Otimizar a gestão de recursos é fundamental para que qualquer empresa tenha sucesso, independentemente do seu porte ou área de atuação. Por isso, contar com um bom sistema de RH é fundamental para aproveitar ao máximo os recursos humanos da sua corporação. Além de trazer mais eficiência e conforto para os colaboradores desse setor, também é possível implementar várias melhorias com base nas informações que ele oferece.

Entre tantas funcionalidades, esse tipo de recurso contribui para automatizar atividades mecânicas e burocráticas, otimiza a comunicação entre diversas áreas e contribui para aumentar a inteligência nos negócios.

Se você quer contar com esses benefícios e descobrir como encontrar o melhor sistema de RH para o seu negócio, continue a leitura e confira nosso post!

O que é sistema de RH?

Contar com as ferramentas adequadas para otimizar a gestão dos recursos humanos de uma empresa é essencial. O sistema de RH é um recurso tecnológico que traz mais inteligência e facilita a implementação de estratégias para aumentar a produtividade e os resultados de um negócio.

Ele ajuda os colaboradores do RH a eliminar processos manuais, a ter mais tempo para pensar em estratégias que contribuam com os demais membros da equipe e automatiza tarefas que são repetitivas e que levam muito tempo.

Com isso, há menos erros e mais controle sobre processos que envolvem esse setor tão importante para uma empresa. Vale entender mais sobre as funcionalidades, vantagens e os requisitos que devem ser utilizados na escolha. Vamos explicar cada um desses pontos ao longo do texto.

Para que serve?

Após entender o que é um sistema de RH, também é preciso saber para que ele serve e como pode ajudar nas rotinas desse departamento. Essa solução vai ajudar a dar mais dinâmica ao cotidiano do setor, servindo para:

• controlar processos de admissão e demissão;
• atuar de forma inteligente na gestão de pessoas;
• eliminar processos manuais que tomam muito tempo;
• implementar um RH estratégico e produtivo;
• oferecer dados necessários para potencializar os resultados;
• guiar projetos importantes relacionados ao capital humano da empresa;
• reduzir a burocracia do RH;
• avaliar o desempenho de funcionários;
• ganhar eficiência nos treinamentos dos colaboradores;
• alinhar os processos de seleção com os objetivos do negócio;
• criar relatórios rápidos e informativos.

Essas atribuições têm potencial para gerar um grande diferencial competitivo para o negócio, oferecendo diversos benefícios que poderão ser observados no cotidiano da empresa.

Quais são as vantagens de ter um sistema de RH?

Agora que você já entende quais as principais finalidades de um sistema de RH, vale a pena entender quais as vantagens de contar com esse recurso no dia a dia da sua empresa.

Melhora a integração das informações

Contar com um sistema de RH permite trazer mudanças significativas quanto a integração de informações importantes para a empresa, reunindo em um único ambiente virtual os dados dos funcionários, aptidões e demais processos internos que são comuns na gestão de pessoas. 

Desse modo, você consegue integrar as atividades de folha de pagamento, controle de horas trabalhadas, treinamentos, benefícios para a equipe e demais itens que são importantes.

Isso evita a redundância de dados e previne erros comuns na comunicação. Além disso, tal recurso contribui para a elaboração de relatórios e análises mais detalhadas, atualizadas e cheias de insights que são essenciais para a tomada de decisão.

Por meio dessa integração também é possível otimizar a comunicação entre a equipe, facilitar o envio de dados entre os setores, facilitando o trabalho de todos os envolvidos nos projetos da empresa. Assim, a gestão de todo o negócio é otimizada e preparada para ser mais competitiva.

Automatiza processos

Esse tipo de ferramenta também contribui para a automação de diversas tarefas que normalmente são realizadas de forma manual, especialmente por meio de planilhas eletrônicas ou até mesmo por registros em documentos físicos.

Por meio da automação, há uma grande economia de tempo, redução de erros, além de permitir que seus colaboradores do setor de RH possam se concentrar em atividades que realmente fazem a diferença na empresa.

Essa melhoria pode ser feita desde o cadastro de funcionários, com a centralização de várias informações importantes.

Aumenta a produtividade

Existem diversos canais pelos quais um bom sistema de RH contribui para aumentar a produtividade da sua empresa. Vale destacar que esse recurso simplifica processos, reduz as atividades manuais, traz informações em tempo real e permite que os decisores tenham acesso a informações ou relatórios ainda mais precisos.

