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Uma parte importante da atividade contábil se refere à formalização das relações de trabalho, dos fluxos financeiros, das transações comerciais e dos débitos devidos. Além de permitir que as empresas de seus clientes atuem em conformidade com a lei, os documentos contábeis oferecem segurança e controle para os empreendedores. Da mesma forma, a emissão do RPA permite a seus clientes um vínculo de trabalho formal e com validade legal.
Para que esse documento formalize uma relação de trabalho e contenha as particularidades necessárias a fim de firmar uma relação de trabalho, algumas características devem ser observadas na hora de sua criação. Por isso, continue a leitura e confira o que é o RPA e veja como ele pode ser feito.
O que é RPA?
O RPA significa Recibo de Pagamento Autônomo e representa uma garantia de vínculo entre quem trabalha como prestador de serviço, mas sem contar com CNPJ, e uma empresa contratante.
Desse modo, toda vez que uma organização recorre ao suporte de um profissional autônomo ou de um freelancer sem registro formal, ela pode emitir um RPA para contabilizar os valores pagos e recolher os impostos estabelecidos legalmente.
Tal regra também vale para a contratação por parte de pessoas físicas a esse tipo de serviço, sendo que a emissão é obrigatória para ambos. Portanto, é possível dizer que esse documento substitui a emissão de NFS-e nos casos em que o prestador de serviços não tem autorização a fim de emitir nota fiscal de serviços eletrônica — NFS-e.
Assim, o RPA pode ser utilizado para recolher diversos tributos e garantir a formalização do pagamento de um serviço, ajudando na manutenção dos registros contábeis tanto para as empresas quanto para os profissionais autônomos.
Para que serve esse documento?
Tal documento serve como comprovante de uma contratação e assegura que o trabalho solicitado foi feito de forma legal, sem vínculo empregatício e de modo esporádico e com curta duração. Assim, ele formaliza e garante os termos acordados para essa relação temporária de trabalho, documentando todo o processos empresariais e oferecendo mais segurança para que as partes consigam fechar negócio com tranquilidade.
Por meio dela o trabalhador consegue recolher os seus impostos e garantir os direitos que tem, mesmo sem contar com o registo como prestador de serviços pelo MEI, por exemplo. Além disso, o contratante consegue atender uma demanda específica de forma fácil e agilizada, resolvendo as demandas necessárias para que o negócio continue a todo vapor.
Além disso, ele é muito utilizado por empresas para contratar serviços que não tem uma ligação direta com a atividade final que ela desempenha. Assim, se você é contador, pode utilizar dessa forma de recibo para oferecer seus serviços para uma empresa e garantir os direitos e segurança para você e para seu contratante.
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O que precisa para emitir o RPA?
Com o objetivo de emitir o RPA com segurança, é importante entender como ele funciona, pois assim você não corre risco de realizar uma emissão em condições erradas e, consequentemente, infringir a lei e acabar com sua validade.
Casos em que não é possível emitir
Para que seja possível proceder com a emissão, é importante estar ciente de alguns detalhes. Primeiro, o autônomo não pode ter qualquer vínculo empregatício com o contratante e o prazo para a execução do serviço deve ser previamente determinado.
Segundo, os serviços não podem configurar um trabalho de longa duração ou com uma frequência elevada. Em ambos os casos, isso se configura como um vínculo trabalhista e deve ser categorizado com uma estrutura contábil diferente.
Informações obrigatórias para a emissão
Com o intuito de que o RPA seja válido, algumas informações precisam necessariamente estar presentes. Ele pode ser feito manualmente, mas utilizar modelos prontos em softwares específicos facilita a dinâmica de trabalho no dia a dia, pois já organiza todos os campos de informações que devem ser preenchidos. Confira a seguir, quais dados não podem faltar.
- nome ou razão social da empresa contratante;
- dados pessoais do prestador de serviços — incluindo CPF e informações de inscrição no INSS;
- informações quanto ao valor bruto e líquido referente ao pagamento pelos serviços;
- assinatura de ambas as partes;
- valores detalhados quanto aos impostos recolhidos — como INSS, IRFF, ISS e demais tributos municipais.
Quais são os passos para emitir o RPA?
Se você está com dúvidas na hora de criar, preencher e emitir o RPA, saiba que o procedimento é mais simples do que parece. Confira a seguir, o nosso passo a passo detalhado para despachar esse documento com segurança.
1. Verifique os pré-requisitos
Antes de proceder com a criação do RPA é importante conversar com seus clientes e verificar se a relação de trabalho que se pretende registrar está adequada à estrutura de RPA ou se enquadra na condição de vínculo empregatício ou em qualquer outro tipo.
