O que é SPED ECF? Esclareça as principais dúvidas

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Neste ano, em caráter excepcional, a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), relativa ao ano-calendário 2019, poderá ser entregue até o último dia útil de setembro, ou seja, até 30/09/2020.

Apesar de ser uma obrigação anual que vem sendo exigida desde o ano-calendário 2014, muitos contribuintes ainda possuem dúvidas no momento de sua transmissão, até mesmo porque, trata-se de uma obrigação acessória bastante complexa, que reúne informações contábeis e fiscais referentes ao IRPJ e CSLL.

Por isso, para te auxiliar no cumprimento dessa obrigatoriedade, esclareço neste artigo as principais dúvidas relacionadas a ECF. Continue lendo e confira!

O que é a ECF?

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) foi instituída pela IN RFB nº 1.422/2013, e trata-se de uma obrigação acessória anual que veio para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014.

Com isso, os rendimentos da pessoa jurídica deixaram de ser informados na DIPJ e passaram a ser declarados na ECF. Porém, com um nível de detalhamento muito maior, o que tem exigido dos profissionais de contabilidade uma criteriosa análise dos dados antes do envio ao Fisco.

Quem está obrigado a enviar a ECF?

Deverão apresentar a ECF de forma centralizada pela matriz, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado.

No caso de pessoas jurídicas que foram sócias ostensivas de Sociedades em Conta de Participação (SCP), a ECF deverá ser transmitida separadamente, para cada SCP, além também da transmissão da ECF da sócia ostensiva.

Quem está dispensado da entrega da ECF?

A obrigatoriedade não se aplica:

  • às pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
  • aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e
  • às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.

O que deve ser informado na ECF?

Conforme o art. 2º da IN RFB Nº 1.422/2013, as empresas devem informar todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), principalmente quanto a:

  • recuperação do plano de contas e saldos das contas, para pessoas jurídicas obrigadas a ECD, relativa ao mesmo período da ECF;
  • recuperação dos saldos finais da ECF de período anterior, quando exigido;
  • associação do plano de contas recuperado da ECD com o plano referencial;
  • detalhamento dos ajustes do lucro líquido para apuração do Lucro Real e da Base de Cálculo da CSLL, no e-LALUR e no e-LACS, mediante tabela de adições e exclusões;
  • registro e controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar em exercícios subsequentes, inclusive do prejuízo fiscal e da base de cálculo negativa da CSLL, quando houver, e;
  • registros, lançamentos e ajustes que forem necessários para a determinação do Lucro Real e da Base de Cálculo da CSLL, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar na escrituração comercial, ou sejam diferentes dos lançamentos dessa escrituração.

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Qual o prazo de entrega da ECF?

Normalmente, a entrega da ECF deve ocorrer até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte àquele a que se refere a escrituração. Porém, neste ano, em caráter excepcional, esse prazo foi prorrogado para até o último dia útil do mês de setembro, ou seja, até o dia 30 de setembro de 2020.

Além disso, para os casos de situação especial (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) o prazo também foi prorrogado, veja como fica:

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Para melhor entendimento, considere os seguintes exemplos:

  • Extinção ocorrida em março/2020: a empresa terá duas escriturações a transmitir em 2020, uma referente ao ano-calendário 2019 e outra relativa a extinção. O prazo de entrega de ambas será até 30/09/2020.
  • Incorporação ocorrida em julho/2020: a empresa terá duas escriturações a transmitir em 2020, uma referente ao ano-calendário de 2019 e outra relativa a incorporação. A primeira deverá ser entregue até 30/09/2020, e a segunda até o 3º mês seguinte a incorporação, ou seja, até 30/10/2020.

Havendo mudança de contador durante o ano-calendário, é possível transmitir duas ou mais escriturações?

Não, a ECF deve ser transmitida em um único arquivo para o ano-calendário, exceto, se ocorrer alguma das situações especiais.

Já para a ECD isso é possível, logo, a empresa deve recuperar os dois arquivos transmitidos (um para cada contador ou um para cada plano de contas).

Quando a recuperação da ECD na ECF será obrigatória?

Basicamente, a empresa estará obrigada a recuperar o arquivo da ECD na ECF quando ela for obrigada a enviar a escrituração contábil para o fisco. Isso será definido na ECF por meio do Registro 0010 – Parâmetros de Tributação, campo 10 – Tipo de Escrituração:

  • C – Escrituração Contábil: obrigada a ECD/obrigada a recuperar o arquivo na ECF.
  • L – Livro Caixa: dispensada da ECD/dispensada de recuperar o arquivo na ECF.

Quanto será obrigatória a recuperação da ECF Anterior?

O programa da ECF irá exigir a recuperação da ECF anterior, quando:

  1. A forma de tributação for Lucro Real;
  2. A data inicial da ECF atual for diferente de 01/01/2014; e
  3. O indicador de situação de início de período for igual a “0” (Regular – Início no primeiro dia do ano) ou “2” (quando remanescente de cisão ou realizou incorporação).

Quando o Livro Caixa deverá ser preenchido na ECF?

