Contas a pagar e receber: 5 dicas para fazer um controle eficiente

Contas a pagar e receber: 5 dicas para fazer um controle eficiente
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Fazer o controle das contas a pagar e receber é um dos processos de maior importância na gestão financeira de uma empresa. Sem o domínio dessa variável, fica difícil saber o que é lucro e o que é apenas faturamento. Sem contar que não será possível saber se o dinheiro que existe em caixa está disponível ou já tem compromisso com alguma obrigação da organização.

Para você não passar por essa difícil situação, trazemos este artigo, no qual você encontrará informações que esclarecerão por que é tão fundamental controlar o dinheiro que entra e sai dos cofres de uma companhia. Depois, saberá cinco formas de melhorar essa gestão, para que, assim, encontre uma situação financeira realmente saudável.

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Por que é tão importante ter um bom controle das contas a pagar e receber?

Toda empresa possui um fluxo financeiro embasado em dois grandes pilares. De um lado, temos as obrigações com as quais ela deve honrar para manter seu estado de funcionamento. Podemos incluir as contas de consumo, como água, luz e internet, além do aluguel da sede ou da parcela de financiamento. Há, também, o gasto com a folha de pagamento de pessoal, que inclui impostos, além de salários.

Na outra mão, existem os pagamentos a receber. Obviamente, eles se tratam de compromissos firmados entre os clientes e a organização e são representados pelas contas a prazo. Essa é uma forma de vender e aumentar o relacionamento com os clientes, mas é necessário mão de ferro para conduzir essa faceta da empresa.

O controle desses dois grupos de contas é importantíssimo para a saúde financeira da empresa, e a razão disso não é difícil de se perceber. Um descompasso nos recebimentos que estão por vir pode causar forte impacto no caixa da empresa e, dessa forma, as obrigações que ela tem podem não ser honradas. Isso prejudica o funcionamento normal e seguramente traz perdas de faturamento, o que pode levar à falência no médio e longo prazo.

Quais são as 5 dicas para ter um controle eficiente?

Acompanhe, a seguir, as principais recomendações para conseguir controlar as contas da empresa de uma maneira ainda mais eficiente.

1. Registre as movimentações

O coração de um bom processo de controle de contas a pagar e receber, certamente, está nos registros realizados. Entende-se por isso toda e qualquer entrada ou saída de recursos do caixa da companhia. Nada pode passar despercebido, sob pena de gerar conflitos em uma eventual apuração do fluxo de caixa.

Outro ponto essencial atribui especial importância a esse fator: vários departamentos podem ter forte dependência desse registro. Isso fica evidente quando algumas atividades precisam ser gerenciadas. São exemplos dessas tarefas: o levantamento de custos por cada setor, o controle de insumos dentro do estoque e a quantidade de material acabado disponível para entrega.

2. Monitore o fluxo de caixa

O dispositivo contábil que centraliza o controle das contas a pagar e receber é o fluxo de caixa. Monitorá-lo de perto torna-se, portanto, uma atividade essencial para qualquer negócio. Um ponto importante é observar o intervalo entre os períodos nos quais a verificação é feita.

Em empresas de menor porte, essa verificação pode ser feita em um tempo mais esparsado. No entanto, quando se trata de companhias com alto número de funcionários e receita considerável, a análise precisa ser diária, principalmente se existir a necessidade de organização. Por essa razão, é essencial contar com um sistema de gestão financeira que consiga emitir relatórios de forma ágil e em tempo real.

3. Tenha centros de custos

Essa é uma forma muito eficiente de aprimorar o controle de gastos. A técnica consiste em montar uma estrutura na qual existam divisões de gastos. O modo mais simples de fazer essa separação é por setores, como logística, comercial, vendas, tecnologia da informação, entre outros.

No entanto, é possível fazer uma divisão ainda maior e separar os centros de custos por unidades, como a matriz e suas filiais. Cada uma dessas unidades, por sua vez, pode dividir seus custos internamente também, pois isso torna a análise ainda mais detalhada. Assim, é possível monitorar de onde estão vindo os maiores gastos, bem como traçar curvas de desempenho de cada centro de custo.

4. Adote políticas de cobrança de inadimplentes

Esse é um assunto delicado, porém necessário. Cobrar os inadimplentes precisa ser uma atividade com procedimentos bem definidos, desde o primeiro contato até as formas de pagamento do débito que o cliente poderá dispor. Uma empresa que deixa de receber suas dívidas acaba tendo problemas para honrar os seus próprios compromissos junto a seus fornecedores.

Outro ponto a se destacar é que, com altos índices de inadimplência, o faturamento cai. Isso porque clientes em débito têm sua capacidade de compra reduzida, e isso pode ser ruim para todos. Dessa forma, o ideal é ter procedimentos de cobrança bem definidos, sem ser exagerado para não perder a clientela.

5. Invista forte em tecnologia

Para que um controle de contas a pagar e receber tenha a maior efetividade possível, é preciso contar com duas características básicas: a integração e a automação. A primeira diz respeito aos setores com necessidade da informação. Com departamentos integrados, isso pode ser disponibilizado em tempo real, no momento em que os dados são inseridos no sistema.

Já a segunda característica preza pela inserção dessas mesmas informações no sistema de forma automática, sem mesmo ter a interferência da ação humana. Para que isso seja possível, é necessário investir forte em tecnologia. Para a maioria das empresas, isso é representado pela adoção de um sistema de gestão. Já para outras, pode haver necessidade de investimentos em equipamentos físicos também.

Manter o controle das contas a pagar e receber é a base de uma gestão financeira eficiente e que traz resultados positivos ao caixa da organização. Fazer isso de modo bem feito é essencial para identificar pontos de melhoria e evitar que recursos sejam desperdiçados. Para conseguir esse feito, é necessário contar com uma empresa que forneça soluções especializadas em sistemas de gestão, como a Fortes Tecnologia, que já ajuda companhias dos mais diversos ramos, há mais de 30 anos.

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