Décimo terceiro salário: quais são os encargos e obrigações?

Para pagar o 13º salário é preciso cumprir obrigações importantes e contribuir com alguns encargos. Veja quais são!

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A Gratificação de Natal, conhecida popularmente como 13º salário, foi instituída pela Lei nº 4.090/62 e regulamentada pelo Decreto nº 57.155/65. Assim, com a publicação desses instrumentos todos os empregados celetistas passaram a ter direito a um salário extra, devido anualmente pelas empresas.

Conforme sua legislação, o 13º salário deve ser pago em duas parcelas: a primeira, a título de adiantamento, entre os meses de fevereiro a novembro, correspondente a metade da remuneração; e a segunda, até 20 de dezembro do correspondente ano.

Além disso, o empregador precisa recolher os encargos sociais calculados sobre a gratificação natalina e prestar as informações para o Governo, por meio das obrigações acessórias.

Então, se você tem dúvidas nesse processo, continue a leitura e saiba mais!

Encargos Sociais do Décimo Terceiro Salário

Os encargos sociais, de forma geral, são tributos que estão diretamente ligados à contratação de mão de obra. Dessa forma, eles são pagos pela empresa e revertidos em benefícios e garantias indiretas no longo prazo aos trabalhadores.

Entre os encargos sociais temos o INSS, o FGTS e o IRRF. Veja a seguir sobre cada um deles aplicado ao 13º.

1. Adiantamento do 13º Salário

Na primeira parcela, a empresa é obrigada a calcular e recolher, em regra, 8% de FGTS sobre o valor pago a título de adiantamento.

Já se tratando de trabalhador menor aprendiz e contratos verde e amarelo, a alíquota a ser utilizada então, é de 2% da remuneração devida.

A guia para recolhimento do FGTS será emitida por meio do SEFIP e a empresa tem, portanto, até o dia 7 do mês seguinte para efetuar o pagamento (antecipando-se o vencimento para o dia útil anterior, quando não houver expediente bancário). 

Quanto ao INSS e IRRF, na primeira parcela não haverá a incidência e o desconto desses encargos.

2. Parcela Final

Na parcela final também haverá a incidência do FGTS, por isso, cálculo é feito sobre o valor integral do 13º, descontado o que já foi recolhido na primeira parcela.

Ademais, o empregador deverá calcular e recolher os encargos relativos às contribuições previdenciárias (parte patronal) incidentes sobre o valor integral do 13º salário, juntamente com o valor descontado do trabalhador (também calculado sobre a parcela integral).

O recolhimento dessas contribuições é até o dia 20 de dezembro, por isso, em caso de não haver expediente bancário neste dia, o vencimento deve ser antecipado para o dia útil imediatamente anterior.

Empresas obrigadas ao envio das folhas pelo eSocial, conforme cronograma de implantação, efetuarão o recolhimento das contribuições por meio de DARF Previdenciário, emitido pela DCTF Web. Já as demais, continuarão utilizando a GPS, com emissão pelo programa do SEFIP.

Por fim, dependendo do valor do 13º salário, a empresa deverá efetuar o desconto do IRRF e fazer o recolhimento via DARF até o dia 20 de janeiro do ano seguinte.

3. Complemento de 13º Salário

Para empregados que possuem salário variável ou recebem adicionais variáveis, a empresa não consegue apurar a média referente a dezembro. Afinal, a segunda parcela deve ser paga até 20 de dezembro, e nesta data a folha de pagamento ainda não está fechada.

Diante disso, a legislação estabelece que até o dia 10 de janeiro, o 13º seja recalculado para que a média da remuneração variável seja revista para 1/12 avos do total devido, e assim seja feita a correção dos valores com o pagamento ou a compensação das possíveis diferenças.

Sobre as diferenças apuradas, incidirão os encargos sociais que já mencionamos, tanto por parte do empregado quanto por parte da empresa. Dessa forma, deverão ser calculados de forma separada das demais remunerações.



