Passo a passo da Folha de pagamento: como otimizar o seu DP?
Por Fortes Tecnologia
11minutos de leitura
Atualizado em: 30 de maio de 2023
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Quando o assunto é a gestão de uma empresa, a folha de pagamento é um dos pontos mais relevantes, sendo de responsabilidade do setor de Departamento Pessoal (DP). Esse documento é usado para diversas funcionalidades, incluindo a organização da contabilidade e financeiro da empresa.
A precisão do cálculo da folha de pagamento é fundamental para evitar erros, que além de frustrar os funcionários, podem ainda gerar multas e o pagamento de juros para a empresa.
Por isso, a folha de pagamento deve receber total atenção dos gestores empresariais, a fim de manter as atividades fiscais da companhia em dia, além dos funcionários motivados para fazer as suas melhores entregas.
Para ajudar você a entender como fazer uma folha de pagamento, preparamos este artigo exclusivo. Acompanhe!
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O que é uma folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que deve ser emitido mensalmente pelos empregadores, no qual estão descritas todas as informações referentes aos valores pagos e descontados dos trabalhadores.
Logo, o objetivo da folha de pagamento é que ela sirva como um demonstrativo para que os gestores possam verificar quais são os custos que englobam a manutenção dos funcionários em determinada empresa. E, como os números não podem mentir, o correto cálculo da folha de pagamento é de fundamental importância para o sucesso das atividades empresariais.
descontos como as faltas e os atrasos, entre outros.
Ou seja, a folha de pagamento é responsável por compilar todas as informações relacionadas à jornada do empregado durante o mês ou determinado período de tempo. Portanto, para que a apresentação dos cálculos seja a mais efetiva possível, é preciso que a equipe do Departamento Pessoal da empresa detenha certos conhecimentos técnicos sobre as leis trabalhistas e contabilidade.
O que diz a lei sobre a folha de pagamento?
Quando o assunto é folha de pagamento, a legislação, de acordo com o artigo 225 do Decreto nº 3048/99, exige que as empregadoras façam o registro para seus funcionários e prestadores de serviço.
A norma diz que as organizações são obrigadas a emitir o documento, também chamado de holerite, com as informações de pagamento para todos os funcionários, e neste registro deve constar todos os serviços prestados, sendo que uma via do documento emitido deve ser guardada por cada uma das partes.
Assim, o funcionário pode fazer uso do documento para comprovar renda, o que permite que ele tenha acesso a crédito, como financiamento de imóveis e veículos, por exemplo. A folha de pagamento também é importante para dar entrada no processo de aposentadoria, comprovando que contribuiu com as taxas ao longo da vida.
Quais informações são obrigatórias na folha de pagamento?
A legislação é categórica ao afirmar a obrigatoriedade da folha de holerite, mas não impõem um modelo pronto do documento. Dessa forma, cada organização é responsável por criar e adotar critérios específicos, alinhados com as suas necessidades e também especificidades.
No entanto, existem alguns dados que são de fundamental importância para que o documento se apresente de forma consistente e também de fácil entendimento. Veja a seguir!
nome completo do trabalhador, seja ele empregado, prestador de serviço, autônomo, entre outros;
função, cargo ou serviços prestados;
descontos dos encargos sociais;
frequência, incluindo faltas, afastamentos e atrasos;
forma de pagamento e data em que o valor estará disponível;
valor líquido a ser recebido pelo trabalhador.
É importante que o valor do salário líquido esteja disponível na conta do trabalhador na data acordada, sendo que os valores da folha do holerite podem ser divididos em adiantamento e pagamento de salário.
Como é feita a folha de pagamento?
A folha de pagamento é dividida em duas partes:
proventos;
descontos.
A primeira parte é referente aos salários, horas extras e adicionais como adicional noturno, remunerações variáveis, insalubridade e periculosidade. Caso a organização exerça alguma atividade que ofereça risco ao colaborador, é importante que você saiba que ele tem direito a receber a mais 10%, 20% ou 40% dependendo do grau de insalubridade.
A porcentagem é calculada levando em consideração o valor do salário da categoria do trabalhador. Assim, caso a atividade seja executada em um ambiente onde exista um alto índice de perigo ao empregado, ele tem o direito de receber um adicional de 30% sobre o salário.
A segunda parte da folha de pagamento é correspondente aos descontos, como:
INSS (Instituto Nacional de Seguro Social);
faltas;
benefícios;
contribuição sindical, entre outros.
Veja a seguir cada um deles!