Em seguida, solicite o envio de todos os documentos necessários para o preenchimento da RPA, tanto da parte contratante, quanto do contratado. Com todas as informações em mãos, você pode seguir para a criação do documento.
2. Escolha um modelo de RPA
Com a finalidade de facilitar o seu trabalho e garantir que nenhuma informação vai ficar de fora, vale utilizar um modelo pronto. Ele pode ser encontrado impresso em papelarias ou também é possível que faça parte do banco de dados do seu sistema.
Inclusive, ao contar com um modelo proveniente do software contábil, você consegue deixá-lo no padrão do seu escritório e apenas preencher as informações do cliente, sendo que a estrutura principal já está pronta. Incluir a marca d’água com o logo do seu escritório deixa o documento ainda mais formal e fornece credibilidade ao cliente.
3. Preencha os dados do empreendedor e do profissional
Com o modelo em mãos, é hora de incluir no RPA as informações referentes aos dados da empresa como o nome, CNPJ, razão social e demais itens, além dos elementos pessoais de quem foi contratado para o trabalho, incluindo o CPF, número de inscrição no INSS e várias outras informações.
Essa etapa é muito importante para assegurar a validade jurídica e fiscal da transação. Por isso, é muito importante preencher todos os campos com atenção e cuidado. Em disputas legais, por exemplo, caso haja erro no RPA o documento pode perder a validade e o seu cliente ser prejudicado.
4. Detalhe o pagamento
Também faz parte do RPA os dados referente a transação financeira que é realizada como forma de pagamento pelo serviço. Nessa etapa, você precisa incluir uma descrição detalhada referente ao valor pago e ao serviço prestado pelo profissional.
No campo referente ao serviço, basta colocar qual atividade será prestada e quanto tempo levará para que ela seja concluída. Já no preenchimento do valor, é necessário detalhar qual o valor bruto e qual o montante líquido. Nesse caso, basta completar as retenções de todos os impostos no campo de “descontos”.
5. Faça a emissão e colete a assinatura
Após preencher todos os campos, verificar as informações e conferir os valores referentes aos tributos, você pode emitir o RPA. Depois de impresso, ele deve receber a assinatura do seu cliente ou de qualquer outra pessoa que seja responsável pelos pagamentos, assegurando a autenticidade desse documento.
Dessa forma, o indivíduo que prestou o serviço fica com esse recibo e as demais informações são declaradas ao Fisco, junto do envio de todos os impostos devidos. Assim, você garante que seu cliente cumpriu com todas as suas obrigações legais naquela transação e conta com documentos para comprovar isso, caso necessário.
Quem deve emiti-lo?
Esse documento deve ser emitido sempre pelo contratante, seja ele pessoa física ou jurídica. Outro ponto importante a ser destacado é que a responsabilidade pelo cálculo de impostos a serem descontados é do pagador. Assim, quem vai pagar pela prestação de serviço deve fazer a conta do valor de tributos referentes ao INSS, ao IRRF e ao ISS.
As alíquotas referentes a esses impostos e tributos são descritas abaixo:
- INSS — entre 5 e 20% do salário de contribuição;
- IRRF — entre 0 e 27,5% do salário de contribuição, incluindo o valor de desconto do INSS;
- ISS — entre 2 e 5% do salário de contribuição. Esse valor depende da inclusão do prestador de serviço no sistema da prefeitura.
É importante lembrar que esse recibo de pagamento pode ser emitido de uma pessoa física para outra, dado seu caráter comprobatório. Já quem é MEI não pode emitir RPA, devendo utilizar a Nota Fiscal por Prestação de Serviços — NFS-e, para formalizar a contratação.
Algumas das profissões que estão habilitadas a emitir esse tipo de recibo são: advogados, economistas, contadores, coaches, síndicos profissionais, nutricionistas, manicures, publicitários, arquitetos, maquiadores, consultores, entre outros.
Como planejar a emissão no escritório contábil?
Muitos escritórios contábeis têm dificuldade com o cumprimento de prazos, com a gestão de tarefas e com todo o fluxo de trabalho. Isso se deve à complexidade dos processos e do cuidado necessário quanto à produção de informações de seus clientes.
Desse modo, para organizar a emissão de documentos é importante otimizar a rotina e melhorar a produtividade da equipe. Assim, você consegue tornar seu escritório mais eficiente e ainda melhora o relacionamento com os clientes.
