Gestão contábil

Sistema contábil: quais as vantagens e como escolher um?

Sistema contábil: quais as vantagens e como escolher um? 1
Escrito por Eliane César
Atualizado em: 04/01/2019 Tempo estimado de leitura: 5 minutos

A realidade tecnológica é irreversível para o mundo dos negócios. Com a automação realizada pelo Fisco de grande parte das obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas, previdenciárias entre outras, as empresas não têm muita saída, precisam investir em sistemas de gestão.

E, nesse cenário, os escritórios de contabilidade não podem ficar para trás, pois além de ter de oferecer aos seus clientes uma prestação de serviço de qualidade, totalmente em concordância com as atualizações do mercado, devem investir no desenvolvimento e crescimento do seu negócio. Veja a matéria completa e saiba quais atende as suas necessidades.

Hoje, é praticamente inadmissível que um escritório de contabilidade não disponha de um sistema contábil para exercer suas atividades. Confira a seguir as vantagens de realizar esse investimento e como realizar a escolha certa.

Integração com outras interfaces de trabalho

Muitas empresas utilizam várias ferramentas para gerir seu estoque, suas rotinas administrativas, contábeis e financeiras, fazer a gestão de pessoas etc., algumas, inclusive, desenvolvidas para atender suas especificidades. Porém, todas essas ferramentas distintas causam muita complexidade e compromete diretamente na gestão do tempo e do negócio.

Por isso, é muito importante contar com um software capaz de integrar outras ferramentas como sistemas ERP, planilhas, entre outros. Com ele, todos os processos e informações da empresa são reunidos em uma única plataforma, permitindo aos gestores uma análise mais apurada de cada atividade que está em curso.

Imagine um escritório de contabilidade com vários clientes que dispõem de diversas ferramentas e precisa recolher as informações geradas e, assim, trabalhar os dados dessas interfaces com responsabilidade e segurança. A falta de um sistema contábil integrado e estruturado gera atrasos no cumprimento das atividades e as tomadas de decisões, bem como aumenta os erros operacionais.

Organização e segurança de informações

Um sistema contábil com armazenamento na nuvem permite a organização das rotinas proporcionando agilidade e praticidade. A contabilidade já é um complexo sistema de informações econômicas, financeiras e de produtividade e, por isso, precisa ser apresentado com exatidão e precisão para auxiliar os gestores.

Organizar e disponibilizar o acesso seguro das informações também é um aspecto fundamental, e um escritório não pode ter dificuldades em apresentar essas informações por falta de compatibilidade de sistemas ou, ainda, por falta de um sistema, se isso estiver acontecendo, é necessário mudanças para a apresentação dos serviços.

Os serviços prestados pelo escritório de contabilidade aliados a um sistema contábil de eficiência equivalem ao sucesso dos clientes e ao seu próprio, além de dar muito prestígio à empresa.

Redução de custos e elevação da produtividade

A adoção de um sistema contábil reduz significativamente os custos com burocracia, atividades internas, treinamento, retrabalho e inconsistências, tudo isso mediante a otimização dos processos de trabalho, além de propiciar economia de tempo permitindo que a empresa invista no relacionamento com seus clientes.

Aumenta a produtividade, uma vez que proporciona mais praticidade e eficiência operacional, ou seja, mais agilidade na realização de tarefas eliminando processos manuais, por meio de uma interface simples que melhora a experiência do usuário. O que facilidade a rotina diária de toda equipe e contribui para agregar mais valor aos serviços prestados.

Contribuição para gestão de estratégia e tomada de decisão

É muito difícil detectar falhas e as causas dos principais problemas quando a empresa tem vários bancos de dados. Consequentemente, isso prejudica a resolução de problemas e a tomada de decisões.

Um bom sistema contábil oferece relatórios, gráficos, indicadores de desempenho das principais atividades da empresa e permite monitorá-las automaticamente.

Com as informações devidamente organizadas, acessíveis e precisas, auxilia diretamente o gestor a encontrar as causas dos problemas e rapidamente corrigi-las. Além de determinar quais áreas precisam de mais investimentos, torna mais fácil realizar um planejamento financeiro eficaz, bem como implementar estratégias de geração de lucro.

Otimização global dos processos e controles

Uma importante ferramenta de informação para a gestão empresarial permite englobar todos os processos e controles, alinhando o trabalho de todos os departamentos para que alcancem os resultados desejados.

Essa sinergia entre as áreas faz toda a diferença para mapear, compreender e executar o planejamento estabelecido de acordo com o objetivo da empresa. Sem um sistema que englobe de maneira integrada as atividades desenvolvidas e disponibilize a todos as informações necessárias, alcançar as metas se torna uma tarefa bastante árdua.

Além do mais, profissionais qualificados demandam ferramentas adequadas, inteligentes e integradas para se manterem motivados e, então,  desempenharem suas atividades com qualidade e eficiência.

Como fazer a escolha adequada de um sistema contábil?

A escolha de um sistema contábil deve ser pautada em alguns critérios que garantam o sucesso na seleção da melhor ferramenta para atender as necessidades do escritório:

  • comece listando as principais necessidades da empresa, desta forma você saberá o que é prioridade e tem mais importância;
  • opte por software que ofereça armazenamento ilimitado em nuvem, desta maneira a empresa não correrá o risco de arcar com custos futuros, além de contar com o que há de mais moderno e seguro em termos de armazenamento de dados;
  • verifique se o sistema disponibiliza uma estrutura de pastas inteligentes, isso facilitará a organização de um grande volume de dados;
  • análise se existe a possibilidade de compartilhamento interno com rastreabilidade sem depender de e-mail e em tempo real;
  • veja se a ferramenta proporciona agilidade e rapidez nos processos e autonomia aos usuários;
  • verifique se dispõe de uma interface simples, intuitiva e moderna;
  • considere se o software oferece integração completa com outras interfaces, inclusive, atualizações das tabelas legais;
  • faça o teste do software, muitas empresas disponibilizam uma versão para demonstração pelo prazo de 15 a 30 dias — A Fortes Tecnologia disponibiliza várias versões para demonstração para você. Basta acessar nosso site, ir na opção “Suporte” e depois “Download”;
  • verifique se o sistema conta com suporte disponível para atender às suas necessidades.

A escolha de um sistema contábil deve ser orientada pela real necessidade da empresa e se as suas funcionalidades são capazes de atendê-las. É preciso muito cuidado na escolha do software ideal, pois ele pode ser o diferencial que vai alavancar o sucesso do seu negócio.

Gostou do conteúdo? Ainda tem dúvidas sobre qual é o melhor sistema contábil para seu escritório? Entre em contato com a Fortes Tecnologia e conheça as melhores soluções.

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Sobre o autor

Eliane César

Gerente de Produto nas áreas Fiscal, Contábil e Patrimônio na Fortes Tecnologia. Contadora. Especialista em Gestão e Planejamento Tributário pela Faculdade 7 de setembro. Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade Piauiense. Representante da Fortes Tecnologia no Grupo de Trabalho Piloto do projeto SPED. Membro da Comissão Técnica do SPED do CRC/CE.

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