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Por que e como automatizar o controle de ponto eletrônico?

Fortes Tecnologia apresenta controle de ponto eletrônico
Escrito por Fortes Tecnologia
Atualizado em: 11/10/2019 Tempo estimado de leitura: 6 minutos

Uma das ferramentas tecnológicas do setor de Recursos Humanos (RH) é a automação do controle do ponto eletrônico. Essa tecnologia traz diversos benefícios à empresa e permite que os gestores analisem o absenteísmo, o cumprimento dos horários, a produtividade e muitas outras informações dos colaboradores.

Com essa tecnologia é possível trazer economia para a empresa, reduzir riscos e melhorar a tomada de decisões simultaneamente. Quer saber como? Continue lendo os tópicos abaixo em que primeiro listamos as diferentes formas de controle de ponto, depois explicamos como funciona a automação do controle de ponto, quais são suas vantagens e os diferenciais que a Fortes Pontos oferece. Confira!

Quais são as formas de controle de ponto?

O controle de ponto consiste em qualquer forma utilizada pelos gestores para contabilizar o horário de entrada, saída, almoços, afastamentos e outros horários dos colaboradores, sendo que apenas corporações com mais de 20 funcionários devem fazer esse controle, conforme a publicação da Medida Provisória 881/2019.

Existem diferentes tipos de controle de ponto, cada um tem seus pontos negativos e positivos. Veja quais são eles abaixo.

Manual

Basicamente, consiste em todo sistema que utiliza metodologias não informatizado para registrar as horas. Uma das formas mais comuns de serem utilizadas pelas pequenas empresas é por livros de pontos ou fichas impressas.

Ressalta-se que o uso de planilhas no Excel, Word e afins também entram nessa classificação, já que não há um sistema próprio para isso e a contabilização das horas é feita manualmente.

Mecânico

Essa modalidade é feita com um relógio de ponto cartográfico, em que os colaboradores registram o ponto com cartões de papel. Geralmente, no final de cada mês o responsável pelo setor transfere os dados para outra plataforma com o objetivo de contabilizar as horas trabalhadas.

Eletrônico

O ponto eletrônico utiliza um relógio conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e seus recursos devem estar de acordo com a Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). As horas podem ser registradas com uso da biometria, cartão, entre outros métodos.

Trata-se do método mais vantajoso para as empresas atualmente pelo fato do registro ser mais fácil, seguro e possibilitar a integração com sistemas de controle de ponto, que geram indicadores, relatórios e informações relevantes para a tomada de decisões.

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Como funciona a automação do sistema de ponto eletrônico?

A automatização ocorre quando a empresa obtém um aplicativo de ponto eletrônico com uma desenvolvedora e o integra com o equipamento de ponto da organização.

Sempre que o colaborador marcar uma entrada ou saída na máquina, as informações são enviadas ao software da empresa e trabalhadas de forma automática, o que aumenta o controle da jornada dos colaboradores e melhora a tomada de decisões.

Quais são as vantagens de automatizar o controle do ponto?

Ao automatizar o controle do ponto, diversos benefícios são garantidos ao setor RH, aos colaboradores e à empresa de forma geral. Entenda o desdobramento desses benefícios a seguir.

Setor RH

Os benefícios ao RH estão ligados ao fato de que os colaboradores do setor não se preocuparão mais com atividades burocráticas, já que a contabilização dos horários, transferência de informações, geração de relatórios será feita automaticamente pelo sistema. Algumas das vantagens adquiridas são:

  • foco: colaboradores se concentram nas atividades estratégicas;
  • assertividade no momento de fechar a folha: os dados são precisos e imutáveis, garantindo que o horário cumprido pelo colaborador está correto;
  • aumento da produtividade: os colaboradores passarão mais tempo desempenhando atividades que geram mais valor à empresa;
  • minimização de erros: as informações vão direto do relógio ao sistema, eliminando erros de digitação ou matemáticos, atrasos, esquecimentos etc.

