Contabilidade para e-commerce: saiba mais sobre esse assunto!

Contabilidade para e-commerce: saiba mais sobre esse assunto!
10 minutos de leitura

A contabilidade para e-commerce é responsável por guiar este negócio de âmbito digital pelos melhores caminhos rumo ao seu crescimento no médio e longo prazo. A principal razão para isso é que a contabilidade moderna atua como um conselheiro junto ao negócio, indicando as melhores formas de proveito das situações fiscais.

Neste artigo, vamos mostrar a você todos os detalhes em relação a contabilidade para quem deseja (ou já atua) no ramo das lojas virtuais. Você saberá exatamente qual regime tributário escolher, bem como a maneira correta de manter o negócio saudável. Não perca mais tempo, mãos à obra!

Qual é a importância da contabilidade para o e-commerce?

Com a transformação digital ocorrida ao longo dos últimos anos, o comércio tem efetuado um forte movimento de migração rumo às vendas online. Com isso, ganham cada vez mais força as transações por meio dos canais virtuais de atendimento.

Isso não quer dizer que essas empresas estejam desobrigadas de suas obrigações fiscais. Muito pelo contrário, mais do que nunca se faz presente a necessidade de um processo contábil eficiente e um planejamento tributário adequado.

Para início de conversa, é possível operar no meio digital sem uma regularização fiscal. No entanto, é sabido que um empreendimento pode prosperar de verdade apenas se estiver em dia com a legislação para esse fim. É nesse momento que a necessidade da contabilidade se faz presente, pois é preciso ser intermediado por um profissional da área para requerer uma regularização.

Partindo desse pressuposto, é válido frisar também que o modo pelo qual trabalha a contabilização atual vai muito além de preencher os requisitos necessários. Os serviços mais modernos funcionam como uma consultoria, na qual um dono de e-commerce é orientado de forma a tomar as melhores decisões de cunho estratégico, visando o crescimento contínuo do negócio.

Existem situações ligadas à parte tributária e fiscal que somente um conhecimento especializado pode identificar corretamente, atuando como guia. Com base nisso, vê-se a função imprescindível do suporte especializado que seja voltado para um comércio eletrônico, e os proprietários desse tipo de empreendimento precisam saber a forma correta de contar com um auxílio de um contador nesse campo de trabalho.

Como escolher o melhor regime tributário?

É de extrema importância que exista um auxílio contábil no momento de definir qual será o regime tributário do e-commerce em questão. Erros nesse momento certamente causarão pagamentos de impostos de forma indevida. Logicamente, isso diminuirá a margem de lucro do negócio, colocando em risco a sobrevivência futura do empreendimento.

Dessa forma, a contabilidade é capaz de identificar as principais variáveis de um comércio eletrônico para enquadrá-lo no regime tributário adequado. Segundo a legislação brasileira, existem quatro modalidades possíveis: o e-commerce pode ser identificado como microempreendedor individual, optante pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou mesmo pelo Lucro Real.

A seguir, caracterizaremos melhor cada um dos regimes tributários disponíveis a esse tipo de negócio. Acompanhe.

MEI — Microempreendedor Individual

Esse modelo tributário é o que contempla o valor mais baixo de faturamento. Pela legislação, podem enquadrar-se dessa forma os negócios que têm faturamento de até R$ 81 mil por ano. Para converter em faturamento mensal, este deveria ficar sempre por volta de R$ 6.750,00.

Trata-se de um regime ideal para quem está iniciando. De fato, é uma escolha muito comum entre profissionais autônomos. A grande vantagem está justamente em trabalhar de forma regularizada e, com isso, ter acesso aos benefícios previdenciários sempre que houver necessidade. Ponto importante a ressaltar é que, para fazer jus a essa modalidade, o aspirante a titular de uma MEI não pode ser sócio em nenhuma outra empresa. É bom ficar atento a esse detalhe.

Como forma de simplificação da rotina fiscal de um MEI, ele não é obrigado a emitir notas fiscais relativas às suas vendas. No entanto, isso não significa que não haverá nenhum pagamento relativo a alguma taxa. A simplificação está justamente no pagamento fixo mensal que o MEI deve efetuar, pois todos os tributos estão condensados em uma mesma guia de cobrança.

O “canhoto” chama-se DAS-MEI e significa Documento de Arrecadação do Simples Nacional. O valor-base do pagamento é sempre o equivalente a 5% do salário-mínimo com acréscimo de acordo com a atividade exercida. Essa contribuição é referente ao INSS e dá direito ao MEI de ter acesso a todos os benefícios previdenciários, como aposentadoria e auxílio-doença, por exemplo.

