Fiscalização tributária: 7 dicas que vão te ajudar no momento da inspeção

Fiscalização tributária: 7 dicas que vão te ajudar no momento da inspeção
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As mudanças proporcionadas pelo avanço do mundo digital trouxeram melhorias a diferentes segmentos (tanto privados como governamentais). Do lado do governo, a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um ótimo exemplo. Isso se reflete, por exemplo, na fiscalização tributária.

Mais rápida e ágil, ela passou a ser realizada pelo Fisco de maneira mais intensa e precisa. Com sistemas informatizados cada vez mais minuciosos, o tratamento e o cruzamento de dados passou a gerar informações atualizadas e detalhadas.

Isso significa que as empresas devem redobrar seu nível de atenção quanto ao que transmitem aos órgãos (nos âmbitos municipal, estadual e federal) de fiscalização tributária. Assim, elas evitam eventuais punições.

Quer saber o que fazer para ficar tranquilo durante esse processo de inspeção? Basta conhecer os parâmetros seguidos pelos inspetores, alinhando-se às regras e se distanciando de possíveis dores de cabeça.

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Nesse sentido, confira as 7 dicas que separamos para você colocar em prática no seu negócio!

1. Regularize o cadastro de produtos

Um dos alvos da auditoria fiscal é a averiguação do cadastramento de produtos. Por sinal, muitos gestores ignoram o fato de que um mero cadastro irregular tem grandes chances de causar enormes problemas à organização perante as instituições de fiscalização tributária.

Tenha em mente que esse cadastro é uma importante fonte informativa para o Fisco. Afinal, os dados referentes a ele contemplam informações presentes nas notas fiscais. Entre outras coisas, vale destacar a alíquota e a base de cálculo aplicada aos tributos ligados à atividade econômica da empresa.

Como se sabe, valores incorretos desses índices podem provocar alterações significativas no total devido aos órgãos fiscais. Além disso, ainda existe o risco de se pagar mais do que deveria. Esse é o caso da tributação feita sobre itens que, na verdade, são isentos de tributação, o que prejudica a saúde financeira empresarial

2. Providencie toda a documentação necessária

Muitas vezes, as autuações tributárias decorrem de pura desorganização por parte da empresa. Na prática, isso faz com que elas até tenham a documentação exigida, mas a armazena de maneira confusa, o que dificulta sua localização.

Felizmente, você resolve esse tipo de problema de forma simples via utilização de um sistema de gestão moderno e eficaz. Vale salientar que inventários e notas fiscais são documentos com prazo prescricional de 5 anos. Na falta deles, a organização fica sujeita a receber multas — totalmente evitáveis. 

3. Atente para os dados das notas

Fiscalização tributária

Além de gerenciar o arquivamento das notas fiscais adequadamente, é fundamental assegurar que cada campo de preenchimento esteja com os dados corretos. Basicamente, observe os seguintes pontos da NF-e:

  • série;
  • número;
  • dia e horário de emissão;
  • modalidade operacional (entrada ou saída);
  • ambiente de negociação (de forma presencial, online ou via telefone);
  • natureza da operação (venda, remessa, devolução etc.);
  • destino operacional (intra ou interestadual).

É igualmente importante ficar de olho no campo que aponta para a presença de empresas que atuam como revendedoras dos itens em questão.

4. Não omita notas fiscais

Tópico que não poderia ficar de fora, a omissão de notas fiscais merece ser enfatizada. De longe, trata-se de uma das irregularidades mais graves passíveis de registro no decorrer da fiscalização tributária.

Na maior parcela dos casos, os fiscais se deparam com a ausência dos registros de algumas vendas ou com a não inclusão de determinadas notas na apuração dos tributos.

Para assegurar que seu negócio não tenha esse tipo de problema, basta verificar se cada item comercializado está devidamente acompanhado de sua nota fiscal. Toda movimentação precisa ser fichada e transmitida aos órgãos responsáveis pela análise dos dados prestados.

5. Esteja atento aos cálculos dos tributos

Como se sabe, a carga de tributos que recai sobre as empresas brasileiras é alta. No entanto, também é verdade que uma gestão fiscal e tributária deficitária piora o quadro, pois isso aumenta a chance de a organização pagar mais tributos do que deveria.

Além de ficar ciente quanto às possibilidade de reduzir impostos de forma legal, ficar por dentro da legislação é vital para calcular os tributos da maneira correta. Assim, você preserva o caixa do negócio e, ao mesmo tempo, garante o pleno alinhamento às exigências do Fisco.

Também sabemos que, normalmente, esse processo requer a presença de profissionais especializados no assunto. Portanto, na dúvida, não hesite em contar com o suporte de uma consultoria tributária e, adicionalmente, de uma contabilidade consultiva.

6. Cumpra com as obrigações acessórias

As obrigações acessórias são outro elemento propenso a passar despercebido, mas que merece tanta atenção quanto os demais comentados ao longo de nosso conjunto de orientações.

Afinal, estamos falando a respeito das declarações periódicas de dados atrelados às esferas tributária, trabalhista e previdenciária. Logo, as informações associadas a cada uma dessas áreas devem ser repassadas aos órgãos de inspeção de maneira cuidadosa e com elevado grau de exatidão.

Aqui, seguem algumas das obrigações acessórias mais recorrentes:

  • DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais);
  • DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte);
  • ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

A adesão às boas práticas vinculadas à transmissão dessas obrigações revela ao Fisco o compromisso da empresa em facilitar o próprio trabalho de fiscalização. Em outras palavras, além de ser algo previsto pela legislação vigente, o envio detalhado das informações é visto como um gesto de boa fé.

7. Tenha um bom compliance tributário

Por fim, a adesão a todas as normas tributárias legais e regulamentadoras também depende da adoção de medidas de compliance. A partir disso, fica bem mais fácil monitorar e mapear o fluxo de processos internos relacionados aos procedimentos mencionados anteriormente.

A partir de uma metodologia efetiva, precisa e ágil, é possível conquistar estes e outros benefícios:

  • rapidez de acesso às informações tributárias;
  • padronização de procedimentos internos;
  • adequação do preenchimento da NF-e;
  • diminuição da probabilidade de autuações;
  • melhora da reputação da empresa perante o Fisco.

A adequação à fiscalização tributária é vital para manter sua empresa bem longe de multas e outras sanções. Além dos prejuízos financeiros decorrentes das multas a serem aplicadas, a organização identificada como infratora será impedida de gerar certidões que comprovem a regularidade de débitos.

Agora, você já sabe como evitar esses e outros problemas semelhantes. Preparado para seguir nossas dicas? Deixe um comentário aqui para a gente!