Gestão contábil

Como automatizar processos no seu escritório contábil?

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Escrito por Fortes Tecnologia
Atualizado em: 28/02/2020 Tempo estimado de leitura: 6 minutos

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Se você chegou até este post procurando por informações sobre como automatizar processos contábeis e fiscais em seu escritório, já deve saber que essa é uma área que demanda muitas responsabilidades, cumprimento de prazos e processos realizados com eficiência.

O fato de ter de lidar com as organizações fiscais de outras empresas exige ainda mais cuidado com a gestão dos documentos, cálculo de impostos e outras questões tributárias que necessitem de precisão.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com uma série de informações importantes que você precisa saber sobre como automatizar processos em um escritório contábil. Quer entender mais sobre o assunto? Então acompanhe a leitura para conferir!

A importância da automação de processos

Antes de mais nada, é necessário que você conheça os principais benefícios que a automação pode proporcionar para organizações da área contábil e seus procedimentos cotidianos. Entre as principais vantagens que a tecnologia oferece, podemos citar:

  • otimiza os processos produtivos — encurta o ciclo de realização do trabalho, aumentando a produtividade dos colaboradores;
  • reduz o tempo e o uso necessário dos recursos da empresa por ação;
  • monitora e controla os resultados em tempo real — uma ferramenta de gestão contábil eficiente oferece informações detalhadas em tempo real que auxiliam na tomada de decisões, diretamente em um dashboard intuitivo;
  • rastreia os processos com mais facilidade — não importa se estão concluídos ou ainda em andamento;
  • integra os bancos de dados de todos os departamentos da organização — estoque, vendas, contabilidade, RH, representantes regionais, etc, todos são geridos em um único sistema, o que reduz o índice de falhas de comunicação e aumenta a agilidade no processamento de dados;
  • define, configura e padroniza métricas de performance da empresa;
  • proporciona relatórios consolidados com indicadores — documentos úteis para os gestores tomarem decisões a qualquer momento;
  • identifica e soluciona pontos e ineficiência, má aplicação de recursos e desperdícios;
  • reduz o tempo entre as atividades;
  • aumenta significativamente a velocidade de execução;
  • implementa um workflow com a finalidade eliminar inconsistências e erros de processos;
  • gera mais consistência na aplicação das regras de gestão do negócio;
  • elimina o trânsito e acumulo dos custos com impressões de documentos em papel.

Além de possibilitar que diferentes sistemas, de diferentes plataformas, sejam integrados em um único servidor, facilitando a vida dos colaboradores que não precisam decorar quais telas utilizar.

Resumindo, a automação de processos na área contábil permite que as empresas projetem cenários futuros, executem, analisem, monitorem e melhorem constantemente suas tarefas e responsabilidades cotidianas.

5 dicas de como automatizar processos no escritório contábil

Agora que você já tem uma noção mais ampla sobre a importância da automação de processos, mostraremos algumas dicas práticas sobre como a tecnologia pode otimizar as tarefas cotidianas em seu escritório contábil.

1. Utilize um software de gestão contábil

Não há dúvida de que a tecnologia é uma das opções mais interessantes para tornar a gestão contábil mais eficaz. Por meio de uma ferramenta de gestão, os colaboradores podem automatizar tarefas importantes do cotidiano, como:

  • conciliação bancária;
  • envio e recebimentos de documentos;
  • geração e recebimento de Notas Fiscais.

O que além de eliminar a possibilidade de retrabalho, facilita a conexão aos clientes e gera informações financeiras importantes em tempo real.

2. Receber e trabalhar com documentos eletrônicos

Como automatizar processos contábeis sem falar na digitalização de documentos, não é verdade? Pois bem, a padronização na forma como os clientes enviam a documentação e os lançamentos enviados ao escritório de contabilidade tornam a gestão muito mais simples e ágil no que se diz respeito ao recebimento de dados e no fechamento contábil.

Isso é possível graças ao uso de uma ferramenta de gestão que automatize o recebimento de Notas Fiscais Eletrônicas emitidas pelo CNPJ do cliente que, por sua vez, está conectado digitalmente no banco de dados do SEFAZ, o que permite que os gestores o visualizem online.

Dessa forma, o escritório pode obter todos os documentos fiscais necessários para conferir os lançamentos e a entrega das obrigações fiscais.

3. Mapeie os processos

O mapeamento das responsabilidades diárias do escritório é uma das melhores maneiras de identificar quais tarefas fazem ou não sentido de acordo com o contexto do momento, além de propor uma formalização no que se diz respeito ao que deve ser realiza pela equipe, aumentando a produtividade contábil como um todo.

A finalidade é reduzir o índice de retrabalho e execução de processos manuais que demandam tempo e energia desnecessários, já que podem ser realizados pela automação, além de identificar os gargalos de produção pelos quais o tempo da equipe e desperdiçado.

4. Integre ferramentas de armazenamento e gestão na nuvem

Softwares que proporcionam a possibilidade de integração na nuvem são significativamente eficientes, pois evitam atrasos no atendimento ao cliente e poupam tempo da equipe com deslocamentos desnecessários.

Com esse tipo de ferramenta é possível manter todos os departamentos conectados entre si graças à tecnologia da computação em nuvem, tudo em tempo real e com funções totalmente online. Do mesmo modo, é possível compartilhar arquivos, documentos e informações com seus clientes, sem exigir visitas presenciais.

5. Gerencie suas rotinas fiscais e contábeis com tecnologia

Por fim, para facilitar o trabalho de gestão da rotina contábil, é importante gerenciar os processos para eliminar boa parte da papelada gerada, aumentar a clareza de sua visão das tarefas do escritório e gerar relatórios para mensurar a produtividade dos colaboradores.

Para isso, com auxílio da tecnologia, priorize as tarefas mais importantes de acordo com a necessidade, deixando aquelas que têm menos importância para depois.​

Uma solução completa: sistema de gestão contábil

Um bom software de gestão contábil pode oferecer tudo o que foi abordado neste conteúdo e mais um pouco. Com uma interface dinâmica e intuitiva, o sistema reúne todos os recursos necessários para facilitar o trabalho de gerenciamento tributário e fiscal que um contador necessita.

A rotina se torna mais fácil e você obtém insights precisos sobre lucros, custos e obrigações tributárias de todos os seus clientes, além de gerenciar sua própria equipe com muito mais precisão e controle por meio dos relatórios de performance emitidos pelo sistema.

Como você pôde conferir neste conteúdo sobre como automatizar processos no escritório de contabilidade, graças aos avanços tecnológicos, hoje podemos agiliza processos que antigamente demandavam tempo, energia e recursos desnecessários da equipe e da empresa. Um bom software de gestão contábil pode otimizar a rotina produtiva e gerar benefícios para você e seus clientes.

Ficou interessado em usufruir dos benefícios da automatização de processos no escritório contábil? Então entre em contato com a gente para conhecer nossas soluções!

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