A tecnologia contábil é hoje uma grande aliada dos escritórios de escrituração fiscal e tributária. Num passado não muito distante, era comum ver as mesas dos profissionais dessa área repleta de pilhas de papel. Agora, a realidade é outra. Cada vez mais é maior a necessidade de informatização. E contadores que não o fizerem ficarão para trás.
Neste artigo, trazemos a importância de adotar métodos mais modernos de trabalho. Você conhecerá as principais tecnologias presentes na contabilidade. Saberá, também, quais são as consequências advindas dessa nova postura de trabalho. Será uma grande aventura ler este artigo, pode acreditar. Vamos lá?
Não muito tempo atrás, a declaração de Imposto de Renda das empresas precisava ser entregue em mãos na Receita Federal em um disket. É muito provável que os jovens de hoje nem sequer saibam o que é um deste, pois ele se tornou artigo de museu. Não usar mais alguns dispositivos mostra como a ciência contábil evoluiu rumo a uma informatização cada vez maior. Não só os órgãos oficiais caminham nessa direção, mas também os escritórios precisam adaptar-se para "falar a mesma língua".
Aproveitando toda essa modernidade, vários contadores aproveitam para implementar mudanças não obrigatórias, mas que trazem enormes ganhos aos seus clientes. Com economia de tempo e maior eficiência nos processo, os escritórios de contabilidade têm ganhado importância como um forte aliado no planejamento financeiro e tributário.
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Conforme o tempo passa, os clientes de um escritório aumentam. Além do crescimento em número, cada cliente também aumenta sua carga documental. Com isso, o gerenciamento de toda essa documentação torna-se objeto crítico para o escritório.
Contar com um sistema que realize bem esse gerenciamento é fundamental. Mais do que isso, o sistema deve ser capaz de realizar um compartilhamento eficiente, para que as equipes fiquem bem integradas. Ter um apoio tecnológico desse porte coloca o escritório em outro patamar de gestão.
Esse sistema de guarda de arquivos mostra-se como uma excelente alternativa para eliminar a possibilidade de perda de documentos, seja pelo desgaste do tempo, seja pelo risco de incêndio ou falha humana. Um sistema na nuvem é mais seguro, pois conta, inclusive, com backups programados. Assim, pode-se garantir a integridade dos documentos com muito mais eficiência do que a guarda de documentos físicos.
O chamado billing pode ser automatizado em um escritório de contabilidade por meio de um sistema de cobrança automática, já que os pagamentos são recorrentes. E mais que isso, pode ser oferecido como serviço adicional aos clientes.
Veja, a seguir, as informações importantes sobre a tecnologia na contabilidade.
Os processos nos escritórios contábeis foram executados manualmente durante muito tempo. Com o advento da tecnologia, isso mudou. Hoje, muitas atividades podem ser feitas de forma automática por meio da adoção de tecnologias específicas. Os softwares representam a maior parcela nesse processo de automação. Desde a coleta de dados contábeis dos clientes até a guarda de documentos importantes podem ser executadas via software. O ganho para o escritório é imenso.
Com esses procedimentos se tornando cada vez mais tecnológicos, a burocracia tende a diminuir. Isso ocorre porque são necessários cada vez menos processos de validação. Não é mais essencial que todas as etapas feitas antes aconteçam agora. Uma das ferramentas tecnológicas que possibilitou esse avanço foi o certificado digital. Com ele, os documentos passam a ser ser assinados pelo computador, tablet ou celular. Uma entidade certificadora é responsável por conferir autenticidade à assinatura.
Tendo a tecnologia como aliada no escritório contábil, é muito mais cômodo ficar a par das frequentes atualizações na legislação contábil. Antes, era necessário consultar o documento físico em algum local que o disponibilizasse. Hoje, a realidade é outra. Com os Diários Oficiais eletrônicos, pode-se ficar a par em tempo real de toda e qualquer alteração. Além disso, existem programas de computadores capazes de realizar essa conexão, avisando o contador sempre que uma nova lei entrar em vigor.
Modernizações, como controle de acesso a dados e arquivos criptografados, são dispositivos de segurança eletrônica que conferem integridade ao trabalho da contabilidade. E essas são novidades trazidas pela tecnologia. Os avanços tecnológicos deixam de ser apenas facilitadores de trabalho, portanto. Passam a ser validadores da autenticidade de documento e, também, constituem como grandes "chaves" de cofres, onde os documentos sigilosos das empresas podem ser muito bem guardados.
Com toda essa carga de dados à disposição, fica muito mais confiável fazer a tomada de decisão. As informações se apresentam cada vez robustas, e tecnologias como o business intelligence podem prover auxílio em decisões de níveis estratégicos.
Vale lembrar-se de que o próprio sistema de banco de dados eletrônicos (que antes não existia) provê esse tipo de avanço. Com um banco íntegro e confiável, um escritório de contabilidade se sente seguro em guiar seus clientes rumo a uma redução de custos e à maior eficiência operacional.
Somando todos os impactos causados pela adoção de tecnologia, o aumento na produtividade pode ser exponencial. Muito menos tempo é dispendido com processos burocráticos e análises documentais.
Com isso, tanto a equipe do escritório pode trabalhar mais como também melhor. A adoção de recursos tecnológicos faz com que os escritórios contábeis deixem de ser meros organizadores de documentos e pagamentos de tributos e passem a atuar cada vez mais como consultores tributários, poupando dinheiro dos clientes.
A tecnologia contábil veio para ficar. Quem não se adaptar certamente perecerá. Hoje, não há como dissociar o trabalho de um contador dos avanços tecnológicos. Ao adotar tais procedimentos, serviços mais refinados podem ser oferecidos aos clientes, valorizando o negócio. A Fortes Tecnologia é capaz de auxiliar nesse processo, fornecendo sistemas automatizados de todos os tipos: gestão contábil, financeira e de pessoas.
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