Gestão financeira eficiente: 5 ações para reduzir custos

Fortes tecnologia apresenta gestão financeira eficiente
8 minutos de leitura

Neste artigo, vou falar sobre a importância da gestão financeira eficiente, trazer 5 dicas de como fazer essa administração e reduzir os custos da sua empresa. Porém, antes de falarmos sobre o assunto, vou fazer 3 perguntas para que você possa refletir. Veja a seguir.

  • Você já efetuou algum pagamento atrasado que implicou em juros e multas por falta de um controle financeiro adequado?
  • Já misturou as finanças da sua empresa com suas finanças pessoais?
  • Já chegou no fim do mês sem saber para onde foi todo o seu dinheiro?

Se em ao menos uma das perguntas você respondeu que sim, saiba que essa é também a realidade de muitas empresas que não têm uma gestão financeira eficiente. Infelizmente, é normal vê-las em descontrole financeiro.

A ausência de um controle de fluxo de caixa ou um acompanhamento inadequado, não dá a visibilidade da disponibilidade financeira futura — que é base para um bom planejamento financeiro. Acompanhe o artigo e entenda como evitar isso.

Como podemos investir em informações para tomada de decisão?

categorização das despesas pode ajudar você a ter uma noção de quais gastos são os mais relevantes para o seu negócio, e que você deve sempre monitorar para um bom desempenho financeiro.

Outro fator importante é a automação de processos, como: faturamento, cobrança, e conciliação bancária.

Por exemplo, um processo de faturamento que tem várias etapas (faturar, emitir boleto, emitir nota fiscal, enviar arquivo para o banco, etc.) pode ter seu tempo reduzido de forma considerável com o uso da ferramenta automatizada, o que traz um ganho de produtividade considerável para sua empresa.

Sobretudo, também não podemos deixar de citar o acesso à informação de forma fácil e ágil para tomada de decisão. Afinal, uma decisão errada, baseada em números equivocados, pode trazer um prejuízo incalculável para a empresa, podendo até mesmo causar o encerramento de suas atividades.

Quais são as 5 medidas de uma gestão financeira eficiente?

Para facilitar o entendimento, ficará mais claro se pontuarmos as principais ações que você deve tomar para ter a gestão financeira eficiente do seu negócio. As medidas são pontuadas em 5 pontos primordiais.

1. Saúde financeira

Analise o resultado econômico de sua empresa todo mês. Assim como o corpo humano que precisa de cuidados para se manter saudável, as empresas também precisam para garantir a saúde financeira. Principalmente, algumas atitudes que você precisa para garantir o financeiro saudável são as seguintes.

  • ser organizado;
  • prever gastos;
  • estipular metas;
  • avaliar ofertas;
  • fugir do cheque especial e empréstimos de juros altos;
  • deixar o dinheiro render;
  • controlar os gastos.

2. Fluxo de caixa

Analise o fluxo de caixa de sua empresa frequentemente! Não é de hoje que falamos aqui no blog sobre a importância de realizar essa análise.

Uma atitude errada (e que não é incomum) é os empresários ou gestores olharem apenas para as novas vendas e contratos sem observar o dinheiro que sai. Afinal, estamos falando, por exemplo, as despesas fixas e das variáveis.

Essa atitude faz parecer que a empresa tem dinheiro sobrando e dando margem para que sejam tomadas decisões equivocadas. Além disso, faz com que se gaste mais dinheiro do que realmente se pode, incorrendo em endividamentos desnecessários.

3. Análise das finanças

Sempre reserve tempo para analisar seus gastos. Há sempre uma oportunidade de corte, principalmente naquelas contas mais significativas.

Analisar as finanças não significa fazer corte de tudo e em todas as áreas da empresa, mas principalmente perceber o que pode ser cortado sem causar impacto na organização de modo geral. A folha de pagamento referente aos colaboradores, por exemplo, deve ser mantida.

Assim como na nossa vida pessoal, sempre há gastos desnecessários que podem ser evitados, e assim, usar o dinheiro de outra forma que traga resultados para a empresa. Isso corresponde ao conceito de destinação inteligente de recursos.

4. Sistema de automação e análise

Use um sistema informatizado para ajudar na automação dos processos e análise dos números.

É importante ter a consciência de que com o aumento das informações, principalmente no setor financeiro, a tecnologia ocupa o papel de melhor aliada para o sucesso de uma empresa.

Com um sistema automatizado, os colaboradores — entre eles os gestores — podem garantir alta produtividade e geração de relatórios com dados confiáveis para uma tomada de decisão adequada.