4. GFIP 

Na elaboração da GFIP, a empresa deve observar as orientações e regras contidas no Manual da GFIP versão 8.4. Pois, isso é importante para fins de recolhimento do FGTS e apuração das contribuições previdenciárias.

Adiantamento do 13º Salário

O adiantamento deve então, ser informado na GFIP da competência do pagamento, para devido cálculo e apuração do FGTS a ser recolhido. Assim, se o pagamento da 1ª parcela ocorreu em novembro, neste mês a empresa fará o preenchimento da seguinte forma: 

  • campo Remuneração sem 13º salário: valor da remuneração mensal do trabalhador;
  • no campo Remuneração 13º salário: valor correspondente ao adiantamento pago em novembro; enquanto o
  • campo Base de Cálculo 13º Salário Previdência Social – Referente à Competência do Movimento: não preencher.

Parcela Final

Já com relação a parcela final, a transmissão se dará em dois momentos: o primeiro na competência 13, para cálculo e emissão da GPS, enquanto o segundo na competência de dezembro, para fins de recolhimento do FGTS.

Competência 13

A GFIP da competência 13 deve ser transmitida até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao da referida competência. Sendo então, com o uso exclusivo das modalidades 1 (Declaração ao FGTS e à Previdência) e 9 (Confirmação/Retificação de Informações Anteriores).

Em relação ao preenchimento dos campos, na GFIP da competência 13 a empresa deverá, nesse sentido, informar:

  • a base de cálculo das contribuições previdenciárias da competência 13, referentes ao 13º salário;
  • o valor da dedução do 13º salário-maternidade, a ser abatido das contribuições devidas para a competência 13;
  • o valor da compensação, a ser abatido das contribuições devidas para a competência 13;
  • valor referente a competências anteriores, inferiores ao limite mínimo para recolhimento, a ser incluído no documento de arrecadação – GPS da competência 13; e
  • o valor da retenção sobre nota fiscal/fatura (Lei nº 9.711/98) sofrida em dezembro e que foi abatido no documento de arrecadação – GPS da competência 13.

Vejamos agora os campos que não devem ser preenchidos na GFIP da competência 13. São eles:

  • Valores pagos a cooperativas de trabalho;
  • Dedução do salário-família;
  • Dedução do salário-maternidade;
  • Comercialização da produção – Pessoa Física e Pessoa Jurídica;
  • Receita de evento desportivo/patrocínio;
  • Valor das faturas emitidas para o tomador;
  • Remuneração sem 13º Salário;
  • Remuneração 13º Salário;
  • Contribuição salário-base;
  • Base de Cálculo da Previdência Social;
  • Base de Cálculo 13º Salário Previdência Social – Referente à GPS da Competência 13;
  • Movimentação.

Atenção! Os trabalhadores com contrato intermitente e com contrato Verde e Amarelo não devem ser informados na GFIP da competência 13.

Competência Dezembro

Na GFIP de dezembro deverão ser preenchidas as seguintes informações:

  • campo Remuneração sem 13º salário: valor da remuneração mensal;
  • o campo Remuneração 13º salário: valor correspondente à segunda parcela;
  • campo Base de Cálculo 13º Salário Previdência Social – Referente à Competência do Movimento: não preencher.

GFIP Sem Movimento

Conforme o Manual da GFIP, o empregador que não possuir recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social, deve transmitir o arquivo do SEFIP utilizando o código de recolhimento 115, com o indicativo de ausência de fato gerador (sem movimento), assinalado na tela de abertura do movimento.

Essa transmissão deve ocorrer na primeira competência do ano sem movimento, dispensando-se a entrega para as competências seguintes, até a ocorrência de novos fatos geradores.

A respeito da competência 13, o Manual da GFIP menciona o seguinte:

“Quando a primeira competência da ausência de fato gerador é a 13, é necessária a transmissão de uma GFIP/SEFIP sem movimento para a competência janeiro do ano seguinte, tendo em vista que a competência 13 se destina exclusivamente à Previdência Social.”

