Conhecimento é poder na gestão empresarial, quanto mais instrumentos úteis à administração o empreendedor dispor, maiores serão as hipóteses dele garantir o sucesso. Uma das ferramentas que conseguem garantir o pleno funcionamento da empresa ao longo do ano é o planejamento fiscal e contábil.
Um bom planejamento é a base para o alcance dos melhores resultados na vida das pessoas, no meio empresarial não é diferente e ele se torna indispensável para o desenvolvimento dos negócios. Entretanto, não é somente com métodos simples e a boa intenção que esse planejamento pode ser elaborado.
Nesse post você se deparará com um guia que detém todo o conteúdo necessário para conseguir elaborar um planejamento anual fiscal e contábil eficiente, completo e vantajoso, como também expomos a importância de softwares de gestão na sua elaboração. Confira!
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A ideia de um planejamento consiste na estipulação de metas e plano de ações que devem ser realizadas para cumprir determinados objetivos. Existem diversos tipos de planejamentos diferentes, como o estratégico, tático, operacional (formam o planejamento organizacional), o planejamento financeiro e orçamentário, etc.
No planejamento anual, como o nome induz, todos os seus determinantes são direcionados para o cumprimento de objetivos dentro de um ano. Quanto à parte contábil desse planejamento, trata-se de um documento que traz diferentes projeções para situações futuras sobre patrimônio da empresa, relacionando-as com seus ambientes internos e externos.
A vertente fiscal do planejamento anual inclui adequar o negócio às normas fiscais, sua regularização e prevenção a penalidades legais. Faz-se importante saber que tudo deve ser feito de forma que as despesas sejam minimizadas.
Os responsáveis pela elaboração desse planejamento fazem uma análise histórica da empresa e tenta projetar situações que acontecerão nos próximos 12 meses do próximo ano.
Também são considerados fatores como mutação no comportamento dos clientes, mudanças na legislação, previsões de elementos da economia nacional, como índices de inflação ou taxa de juros, investimentos em alta entre outros inúmeros fatores internos e externos que influenciam no planejamento.
É indispensável que esse processo seja realizado sob as vertentes fiscais e contábeis da empresa, pois esses são temas voláteis e que se alteram todos os anos, fazendo com que seja necessário a determinação de novas estratégias pela empresa.
O planejamento anual fiscal e contábil é relevante para a empresa pelo fato de que existem vários elementos influenciadores à empresa que impactam expressivamente seus resultados todos os anos. Confira quais são esses fatores nos tópicos seguintes.
Nos últimos anos o Brasil tem enfrentado fortes crises econômicas e políticas nos últimos anos, durante esses momentos os empreendedores alteravam suas estratégias para sobreviver no mercado.
Como nos próximos anos há previsão de crescimento no país, também será necessário desenvolver novas táticas e alterar o rumo que a empresa toma em relação às compras, fornecedores, precificação etc.
De acordo com o Relatório Focus, que reuniu os resultados de mais 100 analistas de políticas, têm-se as seguintes projeções sobre a economia brasileira:
Há constantes alterações na legislação fiscal ou contábil que altera a rotina das empresas, além de exigir adaptações pelas empresas. Um exemplo é o advento do eSocial, sistema do governo que substituiu diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por eventos. Será obrigatória a utilização de um sistema de gestão que fazer os envios dos eventos.
Dessa forma, será necessário incluir nas despesas programadas as custas com o software, mas será preciso calcular os ganhos pela sua implementação, já que várias atividades burocráticas serão automatizadas, o que gerará economia à empresa.
Outros exemplos são as mudanças do Simples Nacional para 2019, uma delas é o oferecimento de uma linha exclusiva de crédito, que poderá alterar o orçamento anual das empresas optantes por esse regime tributário.
Dificilmente uma empresa se mantém com seu orçamento e patrimônio idêntico todos os anos, pequenas mudanças nos valores desses elementos geram a necessidade da construção de um novo planejamento.
Mesmo que a organização tenha crescido, será fundamental reavaliar suas finanças para aproveitar ao máximo dos elementos patrimoniais, sempre objetivando o crescimento da empresa.
Por exemplo, quando a empresa consegue resultados positivos e estabilidade em seu faturamento, é possível direcionar seu planejamento para atrair investidores. Nesse caso o planejamento deve incluir projeções para saber como aproveitar desse capital extra.