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Colaboradores

A automação também garante maior cumprimento dos direitos trabalhistas. Por exemplo, a legislação brasileira não permite que um empregado exceda 2 horas extras de trabalho em um dia, o controle mais assertivo dos pontos permitirá que o gestor o colaborador averiguam se esse direito está sendo descumprido ou não.

Os gestores receberão relatórios em que relatam as interjornadas (intervalo de 11 horas entre cada dia de trabalho), o cumprimento correto do horário de almoço etc.

Um bom sistema deve oferecer uma interface ao colaborador, permitindo-o verificar se está fazendo tudo correto. Essa função traz mais transparência e confiança entre as partes, melhorando sua relação.

Empresa em geral

Um dos benefícios mais marcantes, com certeza, é a integração entre os setores. Como o sistema de folha será integrado com o sistema de ponto, os relatórios são estruturados de forma automática, precisa e transparente, o que torna o processo mais rápido e seguro.

A empresa também conseguirá se manter regularizada perante a legislação e órgãos fiscalizadores, minimizando ocorrência de multas.

Na prática, não há como saber quando os fiscais visitam uma organização para conferir suas informações, mas com o advento do eSocial, o banco de horas dos colaboradores é constantemente monitorado pelo governo. Graças à automação, a empresa terá um controle rígido, preciso e transparente desse banco, evitando pagamento de multas, eliminando a possibilidade de erros que gerem problemas com o Fisco.

Quais são os diferenciais e benefícios do sistema Fortes Ponto?

Fortes Ponto é uma solução que se integra com o ponto eletrônico e realiza a apuração eficaz da jornada de trabalho de seus colaboradores. Ela é flexível, inteligente, tem uma interface amigável, proporcionando mais segurança de dados, economia e agilidade no processo.

Esses benefícios são conquistados graças ao amplo de rol de benefícios proporcionados pelo sistema, veja alguns deles:

  • indicadores estratégicos: aplica automaticamente métricas que trazem uma visão estratégica completa do negócio. Há indicadores de absenteísmo, atrasos, saída antecipada, afastamentos, quantidade de colaboradores e mais, melhorando a tomada de decisões;
  • integração com a folha de pagamento: tem comunicação online com diversos relógios, eliminando a necessidade de lançar tudo manualmente; por exemplo, o sistema de folha já inclui o balanço de horas positivo e negativo de cada colaborador, o que otimiza bastante o processo;
  • criação de escalas: montagem de escalas de trabalho e folgas, possibilitando adequação às necessidades da organização;
  • sincronização: sincronia de dados no sistema de pessoal com o aplicativo de ponto;
  • interface ao colaborador: permite que os funcionários acessem o sistema e analisem seus horários;
  • solicitação de abono: o colaborador poderá solicitar abono de atrasos, saídas antecipadas, faltas e afastamentos pelo sistema. O gestor receberá um email com o pedido e poderá analisar o caso;
  • entre muitos outros recursos.

O sistema pode enviar as informações automaticamente ou por um arquivo, conforme o que for mais vantajoso ao cliente. Por exemplo, vários dados da folha são transmitidos diretamente ao sistema de ponto, se um colaborador mudar de setor, já ocorrerá a alteração no ponto.

O software atende perfeitamente à legislação trabalhista e é homologado pela Portaria 1510 do MTE. A Fortes entrega um atestado aos seus clientes afirmando que atesta e declara que o sistema de ponto está de acordo com a norma do MTE, resguardando-os legalmente.

A automação do controle de ponto eletrônico cria poderosos diferenciais competitivos para sua empresa, mas para aproveitar de todos os benefícios da tecnologia é crucial encontrar um software completo, que faça integração com outros sistemas e atenda à legislação.

Quer aproveitar dos benefícios dessa tecnologia? Entre agora mesmo em contato conosco da Fortes Tecnologia para receber um atendimento humanizado e conhecer nossas soluções!

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