Assim, para o empregador que enviou o arquivo sem movimento em meses anteriores e que permanece nessa condição, não haveria a obrigatoriedade de envio da GFIP sem movimento para a competência 13.

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Entretanto, é comum a RFB cobrar esse envio. Porém, essa cobrança não tem base legal, visto que a própria IN RFB nº 925/2009, em seu art. 9º, não traz tal exigência.

Neste sentido, a empresa poderá ter problemas para a obtenção da CND junto à RFB, ficando a seu critério fazer o envio da GFIP 13 sem movimento.

Complemento de 13º salário

No caso de salário variável a empresa deve portanto, informar na competência de dezembro, o valor da parcela já considerando todos os eventuais ajustes.

Movimentação Definitiva

Se tratando de movimentação definitiva – rescisão (exceto por justa causa), falecimento ou aposentadoria (exceto com continuidade de vínculo) – a empresa poderá preencher o campo Base de Cálculo 13º Salário Previdência Social – Referente à Competência do Movimento na competência em que ocorreu de fato o afastamento.

Os valores informados neste campo serão então, utilizados para o cálculo das contribuições previdenciárias e da GPS da competência do movimento.

Contudo, o Manual da GFIP traz os seguintes pontos de atenção:

  1. Havendo movimentação definitiva após o dia 20/12 e tendo sido recolhidas as contribuições previdenciárias sobre o 13º salário na GPS da competência 13, as contribuições incidentes sobre eventual diferença paga ao trabalhador devem ser recolhidas juntamente com as contribuições devidas para a competência 12. A diferença de 13º salário deve ser informada da mesma forma que o ajuste decorrente de remuneração variável;
  2. No caso de rescisão de contrato de trabalho em dezembro, após o recolhimento da GPS da competência 13, não havendo 13º a informar no campo Base de Cálculo 13° Salário Previdência Social, por já ter sido considerada a base de cálculo na competência 13, deve-se informar R$ 0,01 no referido campo da competência 12;
  3. O campo Base de Cálculo 13° Salário Previdência Social também deve ser informado com R$ 0,01, no mês da rescisão, nos demais casos em que o trabalhador não tem direito ao 13º na rescisão, em decorrência de faltas ou afastamentos temporários, resultando em menos de 15 dias de trabalho no mês.

Dedução do 13º Salário-Maternidade

O campo dedução 13º salário-maternidade, somente deve ser preenchido nos casos em que o empregador for responsável pelo pagamento do salário-maternidade com o valor da dedução correspondente ao 13º salário proporcional ao período de licença-maternidade, portanto, contado dia-a-dia, a cargo da Previdência Social.

Essa informação deve então ser prestada nas seguintes ocasiões:

  • a) na competência da rescisão de contrato de trabalho, aposentadoria sem continuidade de vínculo ou falecimento; e
  • b) na competência 13. 

5. eSocial

No eSocial o 13º salário terá o mesmo fluxo da GFIP, contudo, a diferença é que a transmissão ocorrerá na forma de eventos, são eles:

  • S-1200: Remuneração de Trabalhador Vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, com periodicidade anual
  • S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
  • S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos, com periodicidade anual

Adiantamento do 13º Salário

A primeira parcela deve ter sido realizada até novembro e informada em rubrica específica na folha de pagamento mensal, referente ao mês em que o adiantamento foi então pago.

Parcela Final

Já a parcela final deve ser informada na folha do 13º salário (anual), obrigatoriamente no mês de dezembro, com o valor total do 13º salário e o desconto do adiantamento.

Exemplo: Um trabalhador recebeu R$ 5.600,00 de salário mensal em novembro e houve então o pagamento de adiantamento do 13º salário no valor de R$ 2.800,00. Em dezembro, o trabalhador recebeu R$ 6.000,00 de salário e houve o pagamento do restante do 13º salário no valor de R$ 3.200,00.