5. Relacionamento com o cliente

Não esqueça que a qualidade do serviço impacta no resultado financeiro. Clientes satisfeitos indicam outros clientes. Assim como, clientes insatisfeitos cancelam os seus serviços e podem deixar você no vermelho, além de propagar uma imagem ruim do seu negócio.

Portanto, invista em treinamentos e capacitações para seus colaboradores. Garantir que tanto seus produtos e serviços quanto o atendimento estão sendo feitos com qualidade, fará o seu cliente ficar satisfeito e assim contribuir para o marketing boca a boca.

É sempre bom deixar enfatizado que o marketing falado é um dos mais eficientes que existe, pois o custo para atrair um novo cliente é praticamente zero e ainda pode ser considerado uma informação importante para avaliar a qualidade dos seus produtos presentes no mercado.

Quais erros devem ser evitados para garantir uma gestão financeira eficiente?

Desconhecimento do fluxo de caixa

O conhecimento a respeito do fluxo de caixa da companhia é o ponto de partida para alcançar uma gestão financeira eficiente. Além disso, é simplesmente impossível chegar nesse ponto sem conhecer devidamente o fluxo de dinheiro que circula na empresa.

Por essa afirmação, entenda-se que é necessário um controle preciso acerca das receitas entrantes e também daquelas que saem. Mais ainda: deve-se conhecer as fontes e destinações desse dinheiro. Dessa forma, o controle financeiro pode ser alcançado.

O fluxo de caixa é importante não somente no presente. Ao realizar sua projeção, pode-se ter uma prévia do que ocorrerá no futuro. É claro que imprevistos acontecem e um ou outro ajuste precise ser feito. Contudo, navegar sem projeção nenhuma certamente é um caminho para o insucesso.

Gerenciamentos avançados ainda são capazes de utilizar o fluxo de caixa como ferramenta estratégica na tomada de decisões. Ou seja, ao passo que esse registro é cada vez mais refinado e criterioso, pode-se ver de onde vêm as maiores receitas, bem como quais são os maiores gastos.

Isso permite valorar clientes que trazem mais recursos para a empresa, como também negociar condições especiais com aqueles fornecedores com os quais se mantém um maior valor de compras mensais. Ou seja, essas duas hipóteses são apenas exemplos do que pode ser conseguido a partir de uma boa escrituração de um fluxo de caixa.

Precificação equivocada

Um dos erros mais fatídicos que se pode cometer não seria apenas ter um preço errado, mas realizar a formação dele a partir do que é praticado pela concorrência. De fato, esse é um método falho em sua própria natureza e, por incrível que pareça, não são poucas as empresas que o utilizam.

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A precificação de um produto ou serviço deve ser feita com base em dados da própria empresa (é claro). Além disso, somente os dados internos de custo de matéria-prima, mão de obra e custos diretos e indiretos, além de custos fixos e variáveis, podem fornecer um correto ponto de equilíbrio.

Dessa forma pode-se chegar a conclusões acertadas, como o desconto máximo aceitável em qualquer negociação com algum cliente, por exemplo. Caso o empresário tenha dificuldades em determinar essa variável, é salutar contar com a ajuda de seu escritório de contabilidade. Essa deve ser um dos serviços oferecidos por esses profissionais.

Falta de gerenciamento do estoque

O estoque é ponto sensível de uma gestão financeira. Sendo assim, ele deve ser muito bem gerenciado, pois é capaz de trazer alívio ao caixa da organização ou aperto, dependerá de como ele é conduzido.

Se um estoque permanecer alto demais, significa que o ativo mobilizado está muito grande. Por outro lado, caso fique pequeno demais, pode levar a empresa a perder vendas por incapacidade de produção.

Realmente, essa é uma linha muito tênue, e é exatamente por isso merece estudo e dedicação. Ao controlar devidamente um estoque, o dinheiro da organização é bem mais valorizado. Afasta-se a possibilidade de perdas por vencimento de matéria-prima, por exemplo, ou mesmo por furtos. Portanto, atenção deve ser despendida ao estoque. Fique de olho nele!

Inexistência de capital de giro

É simplesmente impensável que uma empresa possa trabalhar sem a garantia de funcionamento no futuro breve. No entanto, isso acontece — e com frequência!

Estamos falando do fato de uma organização não ter em caixa o valor financeiro mínimo necessário ao desenvolvimento de suas atividades. A isso damos o nome de capital de giro. Ele representa a quantidade de dinheiro que a empresa necessita para comprar mercadorias para realizar uma produção ou mesmo custear um aluguel.

Antes de mais nada, para chegar a esse valor, pode-se subtrair do ativo circulante operacional o valor do passivo circulante de operações. O resultado indicará se a empresa está conseguindo custear as suas operações com o dinheiro em caixa ou se terá que recorrer a empréstimos e financiamentos para tal.