Além disso, quando a empresa consegue se desenvolver e gerar mais lucros, seu enquadramento legal pode sofrer grandes impactos, o que gera a necessidade de alteração no planejamento para se manter regularizado e reduzir os pagamentos de tributos.
A elaboração do planejamento anual não é simples, mas também não é algo excepcionalmente difícil, basta ter o apoio de um contador e, principalmente, de um software especializado que auxiliará a montá-lo. Veja nos tópicos abaixo o que envolve o planejamento fiscal e contábil, respectivamente.
Esse tipo de planejamento se divide em duas etapas distintas, uma delas é a operacional que envolve a análise da situação fiscal da empresa, como o levantamento de periódicos das obrigações fiscais.
Outra vertente do plano é a estratégica, que traça as táticas mais vantajosas para o cumprimento dos deveres fiscais, como enquadramento do regime tributário mais vantajoso para a companhia. A partir dessas duas ideias, permite-se a composição do planejamento.
Consiste em levantar dados sobre as futuras contas da companhia em relação à receita, despesa, lucro e outras contas. As informações são tanto em relação às comercializações quanto às obrigatoriedades fiscais. Para que haja dados suficientes, transparentes e atualizados é fundamental ter um sistema de gestão para realizar a tarefa automaticamente e sem erros.
Em relação ao faturamento, as projeções futuras devem ter base na conjuntura econômica da empresa, com a finalidade de determinar o regime tributário mais adequado à companhia. Com essa projeção ainda é possível identificar os pontos geográficos de maior faturamento.
Quanto às despesas operacionais, elas consistem em todos os gastos com administração e venda de serviços e produtos. Assim a companhia não será surpreendida com um gasto além do esperado e conseguirá arcar com suas obrigações.
No lucro se estipula quanto a entidade pretende lucrar no exercício social – período entre elaboração de balanços e demonstrações. Com ela é possível averiguar o cumprimento de metas e se pode determinar o regime tributário mais adequado.
É importante não confundir o faturamento com lucro, enquanto o primeiro é o resultado de todos os valores arrecadados pela atividade comercial da companhia (seja por venda de bens ou prestação de serviços), o lucro pode ser de dois tipos:
A segunda parte do planejamento consiste na escolha do regime mais vantajoso, sendo a maior diferença entre eles a forma de cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL e do PIS/COFINS.
O primeiro deles é o Lucro Real, destinado às empresas cuja receita bruta anual é superior a R$ 78 milhões. O IRPJ e o CSLL incidem sobre diretamente sobre o lucro líquidos, enquanto o PIS/COFINS têm alíquota de 9,25%.
O PIS/COFINS incidem de forma não cumulativa, ou seja, podem ser compensados em outras contas previstas na legislação, como a energia elétrica, depreciação de ativos, entre outros.
Já no Lucro Presumido, presume-se que um percentual da receita da empresa é destinado aos lucros a partir de uma lista prefixada em lei. O percentual varia de 1,6% a 32% dependendo da atividade prestada, depois de encontrado o valor, aplica-se o IRPJ e o CSLL sobre a quantia.
Sobre o PIS/COFINS, a alíquota de incidência é de 3,65% sobre o faturamento, mas se aplica uma sistemática cumulativa de 3,65%, isso significa que não há compensação como no regime anterior.
Por fim, o Simples Nacional é um regime exclusivo das Microempresas – ME e Empresas de Pequeno Porque – EPP de receita bruta de até R$ 3,6 milhões ao ano. Como também pode ser optada pelos Microempreendedores Individuais – MEI com receita bruta de até R$ 81 mil anuais.
Ele foi criado para reduzir a carga tributária e facilitar o recolhimento de tributos, mas nem sempre ela será viável. Faz-se preciso estudar os aspectos da empresa como sua atividade, faturamento anual, participação nas despesas de folha salarial, entre outros para chegar à conclusão mais adequada.
Trata-se de uma ferramenta contábil que usa os conhecimentos dessa ciência para projetar o futuro da empresa em relação ao seu patrimônio, como também aos ambientes internos e externos que ela se encontra.