Quanto à emissão do RPA, você pode optar por duas alternativas a fim de otimizar as tarefas. A primeira, envolve treinar e incumbir um funcionário para esse trabalho, permitindo que essa pessoa ganhe agilidade e dinamismo nessa tarefa.
Já a segunda opção, se refere ao investimento em um sistema que permite automatizar os processos e salvar modelos padrões. Assim, você consegue salvar tanto as versões gerais, quanto modelos próprios para cada cliente, onde é preciso apenas preencher as informações do autônomo e de preços referentes ao serviço.
Como calcular?
O cálculo do RPA é feito por meio do valor dos serviços e das alíquotas de impostos apresentadas anteriormente: INSS, IRRF e ISS. Nesse sentido, é utilizado o valor bruto do pagamento como referência principal.
Siga a leitura e veja como é feita cada etapa do cálculo do Recibo de Pagamento Autônomo. Para os casos em que o valor é calculado manualmente, o indicado é seguir a sequência conforme apresenta, evitando erros e confusão nos valores.
INSS
Para o cálculo do valor referente ao INSS, é considerado o salário recebido e, caso o trabalhador esteja incluído, o Regime Facultativo de Baixa Renda ou o Plano Simplificado de Previdência.
Assim, se o salário de contribuição é até R$ 1.100,00, a alíquota é de 7,5%, entre R$ 1.100,01 e R$ 2.203,48, é de 9%, entre R$ 2.203,49 e R$ 3.305,22 é de 12% e, por fim, entre R$ 3.305,23 e R$ 6.433,57 é de 14%.
IRRF
Essa alíquota é paga à Receita Federal e deve ser calculada na RPA. A conta é feita sobre o valor líquido do salário de contribuição, incluindo, portanto, o desconto do INSS. No caso de um valor mais baixo que o limite mínimo de R$ 1.903,38, não ocorre a cobrança de IRRF.
Os valores a serem pagos à Receita Federal são:
- entre R$ 1.903,99 e 2.826,65 a alíquota é de 7,5%;
- entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05, de 15%;
- de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 o percentual é de 22,5;
- e acima de R$ 4.664,69, a alíquota é de 27,5%.
Logo, após fazer o cálculo da alíquota correspondente, é só deduzir a parcela do valor do pagamento, já considerando o desconto do INSS.
ISS
O outro imposto a ser considerado no cálculo do RPA é o Imposto Sobre Serviços (ISS). Esse imposto é arrecadado pelos municípios, logo a sua alíquota vai variar conforme a cidade onde a prestação de serviço aconteceu.
Nesse caso, é importante verificar junto à prefeitura da cidade qual é o percentual a ser aplicado. O valor mínimo de incidência é de 2% e o máximo de 5%, mas é necessário verificar se o autônomo já tem o cadastro realizado junto a prefeitura ou se existe a isenção de cobrança do ISS em relação a ele.
Como o cálculo é feito na prática?
Para explicar como você deve proceder com cada etapa do cálculo da RPA, elaboramos um exemplo prático e alinhado com as taxas referentes ao ano de 2021. Confira a seguir.
Suponha que Pedro prestou um serviço de reforma, cobrando pelo mesmo, o valor de R$3.000,00. Agora, como calcular os impostos referentes a esse recibo?
INSS
Para obter o valor referente ao INSS podemos utilizar a tabela que informa a faixa em que se encontra o valor bruto. Nesse caso, o pagamento está entre R$ 2.203,49 e R$ 3.305,22, assim, devemos usar uma alíquota de 12%.
INSS a recolher = R$3.000,00 * 12% = R$3.000,00 * 0,12 = R$ 360,00
INSS a recolher = R$ 360,00
IRRF
Quanto ao valor que deve ser recolhido, como o valor cobrado está na faixa entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05, temos que a alíquota é de 15%. Porém, o cálculo do IRRF é feito sobre o valor já deduzido do INSS. Desse modo, o nosso valor de referência muda de R$3.000,00 para:
R$3.000,00 — R$ 360,00 (referente ao desconto do INSS) = R$ 2.640,00
Com essa mudança no valor de referência para o cálculo, é necessário mudar a alíquota devido ao encaixe em outra faixa de renda. Assim, agora o intervalo considerado está entre R$ 1.903,99 e 2.826,65 e a alíquota é de 7,5%.
IRRF a recolher = R$ 2.640,00 * 7,5% = R$ 2.640,00 * 0,075 = R$ 198,00
IRRF a recolher = R$ 198,00
ISS
Esse imposto é cobrado a nível municipal e depende da administração qual o percentual cobrado, quais as faixas de renda consideradas, indicando se há ou não isenção do tributo. Para o exemplo, supomos que a prefeitura optou pela isenção da cobrança. Desse modo, o valor bruto da RPA é de R$3.000,00, enquanto o valor líquido é o bruto menos os impostos cobrados, obtendo o valor de R$2.442,00.
