Geração da folha no Fortes Pessoal: como reduzir os processos manuais?
O trabalho manual, além de cansativo, é um inimigo da produtividade. E por isso este conteúdo mostra como fazer a geração da folha no Fortes Pessoal de forma automática.
Por Luanna Araujo
6minutos de leitura
Atualizado em: 20 de setembro de 2021
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Elaborar a folha de pagamento é uma tarefa mensal realizada por qualquer empresa que possui colaboradores. Mas quando os processos são manuais torna-se necessário a ajuda de um sistema. Por isso neste conteúdo vou falar sobre geração de folha no Fortes Pessoal.
Esse processo pode até ser rápido quando executado em uma única empresa, porém, no Escritório de Contabilidade isso muda de figura, afinal, ele pode ser responsável pelo Departamento Pessoal de várias empresas.
Diante disso, é fundamental buscar na tecnologia meios que possam otimizar os processos manuais, visando ganho de tempo, redução de custos e aumento de produtividade da equipe.
Continue a leitura e saiba como otimizar a geração da Folha de Pagamento com o Fortes Pessoal.
É importante dizer que o Fortes Pessoal, também é um dos módulos que compõem a solução completa Total Contador.
Contar com um software de automatização da folha de pagamento é uma estratégia essencial para eliminar processos manuais e repetitivos como a geração da folha de pagamento.
No Fortes Pessoal, com a utilização dos robôs essa tarefa poderá ser executada de forma automática de acordo com um agendamento previamente definido. Assim, você não precisará mais despender tempo em gerar as folhas manualmente e poderá focar mais na análise e conferência das informações.
Conhecendo os Processos Automatizados
Na rotina de robotização do Fortes Pessoal, você poderá escolher entre utilizar um processo modelo ou criar um processo personalizado.
1. Processo modelo
No processo modelo o sistema sugere uma sequência de robôs pré-definida e um agendamento, enquanto no processo personalizado, você poderá escolher quais robôs deseja utilizar, a ordem de execução, o dia, o horário do agendamento, etc.
No que se refere a Folha de Pagamento, o Fortes Pessoal dispõe de um processo modelo para “Criar a Folha, Emitir e Salvar a Listagem/Recibo de Pagamento”, tudo isso de forma automática, no dia e horário agendado.
2. Processo personalizado
Enquanto isso, no processo personalizado, você define a forma de execução dos robôs de acordo com a realidade de sua empresa.
Um exemplo seria, se a folha costuma ter rubricas variáveis, você poderá escolher o robô “Criar Folha” para executar a rotina repetitiva, de modo que você fique responsável apenas pela movimentação das rubricas.
Cadastrando os Processos Automatizados
Para começar a utilizar os robôs, o primeiro passo é cadastrar os processos automatizados.
Para isso, nos atalhos disponíveis no Fortes Pessoal, clique naquele que se refere ao robô (primeiro ícone), conforme imagem abaixo:
Na área de robotização o sistema apresentará uma tela onde você poderá acompanhar os últimos processos executados, a programação para hoje e a agenda da semana.
Antes de cadastrar o processo propriamente dito, você deve clicar no botão Configuração geral para configurar a pasta onde os relatórios do sistema serão armazenados em sua máquina.
Além disso, você também pode definir a forma com que as pastas serão criadas incluindo informações como: nome da empresa, módulo, ano e mês, etc.
Realizada a configuração, clique na opção Novo processo e escolha entre utilizar um modelo ou criar um personalizado.
Em um Escritório de Contabilidade responsável pelo Departamento Pessoal de várias empresas, podem existir aquelas situações em que a folha de pagamento geralmente é calculada com base nas rubricas fixas.
Neste caso acima, uma dica seria utilizar o processo modelo “Pessoal: Folha de Pagamento”, o qual irá criar a folha, emitir e armazenar a listagem e os recibos de pagamento.
Já para o caso das empresas que possuem movimentação variável todos os meses, o ideal é criar processos personalizados, separando a criação da folha da emissão dos relatórios.
Passo a passo para geração da folha no Fortes Pessoal de forma automática.
Para que o processo fique mais fácil de entender, fiz a seguir um passo a passo simples de como fazer a geração da folha de forma automática. Continue para saber como se faz!
