Gestão de relacionamento com o cliente em escritório contábil

Enquanto administram as finanças e a contabilidade da própria empresa, os gestores de um escritório contábil precisam se preocupar com o grau de satisfação do seu público-alvo. Se, às vezes, o nível de exigência por parte de determinados clientes parece exagerado, não cabe aos gestores julgar. Em vez disso, é fundamental concentrar esforços na busca de soluções que aprimorem a gestão de relacionamento com o cliente.

Mas quais seriam as práticas capazes de transformar positivamente a relação estabelecida entre o escritório contábil e seus clientes? Essa pergunta é tão boa que ela merece sua máxima atenção. Afinal, a fidelização do público consumidor é imprescindível para que a organização consiga bater suas metas de crescimento.

Se você realmente deseja melhorar a gestão de relacionamento com o cliente, precisa conferir as dicas apresentadas a seguir. Boa leitura!

Colete e atualize dados e informações dos clientes em tempo real

O primeiro ponto a se observar é a atualização constante dos dados e informações dos clientes. Aqui, cada detalhe conta para conhecer melhor as pessoas com as quais o escritório está lidando. Isso é vital para que a empresa fique por dentro dos problemas e anseios de cada pessoa que procure pelo seu escritório. A partir daí, fica mais fácil propor alternativas que, de fato, sejam interessantes para ambas as partes.

Ao manter um cadastro personalizado a respeito de todos os clientes, o escritório contábil cria um valioso histórico. Imagine a possibilidade de visualizar um resumo de eventos importantes antes de comparecer a uma reunião, por exemplo.

A menção de detalhes relevantes do passado transmite ao cliente uma sensação de importância e exclusividade. Em outras palavras, isso faz com que ele se sinta especial. Por meio de um gesto razoavelmente simples, a empresa demonstra que está verdadeiramente interessada e pronta para sanar qualquer dúvida ou resolver eventuais transtornos.

De uma maneira mais ampla, toda essa coleta e atualização de dados permite que você agrupe os clientes com base em perfis aproximados. A customização de tratamento permanece, ao mesmo tempo em que a empresa consegue direcionar campanhas de marketing específicas a cada perfil. Desse modo, a probabilidade de encaminhar um e-mail marketing que agrade aumenta consideravelmente.

Eduque o seu cliente

Quando uma pessoa vai ao mercado em busca de um especialista, isso geralmente (em alguns casos, falta tempo mesmo) significa que ela não sabe como realizar determinada tarefa. Então, também é papel do gestor explicar ao cliente as motivações por trás da realização dos processos.

Em princípio, a explicação não deve ser excessivamente técnica, mas isso depende de alguns fatores. O cliente pode, por exemplo, ser detalhista e metódico. Na dúvida, é aconselhável repassar os pontos básicos das atividades a serem desenvolvidas e por que elas são conduzidas daquela forma.

Esse processo de educação é importante, pois, não raro, os clientes tendem a querer gerir um processo que deve ficar nas mãos do especialista. Afinal, vamos lembrar que foi para isso que o último foi chamado. Seja qual for a empresa, ela deve preservar seu poder de decisão quanto às particularidades técnicas que estejam sob sua responsabilidade.

Trata-se, inclusive, de uma questão muito delicada, uma vez que o cliente pode insistir em tal método de trabalho — mesmo que ele desconheça o ramo em questão. Nessas horas, o gestor do escritório deve estar preparado para convencê-lo, por meio de argumentação sólida, de que aquele é o melhor caminho a ser seguido.

Para ajudar na compreensão do cliente, publique conteúdos de qualidade que exemplifiquem a aplicação da metodologia utilizada pela empresa. Aproveite os mais variados canais das redes sociais para divulgar informações relevantes em diferentes níveis de complexidade — tudo devidamente explicado, é claro.

Considere os feedbacks recebidos

Impor certo tom de ordem no relacionamento não significa, em hipótese alguma, que você deva ignorar o que o cliente diz. Nesse sentido, os feedbacks são outro meio precioso para se inteirar quanto à percepção dele perante o trabalho da empresa.

Saber ouvir uma crítica (construtiva ou não) é decididamente uma dádiva para poucos. Mais do que prestar atenção, é importante absorvê-la em toda sua essência. Isso porque um feedback preciso facilita a realização de ajustes pontuais na relação. Independentemente da insatisfação do cliente, o segredo para encontrar uma solução viável está justamente na avaliação dele sobre a empresa.

Foque o sucesso do seu cliente

Será que seu escritório de contabilidade efetua tudo o que está ao seu alcance para ver seus clientes felizes? Se não faz, deveria, pois o sucesso deles depende disso. Em vez de pensar em aplicar um processo de pós-venda eficaz, você deve oferecer os mesmos cuidados aos períodos anteriores.

Ao adotar uma política de relacionamento que foque o sucesso do cliente, você antevê ocasionais dificuldades com muito mais facilidade. Logo, torna-se mais preparado para lidar com imprevistos, garantindo que o objetivo final traçado no início será atingido.

Construa uma relação de confiança com seu cliente

Existem diferentes tipos de cliente na contabilidade. Todos eles precisam confiar na empresa que contrataram para cuidar de sua contabilidade. Há algo que os une: o desejo de contar com o escritório contábil nas mais variadas situações. Logo, a empresa contratada deve demonstrar, cotidianamente, que ela foi a melhor escolha para concretizar aqueles serviços.

Então, espera-se que os colaboradores do escritório estejam aptos a gerar resultados que atinjam ou, preferencialmente, superem as expectativas dos clientes. Somente assim a empresa será capaz de desenvolver um bom relacionamento com seu público-alvo em intervalos de médio e longo prazo.

Use a tecnologia ao seu favor

Finalmente, no mundo de hoje é impossível falar em aumento da eficácia de um escritório contábil sem mencionar a adoção de ferramentas tecnológicas. A automatização de processos na contabilidade é uma realidade à qual os escritórios devem se alinhar o mais rapidamente possível.

Caso você ainda não tenha considerado esse fator, está na hora de atualizar alguns conceitos. Além de um software de gestão contábil, é possível contar com o apoio e precisão de outras soluções tecnológicas. Elas podem compreender outros departamentos de gestão, como RH, logística e finanças.

Tudo isso melhora a qualidade dos serviços e, por consequência, tende a deixar os clientes mais satisfeitos. Além disso, a adoção da tecnologia no ambiente de um escritório contábil também interfere diretamente na qualidade da gestão de relacionamento com o cliente. Uma prova disso consiste no ganho de dinamicidade do atendimento, proporcionado pelo uso de chatbots.

Quer saber como um chatbot pode aperfeiçoar o relacionamento do seu escritório contábil com os clientes? Conheça as principais vantagens dessa solução e como usá-la!

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