Com o salário no valor de R$ 1.100,00, a base do DAS-MEI está em R$ 55,00. Como um e-commerce tem atividade ligada ao comércio, deve ser acrescentado o valor de R$ 1,00 referente à cobrança de ICMS, que dá um total de R$ 56,00. Se, além da atividade comercial, também estiver presente a prestação de algum serviço, cobra-se a taxa referente ao ISS de R$ 5,00, totalizando R$ 61,00.

Simples Nacional

O Simples Nacional foi um regime tributário instituído no ano de 2006 que ajudou os pequenos negócios a unificarem os impostos. Isso simplificou o cálculo dos pagamentos tributários e, consequentemente, a regularizar a situação fiscal dessas empresas.

O e-commerce que tiver um faturamento superior ao limite, quando da condição de MEI, ou já iniciar suas atividades faturando mais de R$ 81 mil, até R$ 4,8 milhões por ano, deve optar por esse regime. O cálculo do total faturado sempre deve ser feito somando o valor angariado no prazo dos últimos doze meses passados.

A unificação dos impostos é bastante ampla e abrange os tributos das três esferas da administração pública. No âmbito federal, tem-se a junção da CSLL, PIS, COFINS, IRPJ e IPI. Já na esfera estadual, o imposto unificado é o ICMS, enquanto o tributo municipal englobado é o ISS.

Por fim, tem-se também a inclusão do pagamento referente ao INSS somado a toda essa unificação. No final das contas, a carga tributária final tem variação entre 4,5% e 16,93%.

Lucro Presumido

Este tipo de regime tributário é o segundo mais popular na economia brasileira, ficando atrás apenas do Simples Nacional. Trata-se de uma escolha de fácil entendimento e que ajuda empresários e escritórios de contabilidade a fazerem suas obrigações fiscais de modo mais acertado.

Para se enquadrar nessa tributação, o e-commerce deve ter faturamento mais alto que o explicado no tópico anterior — ou seja, mais de R$ 4,8 milhões nos últimos doze meses. No entanto, não pode ultrapassar mais que R$ 78 milhões faturados, o que convém dizer ser um valor de faturamento bem interessante para um negócio digital.

Lucro Real

Este regime tributário é de obrigatoriedade para qualquer empreendimento que apresente faturamento anual superior a R$ 78 milhões por ano. No entanto, também pode ser escolhido pelos que se encontram na faixa anterior. Entretanto, nem de longe essa é a escolha preferida das empresas brasileiras.

O motivo para isso é a complexidade um pouco mais elevada para que se consiga fazer a apuração tributária de forma correta. O lucro auferido não pode ser simplesmente estimado, como ocorre no modelo de lucro presumido. Ou seja, os números devem corresponder à realidade nua e crua e daí vem a sua nomenclatura.

O fato é que a maioria dos e-commerces em solo brasileiro optam pelo regime de MEI e do Simples Nacional. O que realmente importa aqui não é “seguir a boiada”, ou seja, fazer porque todo mundo faz.

Para quem deseja atuar no ramo de lojas virtuais, o mais indicado é fazer uma análise criteriosa a respeito de suas condições e projeções para escolher o regime tributário que se adéqua melhor ao negócio. Essa é a melhor forma de lidar com a elisão fiscal de qualquer natureza.

Quais os impostos que devem ser pagos?

De fato, a obrigação de cálculo para posterior recolhimento dos impostos gerados pelo faturamento de um e-commerce é de responsabilidade do profissional da contabilidade do empreendimento. No entanto, é interessante que o proprietário de um negócio dessa natureza e proporções conheça o básico da formação de sua base tributária.

Nesse sentido, é importante frisar que a loja virtual não difere em nada no que concerne ao pagamento de impostos federais de uma loja física comercial. Os impostos da federação já citados aqui valem para os dois modelos: PIS, COFINS, IRPJ, CSLL e IPI. A maior diferença, portanto, se concentra nos impostos de cunho estadual (visto que as vendas podem ocorrer de um estado para outro) e no imposto municipal sobre serviços. Acompanhe.

ICMS — Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

Antes do ano de 2018, o tributo de ICMS era dividido entre os estados que participavam da transação. Ou seja, em uma venda de um e-commerce feita do Rio de Janeiro para São Paulo, o valor do imposto era compartilhado entre os dois estados participantes. No entanto, essa situação mudou em 2019 e agora apenas o estado de destino do produto recolhe o tributo.

