A gestão de cobranças contempla um conjunto de estratégias, processos e ações voltados para o controle dos pagamentos realizados pelos clientes. Enquanto isso, a implementação de boas práticas contribui para asaúde financeira do negócio, favorecendo a redução dos índices de inadimplência.

Sendo assim, todas as empresas, independentemente do porte ou área de atuação, devem conhecer e aplicar boas práticas de gestão de cobrança. E, considerando a relevância do tema, desenvolvemos este conteúdo especial sobre gestão de cobranças.

Ao decorrer do artigo explicaremos o que é a gestão de cobranças, para que serve, a sua importância e como implementar os melhores processos no seu negócio. Continue a leitura e confira!

O que é a gestão de cobranças?

A gestão de cobrança consiste na organização de processos e boas práticas voltadas para o acompanhamento dos pagamentos de faturas dos clientes. O seu gerenciamento está focado, principalmente, nas faturas em aberto e atrasadas.

Por meio de estratégias e ações voltadas para a manutenção da saúde financeira empresarial, os gestores implementam soluções visando reduzir o percentual de clientes inadimplentes.

Este tipo de controle tem uma relação direta com o desempenho financeiro dos negócios, porque o volume elevado de faturas vencidas pode causar danos na operação.

Portanto, a gestão financeira pode ser definida como o ato de gerenciar as faturas em aberto, visando diminuir os atrasos nos pagamentos.

Por que é importante adotar boas práticas na gestão de cobranças?

Como você viu, essa gestão está diretamente relacionada com a manutenção da saúde financeira organizacional. Nesse sentido, é imprescindível investir em práticas que garantam a disponibilidade de recursos.

A empresa que não dá atenção ao assunto pode sofrer um aumento no percentual de clientes inadimplentes, o que contribui para redução do fluxo de caixa e, em casos mais graves, pode inviabilizar as suas operações.

Como implementar processos eficientes na empresa?

A gestão de cobrança deve ser implementada a partir do planejamento de ações e processos. É indispensável investir em cuidados nesse sentido, já que abordagens inadequadas podem afastar o cliente do seu negócio.

A regra básica que o gestor precisa considerar antes de colocar em prática qualquer iniciativa é: crie um ambiente favorável para o pagamento, não cause constrangimento e foque na manutenção da relação com o seu cliente.

A seguir, apresentamos algumas dicas de como estruturar um processo de cobranças em uma empresa. Confira!

Defina as estratégias de comunicação com o cliente

O primeiro passo é estabelecer como se dará a comunicação com o cliente. Aplique uma abordagem objetiva e respeitosa, sempre considerando manter o relacionamento.

Todos os contatos mantidos com clientes, sejam eles inadimplentes ou não, devem seguir um padrão que irá traduzir o tom de voz da sua marca.

Estabeleça diferentes tipos de abordagens

A régua de cobrança é um roteiro utilizado para padronizar e sistematizar as cobranças. É recomendado criar réguas que considerem diferentes tipos de abordagens, considerando o momento da cobrança e o perfil do cliente.

Na régua, a empresa define as datas e prazos para envio de lembretes, o mecanismo utilizado para disponibilização do meio de pagamento e outros eventos importantes na jornada de cobrança.

Não espere a fatura vencer para realizar o primeiro contato

Uma excelente estratégia para minimizar os riscos de atraso nos pagamentos (especialmente aqueles causados por esquecimento) é entrar em contato com o cliente quando a fatura estiver prestes a vencer.

O contato pode ser feito por e-mail ou notificação do WhatsApp, por exemplo, priorize um contato rápido e não invasivo. A ideia é apenas lembrá-lo da data de vencimento.

Esteja sempre aberto a negociação

Se as mensagens e envios de informações sobre os pagamentos em atraso não estiverem surtindo o efeito esperado, é interessante começar uma negociação mais próxima.

Analise a possibilidade de parcelar o valor, ofereça outras opções de pagamento e esteja aberto para ouvir a proposta de pagamento que este cliente tem para lhe fazer.

Diversifique os meios de pagamento

A diversificação das modalidades de pagamento aumentam as chances de que as compras sejam feitas, assim como amplia as oportunidades de acerto para clientes inadimplentes.

Os tipos de pagamento aceito variam conforme o tipo de negócio e o perfil dos clientes. Por essa razão, é necessário que o gestor entenda quais são as modalidades que melhor se adequam ao seu negócio.

Defina e acompanhe os indicadores da gestão de cobrança

Não existe uma regra ou fórmula de gestão de cobrança, as estratégias implementadas devem considerar as particularidades de cada negócio.

Por isso, é recomendado que o gestor implemente uma política de cobrança, estabeleça processos, defina indicadores e acompanhe os resultados.

Periodicamente é necessário avaliar o resultado das ações implementadas, sempre buscando melhorias nos processos.

Vale a pena automatizar as cobranças?

Está em dúvida a respeito de como implementar processos de gestão de cobranças na sua empresa? A automação pode ser um ótimo caminho.

As soluções automatizadas facilitam o controle das diferentes etapas da régua de cobrança e do acompanhamento do status de cobrança.

Por meio dessas soluções é possível, ainda, enviar alertas automáticos de vencimento para clientes e estabelecer uma relação entre os números da inadimplência e os resultados financeiros da empresa.

O uso de um software específico, combinado com a definição e implementação de uma régua de cobranças, traz resultados eficientes em termos de controle e produtividade na gestão das finanças, emissão de relatórios e qualificação do processo de tomada de decisão.

Como você pode ver, a gestão de cobranças contempla uma série de ações voltadas para a manutenção do relacionamento com os clientes e controle das faturas em aberto. Com a implementação de boas práticas, as empresas conseguem estabelecer mecanismos para a proteção das finanças.

Não esqueça que a gestão de um negócio demanda conhecimento sobre o mercado e os clientes, planejamento e comunicação eficaz. Adotar uma postura adequada pode fazer toda a diferença no sucesso de suas estratégias e, consequentemente, com o aumento do faturamento do negócio.

Você gostou de conhecer mais sobre gestão de cobranças? Aproveite para aprofundar o seu conhecimento sobre o assunto: confira o artigo com dicas para alcançar a eficiência na gestão financeira do seu negócio.