Dada a conhecida complexidade do sistema tributário adotado no Brasil, negligenciar o gerenciamento de notas fiscais pode trazer um enorme risco para as empresas. Ao não darem a devida atenção ao assunto, elas ficam sujeitas a sofrerem autuações do Fisco.
O ponto mais curioso disso é que a contabilidade da companhia não precisa ficar à mercê da sorte. Tudo o que você precisa fazer é adotar um software desenvolvido especificamente para automatizar processos no escritório contábil. Essa simples mudança garante variadas vantagens ao seu negócio.
Para conferir cada uma delas e como aplicar o gerenciamento de notas fiscais na prática, continue a leitura!
Em termos de inovação na execução de processos, não há como negar que os últimos anos (principalmente) foram muito generosos para o setor contábil. De fato, o desenvolvimento de ferramentas com tecnologia de ponta trouxe tantos impactos positivos que é até difícil enumerá-los. De qualquer modo, os principais deles são:
Um sistema de gestão fiscal completo não só conclui as tarefas necessárias mais rapidamente, como o fazem de maneira mais prática. Afinal, esse tipo de solução se encarrega de uma série de tarefas, como:
Com uma rotina de trabalho definida, a solução escolhida proporciona máxima precisão nos lançamentos contábeis. Ao mesmo tempo, isso também se traduz na melhoria da gestão financeira da empresa.
Considerada fundamental para que uma organização consiga ampliar a margem de seu capital de giro, a diminuição de gastos é outro benefício atrelado à tecnologia. Isso porque o corpo de funcionários contratados fica enxuto e alinhado às necessidades e expectativas do negócio. Livres das tarefas repetitivas, os colaboradores ficam aptos a entregar mais valor aos clientes do escritório contábil.
É bem provável que você até conheça esses e os demais benefícios da tecnologia para sua empresa. Mas, de um modo amplo, quais seriam as melhores práticas para realizar um gerenciamento fiscal efetivo? Confira 6 medidas que realmente fazem a diferença!
Confira as dicas a seguir para gerenciar melhor as suas notas fiscais.
Um dos primeiros cuidados a serem tomados se refere ao hábito de constatar a fidedignidade dos referidos documentos fiscais. Caso surja qualquer incerteza com relação à autenticidade de uma NF-e, basta efetuar uma consulta completa sobre o lançamento dela junto à Receita.
Lembre-se de que esse tipo de averiguação exige a apresentação de um código de acesso, o qual é localizado no documento auxiliar da nota fiscal eletrônica — o chamado DANFE. Uma vez que tenha acesso à página relativa à NF-e, você precisa conferir cada item informado criteriosamente.
Todo bom gestor contábil busca a excelência na realização dos processos que são de sua responsabilidade. Ocorre que, na prática, por mais habilidosa que a equipe seja, os erros podem aparecer a qualquer momento.
Além de finalizar as etapas da rotina do escritório em tempo recorde, o sistema contábil previne a empresa das consequências ocasionadas por falhas. Assim, a organização mantém o recolhimento de impostos em dia, evitando quaisquer cobranças posteriores motivadas por atrasos ou inconsistências entre o valor pago e o devido.
Em teoria, é perfeitamente possível organizar os pagamentos em planilhas. No entanto, o método é antiquado e lento, o que compromete a produtividade dos funcionários ao longo de um dia de trabalho.
Por falar nisso, vale salientar que a automatização de processos também contribui para o desenvolvimento de um ambiente de trabalho menos estressante. Afinal, os colaboradores se libertarão da pressão natural ligada a cada novo lançamento, essencialmente se houver registro de erros no passado.
Nem só de tecnologia vive um escritório contábil, uma das razões pelas quais o avanço tecnológico não é, necessariamente, uma ameaça à profissão. Aos profissionais da empresa, espera-se uma preocupação quanto às alterações das leis tributárias pertinentes ao negócio. Tal conduta, por sinal, é decisiva para que a empresa execute um compliance eficiente.
O desafio de se manter atualização perante a complicada legislação brasileira é um desafio. Vale ainda ressaltar a relevância de ficar a par das regras inerentes aos tributos municipais, estatais e federais. A fim de acompanhar o andamento de mudanças pontuais em cada uma dessas esferas, vale a pena assinar uma newsletter confiável. Outra recomendação é adquirir o costume de visitar os portais oficiais com certa frequência.
Outra dica fundamental é se certificar que o sistema de gestão contábil escolhido esteja integrado a todos os departamentos da empresa. O ideal é que todos os departamentos tenham à disposição um canal de comunicação apropriado. A troca de informações entre os setores ajuda a sustentar a harmonia interna da empresa, algo vital para alcançar um ritmo operacional fluido e destituído de gargalos administrativos.
Igualmente relevante é a preferência por uma ferramenta de gestão que armazene os dados em servidores embasados na tecnologia em nuvem, além de dotados dos mais recentes mecanismos de segurança. Dessa forma, o escritório transmite uma credibilidade ímpar aos clientes. Eles ficarão tranquilos por saber que a empresa contratada para gerir sua contabilidade se ampara em uma consolidada política de proteção de dados.
Soma-se a isso a vantagem de poupar o dinheiro que seria utilizado nas manutenções dos servidores físicos e na atualização do sistema de segurança. Na nuvem, esses respectivos valores ficam a cargo da empresa responsável encarregada de oferecer o serviço de armazenamento.
Por fim, nós o aconselhamos a continuar lendo e se informando a respeito das inovações tecnológicas recém-chegadas ao mercado. Isso é determinante para que seu escritório contábil fique inteirado quanto às novidades que possam agregar ainda mais valor ao negócio. Então, cabe a você, como gestor contábil de excelência, buscar as melhores soluções de gerenciamento de notas fiscais para aumentar a receita no escritório contábil.
Pensando sobre qual seria a solução atual mais moderna e eficaz? Conheça o nosso sistema de gestão fiscal e conquiste o diferencial competitivo que seu escritório contábil merece!
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