Como fazer o recolhimento dos tributos?
Recolher os tributos pode ser uma tarefa difícil, mas com um sistema contábil, se torna simplificado. Um bom software faz a geração das guias de pagamentos de forma automática e simplificada, deixando seu trabalho muito mais produtivo e possibilitando que você foque em atividades estratégicas do seu negócio. Porém, se essa não for sua realidade, existem algumas formas manuais de fazer isso.
Após ter todos os valores a serem pagos em impostos calculados, que podem ser utilizados como no exemplo apresentado neste post, você terá um passo a passo a ser realizado para o IRRF, INSS e para o ISS.
Com o objetivo de fazer o pagamento do IRRF, você deve acessar o site da Receita Federal, em Sicalc — Sistema de Cálculo de Acréscimos Legais e preencher as informações referentes ao pagamento desse imposto, seja para pessoa jurídica ou física.
No caso do INSS, o pagamento é feito por meio da Guia de Previdência Social (GPS), onde os dados devem ser preenchidos conforme o enquadramento da empresa ou de pessoa física. Por fim, o Imposto Sobre Serviços (ISS) depende do sistema adotado pela prefeitura de cada município, dessa forma, é necessário entrar no site ou buscar informações sobre como efetuar esse pagamento.
Quais são as vantagens de emitir o RPA?
Fazer a emissão do RPA pode ser benéfico tanto para as empresas quanto para o trabalhador autônomo. Ao fazê-lo, a prestação de serviço é formalizada como temporária, proporcionando segurança para ambas as partes. Veja quais são as vantagens para cada um dos casos!
Benefícios da emissão do RPA para empresas
Com a possibilidade do uso do Recibo de Pagamento Autônomo, as empresas evitam a contratação de um trabalhador no regime tradicional, não precisando incorrer em altos custos e perder sua eficiência quando se é necessário apenas um serviço para uma demanda específica que pode ser feito de maneira mais rápida e barata, melhorando sua gestão financeira.
Com essa opção, tais necessidades podem ser supridas recorrendo a trabalhadores autônomos e freelancers de modo seguro e mais econômico, fazendo com que a empresa consiga fazer a maximização de seus lucros.
Portanto, fica nítido que o uso do RPA proporciona uma ótima alternativa de redução de gastos na empresa, dado que esse tipo de contratação tem custos e encargos muito menores se comparada à admissão de um trabalhador efetivo.
Outra vantagem é a definição de um período para o serviço a ser prestado. Com o uso do RPA, a empresa tem condições de determinar o início e o fim da prestação contratada e, caso necessário, é permitido prorrogar, desde que o trabalho não caracterize vínculo empregatício. Assim, é possível melhorar o planejamento estratégico da organização.
Benefícios da emissão do RPA para autônomos
Aos profissionais autônomos que ainda não conseguiram seu cadastro como pessoa jurídica, o RPA representa uma excelente alternativa para trabalhar dentro da lei e fazer o recolhimento de impostos, garantindo uma segurança maior para o seu futuro.
Aqui, é válido destacar a importância de realizar cálculos e analisar até que ponto a emissão do RPA é benéfica frente a formalização como Micro Empresário Individual (MEI), por exemplo. Quanto maior o valor recebido com o uso do RPA, mais caro ficará o pagamento de imposto, logo, dado que o recolhimento de tributos do MEI é simplificado e em um dispêndio consideravelmente baixo, pode ser uma alternativa interessante.
Quando ela não vale a pena?
Para o prestador de serviço, o RPA não vale a pena quando os valores de desconto são mais altos que ter um CNPJ. Como dito anteriormente, um MEI possibilita que a prestação de serviços seja feita com segurança com um custo bem baixo. O valor de pagamento do MEI atualmente, em 2021, varia entre R$56 e R$ 61, incluindo todos os impostos.
Para o contratante, os cuidados que devem ser tomados estão relacionados à continuidade dos serviços. Contratações com natureza contínua não devem ser pagos por RPA, pois podem caracterizar vínculo e causar alguns transtornos, como multas e processos jurídicos.
Comandar um escritório contábil exige grande atenção e dedicação para conseguir atender a todas as necessidades dos clientes e ter confiança nos documentos produzidos pela equipe. Entender como criar um RPA permite que você consiga ter ainda mais eficiência no seu trabalho e melhore seus resultados.
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