Os séculos vão se passando, e com eles ficam para trás alguns trabalhos e processos manuais, dando lugar a tecnologia e inovação. Ela está presente nas compras online, operações financeiras, automação de processos, entre outros, e claro que a gestão de pessoas não ficaria de fora dessa revolução tecnológica e é sobre isso que irei tratar na matéria de hoje, a tecnologia e a gestão de pessoas!

Tratando especificamente da gestão de folha de pagamento, o Fortes Pessoal, é uma solução da Fortes Tecnologia dedicada à gestão e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias e que permite fazer a automação do DP que muitas vezes são realizados de forma manual.

Atualmente, adequado ao eSocial, o Fortes Pessoal tem papel importante no armazenamento e gerenciamento de dados trabalhistas, mas mesmo adequado às exigências do Governo, esta solução oferece muito além do que a geração de pagamentos e envio de informações às plataformas governamentais.

Uma boa solução em gestão de pessoas deve oferecer aos seus usuários segurança e funcionalidades que auxiliem em tomadas de decisão e otimização de processos, então, irei te apresentar algumas ferramentas estratégicas que irão trazer mais resultados às rotinas do departamento pessoal.

Processamento em grupo

Indicado para empresa pertencentes a grupos econômicos geridas no mesmo banco de dados e para especialmente para contadores responsáveis pela folha de pagamento dos clientes, o processamento em grupo permite a geração e cálculo do adiantamento de folha e folha de pagamento em uma mesma tela, sem a necessidade de acessar as empresas de forma individual para a realização do processamento.

Imagine o tempo perdido para criar e calcular o adiantamento de folha de pagamento se você precisa fazer esta operação acessando uma empresa por vez. Bom, mas você deve ter ficado curioso sobre onde encontrar essa funcionalidade. Se você já é cliente, basta acessar o menu movimentos de processamento em grupo. 

Ah! Mas não esqueça de definir algumas configurações como, por exemplo, a data de pagamento do adiantamento e folha. Se tiver alguma dúvida ou quer saber mais sobre ela, acesse o vídeo sobre o processamento em grupo em nossa central de conteúdos no Fortes Pessoal.

Automação da Folha de Pagamento

Como mencionado no tópico anterior o processamento e grupo tem por objetivo facilitar o processo de criação e cálculo do adiantamento e folha de várias empresas, mas já pensou em agendar determinado processo e o próprio Fortes Pessoal realizar essa tarefa?

No Fortes Pessoal isso é possível, com o uso de um software que permite realizar o agendamento das operações e assim evitar a confecção manual desses pagamentos, além da emissão de relatórios também de forma automática, tudo programado e agendado para dia e horário definido pelo cliente.

Auditoria de folha

Para quem deseja mais segurança, confiabilidade e reduzir possíveis fraudes nos dados processados nas folhas, a auditoria de folha vai suprir essa necessidade. Com ela, algumas operações só podem ser realizadas após a aprovação do gestor. Imagine a situação, em que após o processamento da folha, houve uma alteração salarial exatamente no mês da folha já calculada. Tal situação é bastante delicada visto que a folha estaria com valor diferente da alteração realizada. Com a auditoria de folha, alguns relatórios como, por exemplo, a listagem e contracheques só podem ser visualizados e impressos após aprovação da alteração salarial por parte do gestor.  Além de evitar alterações ilícitas, evita erros nas operações e divergência entre os dados cadastrais dos empregados e os pagamentos dos mesmos.

Ah! E só uma dica. É importante não confundir a funcionalidade com a auditoria de folha que mostra o registro das operações no Fortes pessoal. Na primeira é necessária a autorização do gestor para confirmar algumas alterações nos dados cadastrais do empregado, enquanto que a segunda apenas registra as operações realizadas, como data, hora, operação realizada e usuário que realizou.

Gerenciamento de colaboradores 

Imagine a trabalheira para conferir e em seguida movimentar os pagamentos para incluir, alterar, ou excluir informações das folhas. Com o gerenciamento de colaboradores essa tarefa se torna mais rápida e ágil.

Em uma única tela é possível visualizar todos os pagamentos de um determinado período escolhido, tais como, folhas, férias, 13º salários, rescisões e até as provisões de férias e 13° salário.  Além de conferir é possível realizar qualquer modificação no pagamento dos empregados, desde que não estejam encerradas, sem a necessidade de sair de uma tela e acessar outra.