Para elaborar esse planejamento é necessário fazer uma estruturação minuciosa das atividades que levam à execução das decisões, consideram-se as situações atuais do negócio, os objetivos organizacionais e a se comparar o resultado alcançado com as expectativas criadas. Fazê-lo permite:
Para aproveitar desses benefícios, confira um passo a passo de como criar esse planejamento nos tópicos seguintes.
O primeiro passo é criar metas e determinar as formas para alcançá-las. Elas podem ser a curto, médio ou longo prazo e devem ser alinhadas ao planejamento estratégico (que será explicado a seguir). É importante que cada meta seja dotada das características SMART:
Um exemplo de meta com essas características é “aumentar as vendas em 20% dentro de 12 ano com marketing de influência”.
A organização dos documentos é fundamental para que o empreendedor consiga identificar as entradas e saídas, receitas e despesas, gerenciar o fluxo de caixa, entre outras contas. Também é relevante manter organizados os registros das obrigações fiscais, sejam eles papéis físicos ou comprovantes digitais.
Para isso, recomenda-se o uso de documentos digitais e em nuvem, assim a organização ocorre automaticamente, a empresa minimiza as chances de perda de documentos, eles são encontrados com mais agilidade, podem ser acessar por dispositivos móveis, entre outras vantagens.
Sempre anote e controle tocas as contas a pagar e a receber, negligenciar essa etapa fará com que surjam saídas inusitadas, assim você não sabe se são necessárias ou dispensáveis. Entre essas contas estão os débitos com fornecedores, dívidas bancárias, débitos com clientes etc. O documento gerado é conhecido como plano de contas.
A lista de tributos brasileiros é extensa e complicada até mesmo para as empresas optantes pelo simples nacional. Muitas vezes obrigações deixam de ser pagas por confusões, interpretações errôneas da lei e erros matemáticos dos responsáveis.
Para solucionar essa questão é fundamental criar um calendário de obrigações tributárias em uma agenda, quadro ou na dashboard utilizada pela companhia, assim ele será de fácil acesso a todos envolvidos.
No documento, anote todos os impostos, taxas e contribuições, suas respectivas datas, valores, se há ou não procedimentos especiais (como substituição tributária) e outras informações relevantes. Atualize-o sempre que surgir nova obrigação ou quando uma for paga.
Com esse documento, será possível montar um futuro planejamento tributário, como também os gestores sempre ficarão atentos para que os tributos não sufoquem as finanças da empresa.
Não são somente as entradas e saídas de capital que influenciam nas finanças da entidade. Ao manter mapear as tarefas diárias realizadas pelos colaboradores, o gestor conseguirá tomar as medidas necessárias para eliminar gargalos na produção, aumentar a produtividade e saber o valor de cada hora trabalhada.
Com todas as informações coletadas nas etapas anteriores, o gestor deve estabelecer o plano de ação, as normas a serem seguidas e o funcionamento dos processos internos, de forma que tudo seja da forma mais eficiente e produtiva possível.
Recomenda-se que o empreendedor também faça uso de um software de gestão para acompanhar o livro caixa e as cobranças dos clientes.
Por fim, utilize indicadores de desempenho – KPIs constantemente para monitorar os resultados e averiguar se os resultados desejados estão sendo atingidos.
Se o gestor identificar que a meta não será alcançada, poderá tomar as medidas para fazer com que ela alcance. Alguns exemplos de métricas a serem aplicadas são:
Utilizar um software de gestão poderá ser bastante útil na elaboração de um planejamento anual. Isso ocorre pelo fato de que, com o rápido avanço tecnológico dos últimos anos, os programas conseguem realizar várias atividades complexas automaticamente.
Quanto ao planejamento fiscal, os softwares automatizam, controlam, monitoram e armazenam várias atividades ligadas ao tema. Um programa de gestão também é obrigatório para o cumprimento das novas obrigatoriedades fiscais, como o eSocial. O papel do software será o de auxiliar os setores RH a enviar os eventos para o sistema, como também
As antigas técnicas contábeis como a contabilização manual de tributos, guarda de livros e envios de documentos são substituídos por programas. Isso auxilia o administrador sob diferentes formas, ele terá em mãos informações mais claras, precisas e reais sobre os seus dados fiscais e contábeis e, consequentemente, conseguirá elaborar um plano mais eficiente.
