Se você atua ou pretende atuar no ramo contábil, já deve ter ouvido falar da importância de usar um software para escritório de contabilidade. Essa tecnologia é imprescindível para qualquer contador que deseja sucesso no mercado, já que ele otimiza a rotina do escritório e permite que o profissional satisfaça as necessidades dos seus clientes com mais eficiência.

Entretanto, para aproveitar essa tecnologia, é preciso entender os reais impactos do sistema no escritório, bem como o que é preciso analisar para escolher o melhor programa.

Continue a leitura para obter essas informações e saber como fazer a escolha ideal para o seu negócio!

Qual é a importância e o impacto do software na contabilidade?

Os benefícios oferecidos por um software de gestão constituem fortes diferenciais competitivos, possibilitando que o contador que o utiliza se destaque no mercado. Entre as principais conquistas de um escritório ao implementar a tecnologia, pode-se mencionar:

• redução de custos: muitas atividades serão automatizadas, minimizando os custos administrativos (gastos com pessoal) e com materiais físicos, traslados, encaminhamentos, reconhecimento de firma etc;
• produtividade: os colaboradores despenderão menos tempo realizando atividades burocráticas ou cansativas e poderão se concentrar nas mais estratégicas do escritório;
• redução de erros: softwares são precisos e não cometem erros humanos, como as falhas matemáticas, atrasos, esquecimento de compromissos, entre outros;
• agilidade: a plataforma realiza várias operações e atividades contábeis instantaneamente;
• segurança: uma boa plataforma realiza cópias de segurança e deve prezar pela confidencialidade dos dados;
• integração de sistemas: interliga os processos entre diferentes setores ou plataformas (incluindo as do cliente), maximizando a automação e agilidade da rotina.

Entretanto, para aproveitar esses e outros benefícios, é importante optar por uma plataforma de gestão completa e que satisfaça todas as necessidades do seu negócio. Algumas das funcionalidades que ela deve conter são:

• conciliação bancária: importa o extrato bancário automaticamente;
• modelos de planos de conta: adapta os planos aos segmentos de seus clientes, como comércio, indústria, serviços etc;
• importação automática de arquivos: integra-se com outros programas e avisa o contador ao fazê-lo;
• auditoria: analisa os dados automaticamente para encontrar inconsistências e corrigi-las;
• importação de planilha CSV: realiza os lançamentos contábeis em CSV sem precisar de digitação manual;
• lançamentos contábeis: permite fazer lançamentos pré-definidos de acordo com a legislação e evita a inconsistência de dados;
• análises: disponibiliza balancetes com muitas opções de analisar os valores;
• planejamento: prevê detalhadamente as receitas e despesas dos clientes.

Existem muitas outras funcionalidades além das mencionadas aqui. No entanto, lembre-se de que a tecnologia somente terá eficácia se o seu pessoal estiver disposto a adotá-la. Nesse caso, você pode implementar uma cultura da inovação e treinar seus colaboradores para utilizar a ferramenta adequadamente.

Como escolher o melhor software para escritório de contabilidade?

Depois de entender a importância de ter um sistema de gestão no seu escritório de contabilidade, resta saber como escolher a melhor opção para seu negócio. A seguir, confira como fazer essa análise:

Pesquise sobre a empresa

A primeira etapa é buscar informações sobre a empresa que desenvolveu e fornecerá o software. Alguns dos elementos aos quais você deve prestar atenção são:

• experiência de mercado: verifique quantos anos de mercado a empresa tem, já que a experiência indica que ela atende às necessidades de seus clientes em longo prazo e se mantém atualizada;
• opiniões nas redes sociais: veja o que os usuários dizem sobre a empresa no Facebook, LinkedIn e outras redes sociais;
• avaliações em sites: pesquise pela empresa em sites de objeções (como o ReclameAqui) — mas lembre-se de que nem sempre o reclamante estará correto. Faça a análise com cuidado e verifique se a organização respondeu a reclamação;
• presença: confira se a organização está presente em diversas regiões do país, pois isso mostra que ela é competente e capaz de acompanhar diferentes legislações.

Outra forma bastante eficiente para conhecer a empresa é procurando opiniões de clientes antigos ou atuais. Geralmente, uma organização ostenta um rol de cases de sucesso, mas você pode contatar diretamente os clientes apresentados e solicitar opiniões.

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Busque um software online

Foi-se a época em que era necessário instalar programas em cada um dos computadores e dispositivos móveis do escritório. Atualmente, existe a computação ou armazenamento em nuvem, que consiste em usar os servidores da empresa contratante para utilizar a plataforma contratada.

Na prática, isso significa que você conseguirá realizar todas as operações do sistema, bem como obter e editar informações por meio de qualquer dispositivo (seja físico ou móvel), bastando ter acesso à internet. Isso traz ainda mais benefícios à empresa, como:

• mobilidade: pode-se usar a tecnologia em qualquer lugar. Por exemplo, você pode acessar o sistema em casa ou enquanto aguarda na fila do banco;
• facilidade: não é necessário instalar o software em cada dispositivo, o que economiza tempo e permite organizar processos mais facilmente;
• economia: a infraestrutura interna torna-se mais enxuta, já que será necessário investir menos em hardware (aparelhos físicos).

Confira se o software está atualizado

O ramo das ciências contábeis está em constantes mudanças, sendo importante que o aplicativo esteja sempre sendo atualizado para acompanhar as seguintes novidades:

• novidades legislativas;
• tendências tecnológicas;
• necessidades do mercado.

Para saber se a empresa está atualizada, você pode verificar suas funcionalidades na página do programa disponibilizado pela desenvolvedora ou solicitar informações por meio do atendimento.

Preocupe-se com a segurança da informação e dados

A segurança dos dados é uma parte bastante importante a ser considerada na escolha, já que um sistema frágil deixará as informações confidenciais do escritório e seus clientes expostos. Por isso, confira se a empresa conhece e segue o que diz a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD e Lei n.º 13.709/18).

Além disso, a plataforma também deve ter um robusto sistema de segurança e tecnologias como firewalls, antivírus, criptografia de dados, entre outras.

Teste a qualidade do seu suporte

Um sistema pode ter problemas técnicos, e isso acontece até mesmo com os melhores programas do mercado. Como haverá necessidade de entrar em contato com o desenvolvedor, teste o atendimento para verificar a qualidade do suporte. Nesse caso, você deve avaliar pontos como:

• canais disponíveis, como telefone, email e chat direto;
• velocidade do atendimento;
• qualidade do suporte;
• horários de atendimento.

Ao implementar um software para escritório de contabilidade, você cria poderosas vantagens competitivas, se destacando no mercado. No entanto, para isso, é necessário encontra um software completo e uma fornecedora competente, experiente, segura e com bom atendimento.

Se você que obter o melhor software e ser atendido por uma empresa de qualidade, entre já em contato conosco da Fortes Tecnologia e conheça nossas soluções!