Baseado no exemplo acima, vamos portanto, entender como ficariam as situações a seguir:

Folha de Novembro

  • Rubrica com natureza “5504 – 13º salário – adiantamento” igual a R$ 2.800,00 (somente com incidência de FGTS)

Folha de 13º Salário (Anual)

  • Rubrica com natureza “5001 – 13º salário” igual a R$ 6.000,00 (com incidência de IRRF, FGTS e INSS);
  • Rubrica com natureza “9214 – 13º salário – desconto de adiantamento” igual a R$ 2.800,00 (somente com incidência de FGTS)

Neste caso, o recolhimento do FGTS será apurado na competência dezembro, relativo ao 13º salário, pela diferença entre as rubricas de natureza “5001” e “9214” (no exemplo, sobre o valor de R$ 3.200,00).

Atenção! Na folha mensal de dezembro não há informação relativa ao 13º salário.

Prazo de Transmissão dos Eventos

O evento S-1200 e seu respectivo fechamento (S-1299), de periodicidade anual, devem ser transmitidos até o dia 20 de dezembro (não havendo expediente bancário neste dia, o vencimento deve então ser antecipado para o dia útil anterior).

Complemento de 13º salário

Havendo ajustes de 13º salário, decorrentes do recebimento de remuneração variável, estes devem, dessa forma, ser informados na folha mensal do mês de dezembro, com transmissão até o dia 7 do mês seguinte.

Empresa sem Movimento deve enviar a Folha Anual no eSocial?

Não! No eSocial o conceito de folha “Sem Movimento” não se aplica à folha anual (13º salário). Portanto, caso não exista remuneração referente ao 13º, a escrituração não deve ser enviada.

6. DCTF Web Anual

A DCTF Web do 13º salário, ou Anual, serve para declarar as contribuições previdenciárias incidentes sobre a Gratificação de Natal. Por isso, ela é gerada a partir do envio do evento de fechamento (S-1299) do eSocial, relativo ao 13º salário.

Sua transmissão deve ser feita até o dia 20 de dezembro de cada exercício. Desse modo, o sistema faz a emissão do DARF Previdenciário, com o valor das contribuições apuradas, que também deverão ser recolhidas até 20 de dezembro.

Atualmente apenas as empresas pertencentes ao grupo 1 (com faturamento acima de R$ 78 milhões) e grupo 2 (apenas as com faturamento superior a R$ 4,8 milhões) estão na fase de substituição da GFIP para fins de recolhimento das contribuições previdenciárias, ou seja, estão utilizando o DARF Previdenciário.

Diante disso, uma dúvida que tem surgido é se as empresas que já transmitem DCTF Web precisam enviar a GFIP 13?

Quanto a isso, a IN RFB nº 1.787/2018, em seu art. 13, diz que a DCTF Web substitui a GFIP como instrumento de confissão de dívida e de constituição do crédito previdenciário.

Portanto, como a GFIP 13 é exclusivamente previdenciária, e temos IN atestando a substituição, essas empresas estão dispensadas do envio da GFIP 13.

E se a empresa não tiver remuneração de 13º salário, ainda assim ela precisa enviar a DCTF Web Anual?

O art. 7º, inciso I da IN RFB nº 1.787/2018 diz que a DCTF Web Anual deve ser transmitida para prestação de informações relativas aos valores pagos aos trabalhadores a título de 13º (décimo terceiro) salário.

O parágrafo 5º ratifica que as declarações de que trata o caput devem ser transmitidas somente quando houver valores a declarar.

Além disso, como vimos, para o eSocial não existe o conceito de Folha Anual sem movimento, logo, podemos concluir que também não existirá entrega de DCTF Web Anual quando a empresa não possuir movimentação de 13º salário no ano.

Bem, se você chegou até aqui pôde perceber que para uma correta elaboração do 13º salário, além da empresa gerar a folha, ela precisa também apurar os encargos sociais (INSS, FGTS e IRRF) e sobretudo, cumprir com todas as obrigações acessórias (GFIP, eSocial e DCTF Web).

Espero que este conteúdo tenha te ajudado! Um forte abraço e até a próxima!

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