Vale lembrar que o imposto deve ser recolhido para toda e qualquer venda realizada pela loja virtual. A alíquota incidente na operação varia de acordo com o estado para o qual a mercadoria é enviada. Seu leque de variação fica entre 7% e 12% do valor do produto, sendo que, para os estados do Paraná, Rio de Janeiro e São Paulo, essa carga tributária é de incríveis 18%.

Assim, um produto adquirido por alguém que esteja em alguma cidade contemplada pelos estados citados e que custe R$ 1.000,00, R$ 180,00 serão relativos apenas ao pagamento de ICMS. Toda essa quantia vai parar nos cofres públicos do estado em questão.

ICMS- ST — Substituição Tributária

Existem casos em que o responsável pelo recolhimento desse tributo estadual deixa de ser de quem efetuou a venda e passa para outro contribuinte. Pode ser que a atribuição seja repassada para o varejista de que distribui o produto, para o comprador final ou, no caso mais comum, a indústria que fabricou o produto.

Para saber em qual caso essa situação é aplicável, deve-se fazer uma consulta relativa à mercadoria em questão. Dessa forma, a incidência da substituição tributária dependerá do produto comercializado. Essa é mais uma razão para contar com uma boa assessoria contábil, pois o ofício precisa ser dominado pelo profissional para que a orientação seja a mais acertada possível e não haja ocorrência de pagamentos indevidos de impostos ou multas de qualquer natureza.

ISS — Imposto Sobre Serviço

Esse tributo é de competência municipal e semelhante ao atual caso do ICMS, deve ser recolhido pelo município de destino da mercadoria, caso a transação seja efetuada entre diferentes cidades. Um ponto importante a se destacar é que o recolhimento só ocorrerá se o e-commerce em questão fizer a negociação de serviços em vez de produtos ou também se estiver presente a prestação de serviços junto à mercadoria vendida.

A alíquota é um pouco mais baixa que o ICMS e depende da tabela de impostos do município de destino do serviço. Geralmente, ela varia entre 2% e 5% do valor cobrado pela prestação. No entanto, é fácil de perceber que quando somam-se todos os tributos passíveis de recolhimento, a carga tributária tende a ser alta. Não esqueçamos, estamos no Brasil, país de elevados impostos.

Como fazer um planejamento contábil eficiente?

Diversas variáveis interferirão no momento de fazer um planejamento junto ao serviço de contabilidade. Ele é importante demais pelo fato de que, se não for bem-feito, certamente gerará prejuízo para o e-commerce.

Planos tributários deficitários geram pagamentos de impostos a mais e isso advém de multas decorrentes de perdas de prazo. Além disso, vantagens fiscais podem não ser observadas caso não seja feito um estudo prévio da situação. Veja a seguir as principais recomendações.

Acompanhe a saúde financeira do e-commerce

Esse acompanhamento é possível apenas graças ao registro dos dados financeiros do negócio. Isso pode ser feito em uma planilha simples quando o e-commerce está na fase inicial de suas operações. No entanto, pode ser mais difícil fazer dessa maneira quando o negócio cresce consideravelmente. Para resolver esse problema, existem sistemas contábeis que podem ser contratados para auxiliar nas atividades de escrituração.

Faturamento, despesas fixas e variáveis, notas fiscais e ordens de compra, tudo deve estar devidamente anotado em um sistema de registro, quer seja ele simples ou complexo. Futuramente, a compilação desses dados pode ser feita para que relatórios possam ser gerados.

É por meio deles que a visão geral da gestão financeira da loja virtual poderá ser visualizada. Assim, gastos desnecessários podem ser identificados e cortados. Períodos de menor faturamento são reconhecidos e promoções podem ser lançadas para ajudar a aumentar as vendas.

Planeje o pagamento dos tributos

Se perder em meio aos prazos dados para o correto pagamento de impostos pode ser algo desastroso para um e-commerce. Para todo e qualquer atraso, haverá sempre a incidência de multas e, conforme o tempo passa, os juros tornam-se cada vez maiores. Negligenciar esse ponto pode colocar a sobrevivência do negócio em risco.

Para que isso não aconteça, é recomendado ter um planejamento prévio a respeito das datas de pagamento de cada um dos tributos (incluindo os impostos trabalhistas). Uma boa organização resolve essa questão, evitando problemas futuros. Para isso, basta que o e-commerce se planeje, envie toda a documentação e forneça os dados necessários dentro do prazo correto. Assim, a contabilidade poderá gerar todas as guias necessárias para o pagamento das obrigações.

Tenha as taxas atualizadas sempre

Esse tópico toma como referência o fato de que um e-commerce (assim como todo negócio digital) não tem fronteiras e, com isso, pode vender para qualquer um em qualquer lugar. Basta que exista uma estrutura para isso.

