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Se você ainda utiliza os programas como o Excel para gestão do seu negócio, talvez esteja na hora de considerar uma troca e migrar as planilhas para um software contábil.
Existem tecnologias e soluções inovadoras que buscam otimizar o tempo e produtividade das rotinas de trabalho, para entregar mais valor aos clientes e fazer a melhor gestão possível de projetos.
As planilhas em si, já são uma ótima solução, se comparadas aos escritórios de antigamente. Afinal, ajudam na organização da informação. Contudo, em um mercado competitivo, é preciso estar atento às mudanças e inovar para se destacar nos negócios.
Neste post, vamos explicar:
O que é um software contábil
A planilha pode ser uma boa solução para um negócio pequeno e a curto prazo, porém, quanto mais clientes você obtém, mais difícil será visualizar e gerir todas as informações em um arquivo de Excel.
O próprio arquivo se torna pesado e lento com a grande quantidade de informações, e sabemos que não é viável fazer vários arquivos diferentes se estamos buscando uma visão geral e unificada dos negócios.
Um software contábil recebe as informações de dados financeiros externos de forma automática, ou seja, não é preciso que alguém insira os dados como numa planilha, o que otimiza tempo e evita erros.
Além disso, um software contábil pode gerar relatórios com facilidade, oferecendo diversas visualizações possíveis dos dados, gerenciamento por mais de um usuário e sincronização com outros aplicativos e soluções, a fim de otimizar o processo completo.
Como funciona na prática e para que serve o software contábil
Como citamos, na prática um software contábil não precisa ser atualizado e reenviado para todos os envolvidos, podendo ser acessado de qualquer lugar, não apenas de um computador específico.
Desta forma, é uma solução que propõe a centralização dos dados, a agilidade de atualização das informações, a mobilidade e praticidade de poder ser acessado por mais de uma pessoa e de qualquer lugar, como em casos de home office, por exemplo.
Com apenas alguns cliques é possível ter acesso a relatórios, integrar soluções diferentes e complementares, e ainda gerir as informações necessárias, atualizadas em tempo real, com menos riscos de erros.
Como migrar planilhas para um software contábil
Se você está pensando em fazer essa migração de planilhas para o software de gestão, não se preocupe, falaremos sobre as principais etapas desse passo a passo, assim você saberá o que fazer.
Pesquise e escolha o software ideal as suas necessidades
É importante pesquisar as opções disponíveis no mercado, para entender quais possuem as funcionalidades que você busca, assim, você investirá em uma ferramenta completa.
Ainda na escolha do software, é preciso conferir se ele possui um bom atendimento de suporte, fazendo testes, buscando opiniões na internet e fazendo comparações entre as opções disponíveis. Desta forma, você consegue ponderar o que cada solução possui como ponto forte e pontos de melhoria.
Dê preferência aos softwares que possuem demonstrações gratuitas, períodos de teste e envolva pessoas-chave da sua equipe para testá-los com você, assim é possível obter diferentes pontos de vista.
Prepare os dados
Entenda qual a formatação de dados usada pelo software, afinal, você irá importá-los para a plataforma, aproveitando as informações anteriores.
Essa preparação é importante para garantir que a importação seja realizada corretamente e você não gaste muito tempo, depois da implementação do software, corrigindo erros.
Conte com o time de suporte da ferramenta escolhida para ajudar na melhor maneira de organizar os dados.
Escolha a época certa
O melhor cenário é aquele com menos incertezas e riscos, por isso, escolha o momento mais calmo do ano, aquele em que as equipes possuem mais disponibilidade e menos demandas.
Fazer a migração em um pico de produtividade pode comprometer o andamento das tarefas, a organização dos dados e, até mesmo, a gestão das equipes.
Realize um planejamento
Antes de colocar em prática a migração, organize um planejamento de fases, afinal, mudar de planilhas para um software não vai ser do dia para a noite.
Por isso, administre o projeto de implementação em etapas, dividindo os períodos de tempo e as metas a serem alcançadas em cada um como, por exemplo, a organização e formatação dos dados, implementação de funcionalidades, treinamento da equipe, importação dos dados, entre outros.
Treine o time
Não podemos esquecer de envolver as pessoas que são essenciais para o bom funcionamento desse software, e que terão de lidar com ele em suas rotinas, ou seja, o time!
Por isso, ofereça um treinamento para o time. Às vezes o suporte do software pode realizar esta etapa, assim garanta que todos terão suas dúvidas tiradas e entenderão como será o funcionamento dessa ferramenta.
Assim, seu time estará integrado, sincronizado com as soluções implementadas e se sentirão parte da rotina sem problemas ou estranhamento.
Entenda porque fazer essa migração
Agora que você já viu o que é um software contábil e quais passos devem ser considerados ao migrar planilhas para uma ferramenta de gestão, vamos entender melhor porque fazer essa migração, quais as vantagens e benefícios dessa escolha.
Segurança
Na escolha do software, você vai notar que muitas soluções oferecem backups, arquivos criptografados, entre outras funcionalidades que visam a segurança de dados.
Um arquivo de Excel, além de correr o risco de ser corrompido e precisar ser duplicado em diferentes lugares para garantir o backup, também pode ser invadido facilmente, com suas informações acessadas.
Por isso, migrar para um software levará mais segurança para os dados da empresa, tanto contra fraudes e invasões, como em relação aos backups.
Controle
Um bom software disponibilizará uma visualização completa dos dados e informações contábeis, de forma que você consiga ter sob controle tudo o que realmente importa, mantendo as demais informações em segundo plano.
Além disso, é possível fazer análises e gerenciar o painel de controle com os dados principais, exportando relatórios sempre que necessário.
Praticidade
Como já mencionado, o uso de um software propõe praticidade, afinal, você poderá acessar de diversos lugares e permitir o login de funcionários em diferentes computadores ou dispositivos. Cada funcionário pode ter a visualização específica de determinados dados e funcionalidades, por exemplo.
Agora que você já sabe por que migrar planilhas para softwares, então conte com um de nossos consultores e especialistas para ajudar na escolha da melhor ferramenta! Entre em contato conosco.
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