O Livro Caixa é informado na ECF através do Bloco Q, este deve ser preenchido pelas empresas tributadas pelo Lucro Presumido que se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei 8.981/1995. O qual menciona o seguinte:

Parágrafo único. A escrituração contábil não se aplica à pessoa jurídica que, no decorrer do ano-calendário, mantiver Livro Caixa, no qual deve constar toda a movimentação financeira, inclusive a bancária.

O preenchimento do Bloco Q na ECF, será obrigatório quando esse requisito for atendido e quando a empresa tiver auferido no ano, receita bruta superior a R$ 1.200.000,00, ou proporcionalmente ao período a que se refere, de acordo com a seguinte regra:

Se o Tipo de Escrituração da ECF for Livro Caixa, e a soma da Receita Bruta Sujeita ao Percentual de 1,6%, 8%, 16% ou 32%, for maior que 100.000 multiplicado pelo número de meses da ECF. Então, o Bloco Q será obrigatório.

Quais os registros que devem ser preenchidos pelas imunes/isentas?

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:

  • Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
  • Registro 0010: Parâmetros de Tributação
  • Registro 0020: Parâmetros Complementares
  • Registro 0030: Dados Cadastrais
  • Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
  • Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos – Imunes e Isentas
  • Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.

Vale destacar que no caso do registro 0930, para imunes/isentas não obrigadas a entregar a ECD, só será exigida a assinatura do representante legal, ou seja, não será obrigatória a assinatura do contador.

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros mencionados acima, também deverão preencher os blocos C, E, J, K e U (esses blocos são preenchidos pelo sistema através da recuperação do arquivo da ECD).

Nessa situação, a assinatura do contador, no registro 0930, será obrigatória.

Identifiquei um erro na ECF, e agora? Como realizar a retificação?

A retificação da ECF será feita por meio do envio de um novo arquivo, sem a necessidade de uma autorização prévia da autoridade administrativa.

Mas, para realizar a retificação é importante que a empresa fique atenta quanto aos seguintes pontos:

  • Não será admitida retificação de ECF em decorrência de mudança no regime de tributação, exceto para fins de adoção do lucro arbitrado, nos casos definidos pela legislação;
  • Havendo alterações nos saldos das contas da parte B do e-LALUR ou do e-LACS, a pessoa jurídica deverá verificar a necessidade de retificar as ECFs dos anos-calendário posteriores;
  • A empresa deve entregar uma ECF retificadora sempre que apresentar uma ECD substituta alterando contas ou saldos contábeis recuperados na ECF ativa na base de dados do SPED;
  • No caso de lançamentos extemporâneos em ECD que alterem a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL de ECF anterior, deve-se efetuar o ajuste apresentando uma ECF retificadora para o ano-calendário, mediante adições ou exclusões do lucro líquido, ainda que a ECD recuperada na ECF retificada não tenha sido alterada;
  • Se a ECF retificadora alterar valores de apuração do IRPJ ou da CSLL que haviam sido informados na DCTF, a empresa deve apresentar uma DCTF retificadora, seguindo suas normas específicas.

Qual a multa por atraso na entrega da ECF ou por incorreções?

De acordo com o art. 6º da IN RFB nº 1.422/2013, a não apresentação da ECF pelas empresas tributadas pelo Lucro Real, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará à aplicação das seguintes multas:

I – 0,25%, por mês ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e CSLL, no período a que se refere a apuração, limitada a 10% relativamente às pessoas jurídicas que deixarem de apresentar ou apresentarem a ECF em atraso; e

II – 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor omitido, inexato ou incorreto.

Já as demais empresas, não tributadas pelo Lucro Real, ficarão sujeitas às seguintes multas:

I – 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;

II – 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e

III – 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.       

É preciso ter um sistema contábil informatizado para gerar a ECF?

Tendo em vista a complexidade e o nível de detalhamento exigidos na ECF, é fundamental que a empresa possua um sistema de gestão contábil adequado às exigências previstas no Manual de Orientação da ECF.

A utilização de um sistema contábil irá facilitar a elaboração das demonstrações contábeis, além da correta apuração do IRPJ e CSLL.

Deste modo, a empresa poderá dedicar mais tempo na análise e conferência dos dados, minimizando erros no envio de sua escrituração, e consequentemente, o pagamento de multas por informações inexatas.

Como a Fortes me ajuda a cumprir essa obrigação acessória?

Para você que é cliente Fortes e tem dúvidas sobre a geração da ECF, em nosso sistema dispomos de uma Central de Conteúdos com diversos treinamentos e materiais de apoio, que vão lhe ajudar no cumprimento dessa obrigatoriedade.

Para localizar a Central de Conteúdos, nos atalhos disponíveis no sistema, basta você clicar no ícone da lupa ou acessar o menu Ajuda > Central de Conteúdos.

Se você ainda não é cliente Fortes, também pode assistir aos vídeos na nossa página especial e conferir as principais soluções que automatizam os processos do seu escritório.

Espero que este conteúdo tenha ajudado a esclarecer as suas dúvidas. Mas, se ainda restar alguma, deixe nos comentários que em breve eu vou te responder.

Um Forte Abraço (virtual) e até a próxima!

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