O Uber Empresas permite que empresas ofereçam corridas corporativas a colaboradores, terceiros ou executivos, com pagamento centralizado, gestão de usuários, relatórios e políticas personalizadas de uso. A proposta é eliminar a necessidade de adiantamentos ou reembolsos e dar mais fluidez à mobilidade profissional.
Porém, para o setor financeiro, o impacto é direto: são despesas que entram na conta mensal, com recorrência, e que exigem rastreabilidade, categorização orçamentária, e análise crítica constante. O problema não está na ferramenta em si, mas no despreparo da empresa para lidar com esse tipo de despesa variável e descentralizada.
Pensando nisso, trouxe alguns desafios que o financeiro de uma empresa pode enfrentar ao ter o Uber Empresas. Confira!
O primeiro ponto crítico está na ausência de políticas internas bem definidas. Sem diretrizes objetivas, colaboradores podem solicitar corridas:
Essa ausência de controle abre espaço para desperdícios e até fraudes. O setor financeiro precisa participar da definição de regras, inclusive com limites orçamentários por centro de custo, categoria de corrida e horário de uso.
Corridas não vinculadas a centros de custo
Um dos maiores problemas para a controladoria é a falta de rastreabilidade das corridas em relação ao centro de custo, projeto ou área beneficiada. Quando os colaboradores não informam corretamente a finalidade da corrida, o resultado é um agrupamento genérico de despesas que compromete a análise de desempenho por área.
É imprescindível que cada corrida tenha uma descrição obrigatória ou uma categorização pré-definida, permitindo o lançamento contábil adequado e o cruzamento com metas e KPIs da área.
Apesar dos relatórios automatizados fornecidos pela plataforma, a conciliação financeira ainda depende de processos manuais na maioria das empresas. Faturas com erros de alocação, cobranças duplicadas ou corridas não autorizadas são recorrentes e exigem conferência detalhada.
Estabelecer rotinas mensais de auditoria interna, com checklists e revisão cruzada com a folha de ponto e agenda de reuniões, é uma prática recomendada. O Uber Empresas é um facilitador, mas não substitui a governança financeira.
Diferentemente de contratos fixos, como frotas ou fornecedores de transporte, o Uber Empresas gera despesas variáveis e fragmentadas. Essa pulverização dificulta o controle em tempo real e pode mascarar desvios orçamentários.
Por isso, o time financeiro deve estabelecer dashboards consolidados e limites mensais por centro de custo, monitorando desvios com indicadores claros.
Quando não há histórico ou política de uso bem definida, os gastos com mobilidade corporativa se tornam imprevisíveis, comprometendo o orçamento operacional.
A recomendação é iniciar com um projeto-piloto, mapeando comportamentos de uso e criando previsões com base em dados reais. Isso reduz a margem de erro no planejamento anual e evita cortes emergenciais posteriores.
Em muitos casos, a contratação do Uber Empresas parte de uma liderança operacional, com foco na comodidade ou engajamento. Porém, a ausência do setor financeiro no processo decisório inicial impede que sejam consideradas variáveis como: impacto orçamentário, apropriação contábil, compliance e aderência ao plano de contas.
A adoção de qualquer despesa recorrente deve passar pela controladoria desde o início.
A adesão ao Uber Empresas exige muito mais do que uma habilitação técnica da plataforma. É fundamental estabelecer políticas de uso detalhadas e normatizadas, com respaldo do setor financeiro e alinhamento com o planejamento orçamentário da empresa.
Essas políticas devem responder a perguntas-chave como:
Além disso, a política precisa estar formalmente documentada, publicada em canais oficiais (como o repositório de políticas internas ou intranet) e ser de conhecimento obrigatório de todos os usuários. Também é recomendado que cada usuário da plataforma, ao receber seu acesso, assine um termo de responsabilidade, contendo a política e as sanções em caso de descumprimento. Sem esse alinhamento, o risco de uso indevido é elevado — e os impactos recaem sobre o financeiro.
A alocação correta de cada corrida a um centro de custo ou unidade orçamentária é um dos pilares da governança financeira na mobilidade corporativa. Uma boa prática é configurar a plataforma do Uber Empresas para exigir a seleção de centro de custo antes da solicitação da corrida, restringindo inclusive o uso sem essa informação.
Além disso, a categorização deve considerar múltiplas dimensões analíticas:
Com isso, é possível cruzar os dados de transporte com os relatórios gerenciais, identificar distorções, medir produtividade por centro de custo e associar cada despesa à sua real finalidade.
Apesar do Uber Empresas oferecer relatórios, o risco de erro humano, uso indevido ou cobranças inconsistentes permanece alto. Por isso, o time financeiro deve criar e manter um processo estruturado de conciliação mensal, com foco não apenas na contabilidade, mas também na auditoria interna e compliance.
Algumas práticas recomendadas:
Essa auditoria recorrente ajuda a prevenir desvios, evita acúmulo de despesas não autorizadas e fortalece a cultura de prestação de contas.
Para que a mobilidade corporativa seja realmente estratégica, o setor financeiro deve monitorar indicadores de desempenho e comportamento de uso. A gestão baseada em dados permite não apenas conter desperdícios, mas também antecipar padrões de uso ineficientes.
Alguns KPIs recomendados:
Esses dados devem ser analisados regularmente em reuniões de performance financeira e subsidiar decisões de corte, expansão ou reformulação das políticas de mobilidade.
O uso do Uber Empresas deve ser constantemente comparado a alternativas de transporte corporativo, como:
Essa análise comparativa precisa considerar não apenas o valor direto da corrida, mas também:
A recomendação é que o financeiro execute um estudo de viabilidade e retorno a cada 6 ou 12 meses, com base nos dados consolidados e na evolução dos preços de mercado.
O Uber Empresas oferece conveniência e agilidade, mas é o setor financeiro quem garante que essa comodidade não se torne um problema. Para que a mobilidade corporativa funcione como aliada da produtividade e do crescimento sustentável, é fundamental que controllers e analistas financeiros assumam o protagonismo na criação, acompanhamento e auditoria das políticas de uso.
Com dados bem estruturados, processos definidos e governança financeira, o Uber Empresas pode deixar de ser um ponto cego no orçamento e se transformar em mais uma ferramenta estratégica da empresa.
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