Gestão contábil

Contabilidade digital: como se preparar para essa realidade?

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Escrito por Fortes Tecnologia

A contabilidade digital acompanha as mudanças dos órgãos governamentais e oferece mais oportunidades para os profissionais da área. Os escritórios contábeis que utilizam essa estratégia conseguem aprimorar o atendimento aos clientes com a automação e organização dos processos.

Você ainda tem dúvidas sobre a eficiência do digital no meio contábil? Então, acompanhe este artigo e entenda por que você precisa investir nesse modelo de negócio!

Qual é a diferença entre contabilidade digital e online?

O termo online indica serviços relacionados à rede ou à internet. Já o conceito digital está atrelado às demandas que podem ser executadas mediante a utilização de ferramentas tecnológicas. Sendo assim, a contabilidade digital está ligada à eficiência dos processos e qualidade do atendimento, enquanto a online está relacionada apenas às obrigações legais.

A contabilidade digital é um modelo recente no mercado brasileiro e começou a ganhar força com as mudanças das instituições governamentais. Exemplo disso foi a implantação do eSocial, nota fiscal 4.0, SPED, entre outros. Portanto, ela é a união da tecnologia com o serviço eficiente do contador.

Ao incorporar novas soluções nas atividades do dia a dia, o profissional de contabilidade consegue desenvolver as tarefas com mais rapidez e segurança. Isso permite diminuir os erros nos processos, evitando o retrabalho.

Além do mais, sobra tempo para o contador desempenhar atividades mais rentáveis como a consultoria, e a orientação sobre os procedimentos para aumentar a lucratividade das empresas.

Logo, o profissional especializado que se adapta à contabilidade digital consegue aperfeiçoar os processos e agregar ainda mais eficiência e valor ao seu trabalho. Consequentemente, ele agrada os clientes e amplia as chances de conquistar novos serviços.

Já a contabilidade online é mais restrita. Ela está vinculada à escrituração e às demonstrações contábeis, ficando direcionada apenas ao cumprimento das obrigações legais.

Quer saber como direcionar as atividades do seu escritório para a contabilidade digital? Acompanhe as dicas a seguir!

Como se preparar para a contabilidade digital?

Se você pretende oferecer um serviço de qualidade no escritório, está na hora de se preparar para as mudanças do mercado. Confira as estratégias que podem ser adotadas:

Melhorar a atuação digital no escritório

Você ainda faz com que a equipe realize processos manuais? Quanto tempo os profissionais perdem com questões simples do dia a dia? O escritório contábil que não se adaptar às mudanças corre sérios riscos de perder clientes.

Por quê? Até pouco tempo as empresas emitiam notas em blocos, sem muito controle. Hoje, a maioria dos estados utiliza a nota fiscal eletrônica para dar mais agilidade à fiscalização. Esse é apenas um exemplo de como o digital está se sobrepondo ao “manual”.

Sendo assim, se você não se adaptar, os colaboradores não conseguirão desempenhar todas as tarefas com agilidade e eficiência. A consequência será vista na qualidade dos trabalhos.

Portanto, você precisa iniciar quanto antes a adaptação do digital no seu escritório. Alguns softwares, por exemplo, permitem a integração do sistema do cliente com o do contador. Isso contribui para reduzir o lançamento de notas, o envio de arquivos em papel e os riscos de perdas de documentos.

Transferir rotinas do offline para o online

A tecnologia pode oferecer muitos benefícios para você e os seus colaboradores. Quer conhecer alguns exemplos? No meio offline você não consegue controlar efetivamente a produtividade dos colaboradores, correto? Já com as ferramentas atuais é possível monitorar o que cada funcionário está fazendo e o tempo que ele utiliza para cada tarefa.

O Toggl é uma ferramenta que identifica a produtividade de cada colaborador e o tempo utilizado em cada demanda. Já o Trello permite que você possa direcionar as atividades para cada funcionário, avaliar o estágio de produção e saber quando o serviço foi finalizado.

Um software contábil digital oferece uma automação completa para facilitar as análises contábeis. Dessa forma, ele ajuda a maximizar a produtividade da equipe porque faz a importação de arquivos eletrônicos rapidamente, permite o controle das informações cadastrais, contratuais e de pagamentos.

Outra grande vantagem é a possibilidade de personalizar os demonstrativos de resultados para os clientes. Uma maneira prática de contribuir para a compreensão fácil das informações

Fazer a gestão de documentos na nuvem

Como você recebe, armazena e compartilha os documentos com clientes e funcionários? Ainda utiliza papel ou e-mail? Já existem ferramentas no mercado que permitem o envio de arquivos para a nuvem.

Qual é a vantagem disso? Esses sistemas dão mais segurança para as informações dos clientes, pois oferecem backups automáticos. Além disso, você ou um colaborador da equipe pode viajar para congressos ou reuniões e ter acesso aos dados para continuar trabalhando de qualquer lugar.

Se você pensar mais adiante, uma solução em nuvem permite a redução dos custos do escritório contábil. Como? A hora que você tiver todos os serviços integrados poderá fechar o espaço físico e deixar seus colaboradores trabalhando no modelo home office. Isso sem diminuir a produtividade ou a eficiência da equipe.

Ampliar os canais de atendimento ao cliente

Os clientes mais antigos podem até preferir um contato mais próximo e pessoal, mas os mais jovens dão mais valor ao relacionamento online. Empresários de cidades de grande e médio porte não têm tempo de sobra para enfrentar longos congestionamentos.

Por esse motivo, oferecer canais de atendimento online pode ser uma solução estratégica para o seu negócio. O WhatsApp, por exemplo, permite o envio de perguntas de forma escrita ou em áudio. Ele ainda faz a criptografia dos dados, logo, o cliente não precisa ter receio ao enviar informações financeiras.

O Skype e o Appear.in são soluções que possibilitam a realização de conferências com áudio e vídeo, o compartilhamento de arquivos e da tela. Assim, se você precisa explicar um dado para o cliente é só mostrá-lo e fazer os comentários necessários. Com isso, você consegue ampliar os meios de contato com o cliente, ser mais ágil na resolução de dúvidas e deixá-los mais satisfeitos.

Resumindo: a contabilidade digital permite que você gerencie melhor o seu tempo e de toda a equipe. Ela alia os conhecimentos do profissional especializado com a agilidade na resolução das demandas, promovendo mais eficiência e redução de custos.

Você quer iniciar esse processo de transformação no seu escritório contábil? Saiba por onde começar!

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