Portanto, o primeiro ponto de atenção é em relação às transações interestaduais, pois, conforme já foi explicado, os tributos estaduais diferem a depender dos estados envolvidos nas operações de compra e venda.

O segundo ponto de destaque é que o e-commerce em questão pode decidir fazer vendas internacionais. Considerando essa situação, a atenção deve ser ainda maior, pois a questão tributária é completamente diferente em comparação às vendas domésticas.

A contabilidade deve trabalhar da forma mais próxima possível do negócio para que nenhum erro seja cometido e nenhum imposto a mais deva ser pago. Isso também faz parte de um gerenciamento de caixa inteligente.

Como deve ser a rotina contábil de um e-commerce?

No caso de uma loja virtual, algumas peculiaridades colocam a rotina desse empreendimento com obrigações que devem ir além de simplesmente apurar e pagar os impostos. A prática de confecção de relatórios precisa ser constante em um negócio dessa natureza, pois informações como o número de visitantes ao site, o total de vendas efetuadas e abandonadas devem ser sempre muito bem conhecidas.

Em se tratando da parte financeira, é interessante que a contabilidade mantenha bons registros a respeito do lucro auferido pelo negócio, pois dessa forma podem ser feitos os planejamentos a respeito de possíveis melhorias no sistema. O auxílio contábil deve prever também orientações quanto à manutenção de um capital de giro, já que é esse recurso que proporcionará o bom andamento do e-commerce nos estágios iniciais e quando as vendas apresentarem quedas.

Além disso, as atividades rotineiras precisam ser executadas como se faz para qualquer outro negócio, como a gestão da folha de pagamento dos funcionários contratados, apuração de férias e décimo terceiro salário, entre outros. Vale ressaltar que tudo isso só pode ser possível se o e-commerce funcionar dentro da legalidade e devidamente regularizado. Ponto importante é o atendimento ao código de defesa do consumidor, que também só será possível dentro de uma regularização bem-feita do empreendimento.

Quais são as melhores práticas de contabilidade para um e-commerce?

Existem determinadas ações que, se levadas à risca como disciplina dentro de um e-commerce, poderão garantir seu melhor funcionamento. Uma delas diz respeito à organização de processos e documentos. Em relação à contabilidade, isso faz toda a diferença. Portanto, o melhor a se fazer é armazenar de forma organizada todos os documentos que devem ser enviados para a contabilidade todos os meses. Manter os registros em lugares de fácil acesso também traz muitas vantagens para a administração do negócio.

Isso é capaz de gerar benefícios intrínsecos ao próprio e-commerce. Uma organização bem feita permite que exista uma visão ampla de toda a operação. Manter registros escrupulosos a respeito do número de vendas, receita apurada, fluxo de caixa e finalmente lucro auferido faz com que seja possível realizar projeções a respeito do crescimento da empresa. Dificilmente essa visão é conseguida sem registros organizados.

Outro ponto importantíssimo que é classificado como boa prática de contabilidade de um e-commerce é manter os dados referentes ao pessoal e impostos bem-delineados em uma planilha de excel, por exemplo. Em relação aos tributos, é importante manter uma boa organização para evitar o pagamento de multas geradas por atrasos no recolhimento de impostos.

Além disso, saber corretamente os custos fixos e variáveis do negócio contribui para seu desenvolvimento. Nessa conta deve entrar gastos com aluguéis, sistemas de informação (plataforma informatizada que funciona o e-commerce) e despesas com mão de obra. Nada deve escapar desse cálculo e quanto mais bem-detalhado forem esses registros, melhor será para a saúde de toda a operação.

Como escolher uma empresa de confiança para auxiliar na gestão contábil do seu e-commerce?

Essa tarefa pode definir o sucesso ou fracasso da loja virtual. Então, para alcançar êxito, se empenhe nessa missão. Procure por referências a respeito do serviço contábil que está sendo analisado. Não somente tempo de mercado deve ser considerado nesse momento, mas também se o profissional já tende negócios digitais. Claro, será um plus se na sua carteira de clientes já existirem outras lojas virtuais também.

A contabilidade para e-commerce é de fundamental importância para o andamento saudável de um empreendimento dessa natureza. Operar de forma não regularizada acaba tolhendo o crescimento da empresa.

Por mais que se pense que há ganho no não pagamento de tributos, a verdade é que isso só atrasa o avanço do negócio. Para que tudo seja feito da melhor forma possível, deve haver o trabalho em parceria com um bom profissional contábil.

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