O ganho de produtividade mais claro ocorre quando os processos são automatizados, eliminado o tempo gasto com o preenchimento manual de vagas, cadastro de colaboradores, ferramentas de acompanhamento de desenvolvimento, tarefas que podem gastar o dia todo da equipe de RH.

Uma maneira menos direta de gerar produtividade é por conta da centralização de informações, responsável por permitir que todo time tenha acesso a dados, registros e documentos sem erros. Por fim, um sistema de RH traz várias informações sobre as habilidades de seus colaboradores e como eles podem ser alocados de modo inteligente em sua corporação.

Otimiza a satisfação dos colaboradores

Primeiro, esse tipo de ferramenta melhora consideravelmente o dia a dia de todos aqueles que estão diretamente envolvidos com as atividades de RH, ou seja, elimina as atividades repetitivas, simplifica os processos e automatiza a realização de vários procedimentos cansativos e desgastantes.

Já para os demais membros da empresa, um sistema completo de RH apresenta mais autonomia no acesso a informações importantes — tais como os contracheques, dados de férias, horas extras e demais registros que são relevantes. Assim, há mais transparência e segurança na relação entre os colaboradores e o próprio negócio.

Outro aspecto que vale para todos os seus colaboradores se refere a possibilidade de desenvolvimento profissional. Por meio de dados atualizados, o time de RH consegue identificar oportunidades de treinamento, habilidades necessárias e formações que são exigidas para atender a novas vagas na empresa.

Isso significa que há mais dados para identificar boas oportunidades para o time ser valorizado e alcançar novos postos junto à corporação.

Ajuda na redução de custos

Além de benefícios que podem parecer subjetivos, a implementação de um sistema de RH oferece vantagens diretas na redução de custos da empresa. Veja, a seguir, quais os principais focos de redução de despesa que essa ferramenta pode proporcionar:

• redução de atividades mecânicas: com esse tipo de otimização a equipe de RH recebe uma grande redução no fluxo de trabalho operacional, permitindo que sua equipe tenha mais qualidade de vida no trabalho e se dedique a tarefas estratégias, reduzindo a demanda por colaboradores e custos com pessoal;
• redução de erros: como muitas tarefas são automatizadas, há uma grande redução nos erros, além de evitar todas as horas que são perdidas em retrabalhos ou na busca por informações registradas de maneira incorreta;
• queda no turnover: um sistema também é responsável por otimizar a relação do colaborador com a empresa, oferecer boas oportunidades de desenvolvimento pessoal, além de identificar quais benefícios são mais importantes para os colaboradores, eliminando rotatividade alta da empresa e evitando vários custos que surgem com o treinamento de novos colaboradores.

Oferece agilidade

Ao implementar essa tecnologia, sua empresa também ganha agilidade em diversos processos internos, compartilhamento de informação, além de trazer vários dados importantes que podem ser compartilhados em tempo real. Entre todas as formas que ele contribui para aumentar a eficiência do negócio, destacam-se:

• integração e automação: conforme mencionado anteriormente, esse tipo de sistema traz recursos importantes para a integração de dados, que evita a redigitação de informações, e também permite automatizar várias tarefas operacionais;
• fornece acesso remoto: com um sistema de RH armazenado na nuvem, seu time pode acessar as informações de qualquer lugar que apresente acesso à internet, permitindo que modalidades como o home office possam ser implementadas sem prejuízos na qualidade das entregas;
• permite que a equipe tenha acesso ao self-service: por meio de sistemas de login e senha para os colaboradores, é possível que eles mesmos realizem uma solicitação formal para pedido de férias, ajustes na folha ponto, além de apresentar outras demandas de maneira mais eficiente e organizada;
• análise de dados: essa ferramenta também organiza, centraliza e classifica os dados, permitindo a elaboração de tendências e identificação de demandas que são necessárias para o desenvolvimento do time.

Quais os motivos para contar com sistema de RH?