Um planejamento estratégico consiste em um plano onde todas as direções que o negócio deve tomar estão documentadas. É um conjunto de estratégias como análise de ambientes internos e externos, análise das características da empresa, projeções de cenário etc.
Nesse tipo de planejamento são estabelecidas metas amplas e a longo prazo, ou seja, atingem toda a empresa. Isso ocorre pelo fato dela servir de base para a elaboração de planejamentos táticos e operacionais.
É fundamental que os planejamentos anuais fiscais e contábeis estejam alinhados ao estratégico, pois nesse último estão descritas os rumos a serem tomados, como também estão previstas as projeções de forma geral. Para construir o planejamento estratégico, é preciso seguir quatro etapas:
Em todas as etapas um software de gestão é uma ferramenta poderosa para a criação do planejamento, pois ele permite a organização de dados de movimentações financeiras, contábeis e fiscais automáticas, assim a criação de previsões, análises e exportação de relatórios se tornam mecanizadas.
O sistema produz balanços patrimoniais – BP, demonstração do resultado do exercício – DRE, demonstrativos de lucros ou prejuízo, fluxo de caixa, entre outros, de forma precisa, rápida e transparente. Tudo isso fornece dados relevantes para criação do planejamento e, consequentemente, para posterior elaboração do planejamento anual fiscal e contábil.
Uma plataforma de gestão financeira, fiscal ou contábil garante um amplo número de benefícios à empresa no momento de elaboração de planejamentos. Confira os 6 principais nos tópicos seguintes.
Uma das características principais do software de gestão é a automação de um amplo número de tarefas, sua funcionalidade é fazer com que o tempo necessário para realização de certas tarefas como coleta de dados, cálculos matemáticos, criação de relatórios e outros sejam minimizados.
A redução do tempo desperdiçado também implica na eliminação de ocorrência de erros e dados duplicados, cuja ocorrência é mais comum quando a empresa deve controlar um grande volume de informações.
Quando informações são registradas e controladas manualmente, é possível que erros sejam cometidos ou que os dados sejam apresentados de forma mais otimista do que realmente são. Isso não ocorre quando essa burocracia é deixada com um computador, eles emitem relatórios com informações fidedignas, concretas e reais.
Graças aos backups – cópias de segurança – realizados diariamente pelo sistema de gestão, os dados estarão sempre guardados com segurança e atualizados. Assim as informações estão protegidas contra furtos, perdas de documentos, incidentes naturais como enchentes etc.
Manter as informações unidas em uma única plataforma melhora a comunicação da empresa e evita trabalho duplicado, pois todos saberão quais tarefas já estão sendo executadas.
Os relatórios são rapidamente gerados e atualizados em tempo real, não é necessário aguardar dias para que sejam elaborados. Assim como os indicadores de desempenho usados para monitorar os resultados também são aplicados automaticamente e constantemente pelo software de gestão.
Apesar de ser um investimento, os retornos do software de gestão são bastante elevados e em um curto prazo. O valor investido é rapidamente recuperado com a minimização de custos e maximização da produtividade, mantendo a saúde financeira do negócio.
Não é qualquer software que fornecerá todas as vantagens listadas e permitirá a criação de um bom planejamento. Confira nos tópicos abaixo o que deve ser considerado antes de escolher o software de gestão.
Tenha em mente quais são as necessidades da sua empresa e busque um sistema com as funcionalidades que as atendam. Com um mapa claro das suas necessidades, ficará fácil encontrar a solução mais adequada à entidade.
Procure pela opinião dos usuários do sistema. Você pode procurar contato com os clientes da empresa, ligar para eles e perguntar se ficaram satisfeitos, quais dificuldades tiveram etc. Também é possível que a própria organização apresenta cases de sucesso para informar aos clientes o que esperar do software.
Não basta que o software tenha as funcionalidades que seu negócio precisa, um bom suporte é essencial para o seu pleno funcionamento.
É possível que colaboradores tenham dúvidas sobre sua utilização e encontrem defeitos que precisam ser rapidamente consertados, por essa razão que um suporte de qualidade é uma qualidade fundamental a ser observada.
O planejamento anual fiscal e contábil são instrumentos de grande auxílio para que a empresa consiga alcançar metas, impulsionar seu desenvolvimento e se manter relevante no mercado por todos os anos. Mas para isso, é preciso escolher o software adequado e capaz de satisfazer suas necessidades.
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