1. Criar um processo
Primeiramente, clique na opção criar um processo personalizado, localize o robô “Criar Folha de Pagamento” e clique na setinha para adicioná-lo.
Nessa tela, dependendo da sua necessidade, você poderá adicionar vários robôs ao processo, mas, a título de exemplo, irei considerar apenas o robô de criação da folha.
2. Criar o robô
O próximo passo é configurar o robô clicando no ícone de engrenagem, igual este: ⚙️.
Aqui, se desejar, você pode definir uma pasta específica para o robô salvar as mensagens de cálculo da folha.
Ao definir a pasta, o sistema irá ignorar a pasta informada na configuração geral e irá utilizar a pasta específica do robô. Mas como eu disse, isso é opcional.
Além disso, você também tem a opção de gerar a folha no 5º dia útil do mês seguinte, se deixá-la desmarcada, o sistema irá considerar como data de pagamento o último dia de cada mês.
Logo em seguida, para aplicar a configuração na empresa logada, clique em Salvar, ou clique em “Tornar padrão” para aplicá-la a todas as empresas.
3. Escolher as empresas
Definido o robô e sua parametrização, a próxima etapa será escolher as empresas.
Se desejar incluir todas, na coluna “Empresas disponíveis”, clique no ícone de ações diversas, na opção “Selecionar todos”. Caso contrário, selecione apenas aquelas que deseja que participem do processo.
4. Agendamento
O último passo será definir o agendamento, onde será configurado a frequência, o horário e a partir de quando o processo será executado.
Se tratando da folha, a frequência de execução será mensal. Quanto ao horário, a recomendação é que você faça o agendamento fora do expediente do escritório, para que ao retornar às suas atividades a folha já tenha sido gerada.
5. Definir período ou frequência
Em seguida, informe a partir de quando o processo será executado.
Defina ainda se o processo terá um fim, se haverá repetição e se ele será executado todos os dias ou apenas em dias específicos.
Como estamos falando de folha, esse processo deve ser executado apenas uma única vez no último dia do mês.
Além disso, você também pode definir para quais meses do ano o processo será executado.
Vale destacar que a competência da folha será definida de acordo com o momento de execução do processo, logo, se você programar o robô para gerar a folha no dia 31/10/2020, o sistema irá gerar a folha da competência de outubro/2020, e assim, sucessivamente.
6. Indicar local de processamento
A seguir, indique o local onde o processo deve ser executado, se quiser que seja na sua máquina, escolha a opção “executar o processo nesta máquina”, e assim, ao lado, o sistema apresentará o nome da sua máquina.
Se necessário, escolha o usuário do Windows.
E para finalizar clique em Salvar, informe um nome para o processo e confirme.
Produtividade no escritório contábil
Fazendo isso, no dia e no horário agendado o sistema irá gerar automaticamente a folha de pagamento de todas as empresasconfiguradas, eliminando a necessidade de você acessar cada empresa para realizar essa atividade.
Se quiser visualizar os processos agendados ou fazer alguma alteração, clique na opção Ver todos os processos.
Para criar outros processos, basta seguir os mesmos passos. E se você ainda tiver alguma dúvida, confira nossos vídeos com passo a passo para entender melhor. ????
Vídeo:Aprenda como otimizar suas rotinas utilizando robôs
Vídeo: Como criar processos automatizados
E aí gostou da funcionalidade? Então não perca tempo e otimize já os processos do seu escritório utilizando os robôs da Fortes Tecnologia. Faça a geração da folha no Fortes Pessoal e automatize o seu trabalho!
Por: Luanna AraújoFundadora e Diretora da ElevaDP. Contadora, com MBA em Gestão e Planejamento Tributário. Possui mais de 13 anos de experiência na área trabalhista, com expertise em Departamento Pessoal e eSocial. Membro da Comissão Trabalhista e Previdenciária do CRC-CE. Palestrante e Professora, com participações em renomadas instituições. Anteriormente, desempenhou o papel de Analista de Negócios do software Fortes Pessoal, na Fortes Tecnologia, contribuindo significativamente na melhoria contínua do produto e adequação ao eSocial.
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