Além de todas as vantagens citadas acima, contar com um sistema de RH é uma ação estratégica que todas as empresas deveriam adotar. Ao ter um software que atenda as necessidades do negócio, você poderá melhorar os seguintes aspectos:

• gerenciamento dos recursos humanos — um bom sistema pode ajudar a entender e gerenciar as principais informações dos colaboradores, dando suporte para tomar decisões acertadas na empresa;
• gerenciamento de benefícios — com mais informações sobre os funcionários, também fica mais simples fazer uma gestão de benefícios para motivar as pessoas e conseguir aumentar a produtividade;
• avaliação de desempenho — compreender como os colaboradores estão performando também é fundamental. Por meio de um sistema de qualidade, é possível monitorar as principais métricas de performance;
• segurança de dados — com a LGPD em vigência, é preciso garantir que as informações dos colaboradores permaneçam protegidas e um bom software pode ajudar com isso.

Como você pode notar, além de todas as vantagens citadas anteriormente, há diversos motivos para implementar um sistema de gestão no RH da empresa. Para isso, é necessário compreender quais são as funcionalidades que esse recurso deve oferecer.

Quais suas principais funcionalidades?

Após compreender a importância de contar com um sistema de RH, é preciso conhecer quais são as funcionalidades mais importantes que um software de qualidade oferece. Assim, você entende quais são os insumos que ele oferece para a sua empresa. Pensando em lhe ajudar com esse quesito, destacamos várias funções, a seguir.

Recrutamento e seleção

Encontrar novos membros para a empresa pode não ser uma tarefa muito simples. Por exemplo, é preciso entender o perfil do novo colaborador, além de compreender quais são as habilidades técnicas e comportamentais demandadas para um determinado cargo.

Essa é mais uma das funcionalidades que devem ser encontradas em um bom sistema de RH. Por meio dele, deve-se ter mais facilidade na hora de determinar o perfil da vaga a ser preenchida, bem como entender quem são os potenciais candidatos no banco de dados da empresa. Você também pode contar com a integração entre o site institucional da empresa, dados oferecidos pelos talentos, tudo isso com a segurança de gerir suas vagas sem vazamento de informações.

Esse tipo de informação pode diminuir os custos nas buscas por novos profissionais, sem contar a agilidade que gera na hora de escolher e integrar um colaborador à rotina da empresa.

Gestão de métricas

Ter como mensurar a performance dos colaboradores é importante para o desenvolvimento de um RH estratégico. Por meio dessas informações, é factível descobrir quem são os talentos, as principais formas de capacitar os colaboradores e como implementar uma política de reconhecimento adequada.

Por isso, a gestão de métricas é mais um fator que deve ser considerado na empresa. Ela ainda pode ajudar na avaliação de desempenho e na definição de metas, garantindo melhora no resultado do seu negócio.

Portanto, é essencial considerar essa e todas as outras funcionalidades que estão destacadas acima na hora de encontrar um bom sistema de RH para o negócio. Além disso, vale conferir as dicas apresentadas a seguir.

Como escolher sistema de RH?

Observar as funcionalidades de um sistema de RH é o primeiro passo para conseguir a melhor opção para a sua empresa. Porém, é necessário avaliar mais alguns fatores que farão toda a diferença na sua decisão. A seguir, destacamos alguns deles:

• entenda a necessidade da empresa — é preciso entender quais são as demandas do seu negócio para encontrar o software com melhor custo-benefício;
• avalie as funcionalidades — as funcionalidades são um ponto a ser observado para verificar se o sistema atende as necessidades da empresa;
• faça uma boa pesquisa — há muitas opções de software no mercado. Fazer uma boa pesquisa vai garantir que você faça a melhor escolha possível;
• confira certificações — um sistema de qualidade, em geral, vai contar com diversas certificações atestando a sua boa performance;
• analise o suporte — é relevante ter um atendimento de qualidade para solucionar os possíveis problemas que o sistema apresenta.

A solução da Fortes Tecnologia é uma excelente opção e conta com recursos que vão ajudar a melhorar a jornada dos seus colaboradores, oferecendo o controle necessário para se destacar no mercado e atrair os melhores talentos para a sua empresa.

Entendeu o que considerar ao escolher um sistema de RH e como escolher o adequado para a sua empresa? Além de todas essas dicas, vale contar com uma empresa com mais de 30 anos de mercado, como a Fortes Tecnologia. Ela conta com um software adequado para proporcionar produtividade, automatização e todos os benefícios que você viu ao longo deste texto.

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