INSS
O desconto do INSS incide sobre o valor total do salário do trabalhador, sendo ainda considerada as horas extras, adicionais e 13º salário. A contribuição ao INSS é obrigatória e serve para assegurar os benefícios da aposentadoria ao trabalhador. A previdência social disponibiliza uma tabela para você verificar a porcentagem de desconto.
FGTS
O pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), deve ser depositado pelas empresas até o dia 07 de cada mês, sendo que o valor corresponde a 8% do valor da remuneração do trabalhador, e sua finalidade é prestar uma assistência ao empregado em caso de demissão ou doenças.
O valor do FGTS também pode ser usado para dar entrada em moradia própria. O pagamento do fundo é de obrigatoriedade da empresa e em nenhuma hipótese deve ser descontado do trabalhador.
13º salário
Como o nome já diz o 13º salário corresponde ao pagamento de um salário extra ao final do ano, que deve ser depositado pela empresa em duas parcelas, sendo a primeira sendo entre os meses de fevereiro e novembro, e a segunda até o dia 20 de dezembro.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o desconto mais questionado pelos trabalhadores, mas é uma contribuição que é destinada ao governo. A tabela de desconto do IRRF varia de acordo com o salário do trabalhador, sendo que ele deve declarar o imposto sempre no início do ano.
Sindicato
O desconto referente aos sindicatos de classe passou a ser opcional em 2017, mas eles também devem ser considerados na folha de pagamento.
Faltas e atrasos
Em caso de ausências e faltas não justificadas, a legislação autoriza o desconto em folha das horas faltosas ao trabalho.
Vale-transporte
O desconto para a concessão de vale-transporte em folha é de 6% sobre o salário, contudo, há casos em que as empresas não descontam o valor, como uma forma de benefício ao trabalhador, que tem direito ao transporte, independente da distância até o local de trabalho.
Ainda podem existir outras despesas que podem ser descontadas da folha de pagamento, como:
Vale-alimentação;
Plano de saúde;
Vale-refeição;
Odontológico, entre outros.
Essas despesas podem ou não ser descontadas na folha de pagamento, ficando a critério da empresa, sendo importante consultar um contador para verificar esses descontos, pois ele dará mais segurança em relação aos direitos, benefícios e liberdade de descontos, levando em consideração o regime de tributação da empresa empregadora.
Nesse cenário, fica fácil entender que uma das maiores despesas de uma organização, é mesmo a folha de pagamento e, por isso, é preciso ter máxima atenção no cálculo da mesma.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
De posse do conhecimento do que é salário bruto e quais os descontos permitidos, veja a seguir, de forma prática, como fazer o cálculo da folha de pagamento. Para isso, vamos considerar que o trabalhador ganha R$ 2.500,00 mensais de salário bruto.
Antes de tudo, considere os descontos que, neste cenário, serão:
INSS: a alíquota para essa faixa é de 11% – R$ 275;
FGTS: 8% do salário – R$ 200;
IRRF: para esse salário, a taxa é de R$ 142,80
Vale-alimentação: é permitido deduzir até 20%, mas o mais comum é que se desconte 10%. Nesse caso, o desconto seria de R$ 250.
Vale-transporte: se o empregado receber R$ 220 de benefício, a empresa vai descontar 6% do salário, o que corresponde a R$ 150;
Caso o trabalhador não tenha atrasos ou faltas a serem descontadas durante o mês, as deduções somariam R$ 1.017,80. Então, com um salário bruto de R$ 2.500, o trabalhador receberá, de fato, R$ 1.482,20 em salário líquido.
Como fazer a gestão financeira da folha de pagamento
Quando se considera a gestão financeira de uma empresa, a folha de pagamento é uma das questões mais importantes a se considerar. Caso a empresa atue com a prestação de serviços, por exemplo, os gastos com a folha de pagamento corriqueiramente se apresenta como a maior fonte de gastos.
Logo, quanto mais eficiente forem os processos burocráticos referentes à folha de pagamento, maiores as chances de você poder se dedicar a questões mais estratégicas no negócio. Para que você controle de forma mais efetiva a folha de pagamento da sua empresa, separamos algumas dicas. Acompanhe!
Previsão de férias
É comum gestores menos experientes não considerarem o provisionamento das férias dos trabalhadores no caixa da empresa. Com isso, pode haver um significativo desequilíbrio entre as contas, levando a empresa a prejuízos.
Por essa razão é importante fazer a reserva de um valor mensalmente para o pagamento das férias dos colaboradores. Dessa forma, você garante fluxo de caixa suficiente para arcar com essa despesa. Esse valor que deve ser reservado todos os meses corresponde a ⅓ (um terço) do salário bruto do trabalhador, dividido por 12 meses.
