão às boas práticas vinculadas à transmissão dessas obrigações revela ao Fisco o compromisso da empresa em facilitar o próprio trabalho de fiscalização. Em outras palavras, além de ser algo previsto pela legislação vigente, o envio detalhado das informações é visto como um gesto de boa fé.
7. Ter um bom compliance tributário
Por fim, a adesão a todas as normas tributárias legais e regulamentadoras também depende da adoção de medidas de compliance. A partir disso, fica bem mais fácil monitorar e mapear o fluxo de processos internos relacionados aos procedimentos mencionados anteriormente.
A partir de uma metodologia efetiva, precisa e ágil, é possível conquistar estes e outros benefícios:
rapidez de acesso às informações tributárias;
padronização de procedimentos internos;
adequação do preenchimento da NF-e;
diminuição da probabilidade de autuações;
melhora da reputação da empresa perante o Fisco.
A adequação à fiscalização tributária é vital para manter sua empresa bem longe de multas e outras sanções. Além dos prejuízos financeiros decorrentes das multas a serem aplicadas, a organização identificada como infratora será impedida de gerar certidões que comprovem a regularidade de débitos.
Agora, você já sabe como evitar esses e outros problemas semelhantes. Preparado para seguir nossas dicas? Continue acompanhando o nosso blog!
Por: Mano MarquesAnalista de Marketing na Fortes Tecnologia, especialista em Inbound e Marketing de Conteúdo.
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