Pró labore indefinido

Esse é um erro que se comete sempre que não se tem a separação clara das finanças empresariais das finanças pessoais. É o que se costuma denominar de “misturar as contas”, e isso é extremamente lesivo para o negócio.

Uma das formas de evitar que isso aconteça é definindo um valor de pró-labore. Em síntese, esse valor seria equivalente à remuneração salarial do dono da empresa. Pode parecer absurdo em um primeiro momento, mas essa definição de valor ajuda o empresário a não retirar mais dinheiro do que o necessário do caixa da empresa.

Assim, nos momentos em que a empresa tiver melhores resultados e houver folga financeira, sesu caixa aumentará de valor e novos investimentos poderão acontecer. Do contrário (sem o pró-labore definido), poderia ocorrer a impressão de sobra de dinheiro e o recurso extra seria dispendido em gastos pessoais.

Falta de reserva financeira

É muito comum que imprevistos aconteçam. É assim para todos e, com as pessoas jurídicas, também não é diferente. Isso significa que gastos urgentes poderão (e vão) ocorrer. Ser pego de surpresa por esse tipo de coisa pode provocar danos no caixa empresarial.

Para que isso não ocorra, é indicado que se crie ao longo do tempo uma reserva financeira. Esse dinheiro poderá servir para cobrir esses gastos emergenciais que aparecem sem avisar nem pedir licença para ninguém.

Não obstante, isso pode também não acontecer. Ou não ocorrer durante algum tempo. Nesses casos, a reserva financeira também tem sua utilidade. O dinheiro acumulado pode servir como capital de investimentos de curto prazo para a companhia, levando-a a acumular lucros num curto período. Em qualquer um dos cenários, é uma vantagem.

Não utilizar indicadores

A falta de indicadores-chave de desempenho em uma organização pode dificultar bastante sua administração. No entanto, o oposto também é verdade. Gestores que se utilizam desses indicadores tendem a ter um trabalho mais preciso, eficiente e rentável.

Contudo, ao menos os indicadores básicos devem ser usados. O próprio faturamento é um deles, pois indica o montante total de recursos que entraram na companhia, o lucro líquido, representado pelo total de receitas subtraídos os custos fixos e variáveis, indicarão o que realmente ficou no caixa da empresa.

Nesse sentido, a margem de lucro será conseguida por meio do percentual acrescido ao preço após o mesmo ter alcançado o ponto de equilíbrio. Já a margem de contribuição é representado pelo montante que sobra após pagar todos os custos e impostos referentes à operação.

Qual é a importância da disciplina na verificação das finanças?

Verifique sempre suas finanças, buscando nunca deixar acumular lançamentos no sistema. Analise também os resultados de forma periódica (semanal, mensal etc.). Lembre-se que para fazer a análise é bom que seja num ambiente que não haja interrupções. Isso requer disciplina.

O cotidiano nos consome de uma forma muito sutil e, quando nem notamos, deixamos de lado a questão financeira da empresa. Posto que, a criação de indicadores de sucesso e sistemática de acompanhamento fortalece a disciplina e evita os descuidos.

Busque ajuda de um profissional

Não caia na tentação de misturar finanças pessoais com as da empresa. Isso atrapalha demais a organização e as análises financeiras, além de correr o grande risco de perder o controle e levar a uma dupla falência: da empresa e a sua.

Se você não tem tempo de cuidar das suas finanças pessoais, busque uma ajuda profissional, certamente vai sair mais barato que qualquer prejuízo na sua empresa.

O gestor também pode contar com a ajuda do seu contador, sempre o consultando para auxiliar nas análises e, assim, organizar melhor as suas finanças.

Caso de Sucesso de gestão financeira eficiente

Quando pensou em ter uma solução financeira que estruturasse melhor o fluxo de caixa da sua empresa, Francisco Santiago, gestor financeiro do Grupo Drumattos, considerou ter um sistema que pudesse ajudar a enxergar melhor a suas finanças.

Antes de trabalharmos com uma solução financeira, operávamos com uma equipe de 12 pessoas. Agora, operamos com 4 pessoas com muito mais rapidez e fluidez nas informações”, — Francisco Santiago.

Santiago atrelou a mudança no Grupo Drumattos a uma melhor análise e redução de despesas. Com o sistema, ele conseguiu reduzir cerca de 70% dos custos operacionais do seu negócio e ter uma gestão financeira muito mais eficiente.

Assista o vídeo da entrevista com Francisco Santiago, gestor financeiro do Grupo Drumattos e veja a importância de cuidar desse setor dentro de sua empresa.

Como está a saúde financeira da sua organização? Já tem alguma solução que te ajude a enxergar melhor as finanças do seu negócio de forma prática e estratégica?

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