Exemplo:
Salário Bruto = R$ 2.500,00
⅓ de férias= R$ 833,34
Poupança mensal = 833,34/12 = R$ 69,45
Previsão de 13º
A previsão do 13º salário segue a mesma lógica do provisionamento de férias. Você deve reservar, todos os meses, o salário bruto do empregado dividido por 12 meses.
Exemplo: 2.500 / 12 = R$ 208,34
Previsão de FGTS
Esse é um item que não pode passar despercebido pelo gestor da folha de pagamento. Além dos 8% sobre a remuneração dos trabalhadores, que são recolhidos com a guia do mês, é preciso reservar, todos os meses:
8% sobre ⅓ da remuneração bruta dividida por 12 para o FGTS das férias;
8% sobre a remuneração bruta dividida por 12 para o FGTS do 13º salário;
4% sobre o salário, dividido por 12 para a multa no FGTS rescisório (para o caso de dispensa sem justa causa).
Como facilitar os processos da folha de pagamento?
Como você pode perceber, são várias as questões que envolvem a folha de pagamento, por isso, é preciso ter muita organização e estabelecer alguns processos, a fim de tornar mais eficiente o controle e gerenciamento desse documento. Confira a seguir as dicas que preparamos para você!
Defina um padrão para registro
É comum que cada funcionário do DP tenha o desejo de organizar da sua forma pessoal o trabalho realizado, argumentando, inclusive, que a legislação não estabelece um padrão para a folha de pagamento. No entanto, isso pode facilitar a incidência de erros, principalmente na ausência do funcionário em questão. Logo, o melhor a fazer é padronizar os registros.
Um exemplo prático para isso é uniformizar as contas que fazem os pagamentos e definir planos de cargos e salários. Com isso, é possível tornar os processos mais objetivos e claros.
Faça uma cópia dos documentos
Como a folha de pagamento é um documento obrigatório para todos os empregadores, é importante frisar que as companhias que têm funcionários são passíveis de fiscalização, e qualquer irregularidade, pode ocasionar multas.
Logo, para a empresa se resguardar em caso de auditorias externas e internas, é preciso manter uma cópia das folhas de pagamento e, para isso, você pode fazer um backup com todos os documentos da folha. Dessa forma, a companhia fica resguardada em caso de qualquer tipo de fiscalização.
Faça os pagamentos em um mesmo período
Organizar e programar os pagamentos de todos os colaboradores para um mesmo período ajudará você a evitar retrabalhos ao longo do mês. O que a maioria das organizações pratica é organizar o pagamento para as datas de pagamento e centralizá-las em até duas vezes.
Como reduzir o custo da folha de pagamento?
Um dos grandes desafios dos gestores de uma organização é reduzir custos, e isso pode ser feito com medidas inteligentes como, por exemplo, adotar o banco de horas.
Dessa forma, você mantém os gastos equilibrados, sem ter de dispensar funcionários por conta da elevação dos custos com a folha de pagamento. Para você ter uma ideia, o uso do banco de horas torna possível uma redução no pagamento de horas extras, que acrescentam entre 50% e 100% o valor da hora de trabalho do empregado.
Contudo, para que essa estratégia seja bem-sucedida, é importante que ela não seja imposta aos trabalhadores, mas sim conversada. Com isso é possível entender as motivações de cada um e compreender, na prática, como essa mudança vai interferir tanto na produtividade dos funcionários, quanto nos custos.
A empresa pode, por exemplo, contar com estratégias de endomarketing para convencer os colaboradores de que aquelas horas a mais podem ser usadas para momentos de folga, como emendar um feriado ou prolongar um final de semana.
Para aqueles colaboradores que estudam, essa também é uma excelente solução para que eles possam usufruir de momentos para estudar em períodos de provas. O banco de horas também pode ser usado para incrementar as férias, concedendo ao colaborador mais tempo com a família. Logo, a estratégia do banco de horas é um incremento para a qualidade de vida do trabalhador.
Uma outra solução para reduzir o valor da folha de pagamento é considerar a terceirização de serviços. Desde 2017, a legislação brasileira permite a contratação de funcionários terceirizados também para a atividade-fim do negócio. Com isso, é possível que as organizações atendam às demandas extras pontuais, atendendo ao crescimento da companhia, mas sem onerar a folha de pagamento.
A vantagem de terceirizar funcionários é que não é necessário arcar com as obrigações trabalhistas, já que essas ficam por conta da empresa contratada que é responsável pela terceirização de serviços. Contudo, ao contratar os serviços de uma terceirizada, é preciso estar atento a alguns pontos, como a reputação da empresa no mercado. Vale lembrar que os funcionários registrados pela sua empresa, continuam sob a responsabilidade do seu negócio.