Rescisão em lote

Demitir colaboradores nunca é uma tarefa fácil, ainda mais quando é necessário fazer o desligamento de vários empregados ao mesmo tempo. Muito comum em algumas atividades empresariais, o desligamento, por muitas vezes, se faz necessário, quando ocorre, por exemplo, a finalização de determinadas demandas, situação corriqueira na construção civil. Bom, a tarefa de demitir continua não sendo uma tarefa fácil, pois se trata da vida das pessoas, mas a tarefa de realizar o desligamento no sistema de folha não precisa ser tão trabalhosa e traumatizante.

No Fortes Pessoal, é possível realizar automação desse processo com a funcionalidade de rescisão em lote. Nela, é possível realizar o desligamento de vários empregados ao mesmo tempo, inclusive a emissão dos principais documentos necessários, como termo de rescisão, aviso prévio, dentre outros.

GPS multiempresa

Assim como as funcionalidades anteriores, a GPS multiempresa permite a inclusão em lote da GPS de várias empresas ao mesmo tempo, assim, após a conclusão dos pagamentos, basta fazer inclusão dessa obrigação sem o trabalho de fazer isso de forma individual.

Lembrando que com a implantação do empresas para as empresas do 1° e 2° grupo do eSocial, essa inclusão permanece para fins de conferência entre os valores calculados entre o Fortes Pessoal e DCTFweb, visto que o recolhimento das contribuições previdenciárias passou a ser feitas via DARF. 

Controle de planos de saúde

Quando falamos de benefícios concedidos aos empregados, pensamos de imediato em vale-transporte, vale-refeição, e claro, plano de saúde. Neste último a empresa tem a opção de pagar 100% do plano ou somente parte dele. Neste caso, haverá o desconto na folha de pagamento dos empregados que optaram pelo plano. A partir daí vem outra responsabilidade além de realizar o desconto em folha.

A empresa precisa ter especial cuidado com os planos de saúde, pois além do desconto em folha, a empresa precisa enviar essa informação para DIRF, uma declaração exigida pela Receita Federal. Bem, mas falando de ferramentas estratégicas, que tal facilitar o gerenciamento e envio dessa informação à DIRF?

 Estou falando da funcionalidade de controle de planos de saúde. Com ela, a empresa pode realizar o controle do plano descontado do empregado e a parte paga pela empresa, ou seja, os subsídios de plano de saúde. Lembrando que o controle não se restringe ao empregado, mas também de seus dependentes, logo, com a utilização dessa funcionalidade, a empresa pode gerar os valores mensais dos planos e armazenar essas informações para o envio da DIRF no início de cada ano.

Fortes conecta 

Apesar de não ser uma funcionalidade pertencente ao Fortes Pessoal, o Conecta trabalha de forma integrada facilitando o processo de comunicação entre o escritório contábil e os clientes. Com o Fortes Conecta, o cliente do contador pode enviar os dados de novos empregados para a contratação, além de enviar a solicitação de férias e rescisão e envio dos lançamentos das folhas. 

Imagine tudo isso registrado e protocolado! Uma ferramenta segura e eficaz no gerenciamento, envio e recebimento de dados e solicitações entre cliente e empresa contábil, e o que é melhor, é totalmente gratuito para os clientes Fortes. Nunca foi tão fácil realizar a automação do DP da sua empresa.

Fortes Colabore

Para finalizar com chave de ouro, não poderia deixar de falar do Fortes Colabore. Assim como o Fortes Conecta, ele não pertence ao Fortes Pessoal, mas é totalmente integrado com ele e tem como finalidade fazer o controle de batida de ponto, banco de horas.

Além de tudo isso, o colaborador tem acesso aos seus comprovantes de pagamentos gerados e declaração de rendimentos, tudo gerado pelo Fortes Pessoal.

Vale ressaltar que o Fortes Colabore existe em duas versões, a freemium, ou seja, gratuita, e a versão completa. Na primeira, o colaborador tem acesso a sua última folha gerada pelo Fortes Pessoal. Já na versão completa ele tem acesso às outras funcionalidades já mencionadas.

Aqui você conheceu apenas algumas das muitas funcionalidades do Fortes Pessoal que podem auxiliar as rotinas do departamento pessoal, tornando o setor mais ágil e estratégico com a automação do DP.

Se você já é cliente Fortes, não perde tempo e veja os vídeos com o passo a passo em nossa central de conteúdos, e se você ainda não é nosso cliente o que está esperando para fazer a Automação do DP da sua empresa e abandonar processos manuais e onerosos?