Como melhorar o cálculo da folha de pagamento?
Para melhorar o cálculo da folha de pagamento, além de apostar em uma ampla organização dos processos, ainda é possível contar com um sistema de gestão. Além de fazer a gestão de clientes, a ferramenta também pode ser usada no setor de DP para cumprir as determinações legais, essa ferramenta é bastante eficiente quando o assunto é a gestão dos dados da folha de pagamento, o que, por exemplo, evita erros que podem acarretar em processos trabalhistas e outras complicações futuras.
Como a folha de pagamento é um documento que serve como histórico do colaborador, é fundamental que ele seja o mais preciso possível, e é por essa razão que contar com um sistema ajuda a otimizar todos os processos da folha de pagamento. Além disso, confere outras vantagens. Veja a seguir!
Centralização de dados
Quando você conta com a facilidade de um sistema de folha de pagamento, é possível concentrar todas as informações dos colaboradores em um único lugar. Dessa forma, ao fazer a contabilidade dos valores, é possível analisar se ocorreu atrasos ou faltas, além de ter acesso a esses dados para consulta de forma rápida.
Com isso, a rotina do setor de departamento pessoal é otimizada, além das atividades poderem contar com maior agilidade, organização e também produtividade. Todas essas características são de fundamental importância para a elaboração da folha de pagamento de modo mais eficiente.
Registro de cargos e salários
Quando a sua empresa conta com um software de folha de pagamento, é possível automatizar as atividades referentes aos registros de cargos e salários dos trabalhadores da empresa. Dessa maneira, você pode fazer o registro de todos os cargos disponíveis na sua organização, bem como as respectivas remunerações.
Assim, quando a companhia fizer a contratação de um novo funcionário, não será preciso registrar a sua remuneração, pois bastará informar qual será o cargo em questão, e os dados serão automaticamente vinculados, o que facilita o pagamento e também a gestão de benefícios.
Emissão de relatórios
Todo gestor sabe que contar com dados é fundamental para embasar a tomada de decisão, não é mesmo? Ao contar com uma ferramenta de folha de pagamento efetiva, é possível fazer o acompanhamento de todas essas informações, como, por exemplo, fazer a gestão de desempenho dos trabalhadores, além de outros indicadores que a empresa desejar.
Dessa forma, a gestão se torna mais estratégica, pois as decisões passam a ser conduzidas pelas informações geradas, o que ajuda a empresa a se desenvolver de forma mais consistente e também eficiente.
Controle sobre a jornada de trabalho
O controle da jornada dos colaboradores é muito importante para medir o tempo de produtividade da equipe. Ao contar com um sistema de registro de ponto integrado ao software de folha de pagamento, é possível fazer um controle mais efetivo da jornada de trabalho, tornando-a mais efetiva.
Todo o processo ocorre de forma automatizada, pois a empresa dispensa a marcação manual dos registros de entrada e saída dos funcionários. Nesse cenário, o sistema funciona de forma integrada ao relógio de ponto, que passa a capturar o arquivo txt, criando uma marcação que será registrada no sistema de gestão.
Redução de erros
Como os processos do sistema de folha de pagamento são automatizados, é possível reduzir os erros de digitação, o que pode gerar erros na folha de pagamento, além de retrabalho que ocasionam atrasos em sua entrega.
Nesse cenário, a ferramenta torna possível uma maior precisão na contabilização dos salários dos funcionários, considerando também o acréscimo de comissões ou outros benefícios adicionais. Com isso, a empresa passa a ganhar mais confiabilidade e segurança, além do cumprimento das obrigações trabalhistas.
A desoneração da folha visa possibilitar a contratação de um maior número de trabalhadores e para isso permite às empresas dos setores beneficiados pagarem alíquotas de 1% a 4,5% sobre a receita bruta, em vez de 20% sobre a folha de pagamento.
Visando estabelecer formas de estabelecer a prorrogação da desoneração, a norma também prevê aumento em 1% da alíquota da Cofins-Importação.
Como vimos ao longo desta leitura, a folha de pagamento impacta de forma direta no bom andamento das atividades empresariais e, por isso, precisa da máxima atenção dos gestores. Esse processo pode ser facilitado com a adoção de um sistema, que tem a função de otimizar todos os processos e ainda mitigar erros.
Por: Fortes TecnologiaEquipe de marketing da Fortes Tecnologia. O time de marketing da empresa está constantemente analisando e produzindo os melhores conteúdos sobre o gestão contábil, gestão de pessoas, gestão financeira, gestão empresarial e tecnologias inovadoras. A equipe conta com o apoio de especialista em cada área e traz para o blog da Fortes, tudo que há de novidade no mundo empresarial.
