Gestão contábil

Compliance digital: qual a importância para o escritório contábil?

Fortes tecnologia apresenta compliance digital
Escrito por Fortes Tecnologia
Publicado em: 09/12/2019 Tempo estimado de leitura: 6 minutos

Com o avanço da tecnologia, cada vez os escritórios e empresas de diversos ramos estão implementando sistemas de gestão para reduzir seus custos, otimizar processos e aumentar a segurança. Mas é fundamental que eles criem programas de compliance digital para minimizar ao máximo o risco de ela tenha seus dados roubados por criminosos virtuais (hackers) ou infrinja a legislação.

Você sabe do que se trata essa estratégia? Para informá-lo mais sobre o assunto, publicamos este artigo que traz o conceito do compliance digital, a importância de implementá-las no seu escritório, quais são as vantagens obtidas e as leis que tratam sobre o assunto. Confira!

O que é compliance digital?

Compliance é uma palavra que derivou do comply, termo em inglês que significa estar de acordo com a legislação, regimentos, códigos de conduta, valores éticos e morais etc.

Quanto ao compliance digital, sua finalidade é a de analisar os riscos e adotar medidas preventivas para garantir a segurança de seus dados. Na prática, o escritório monitora a movimentação das informações interna e externamente (pela internet).

É preciso se atentar ao que a legislação brasileira dispõe sobre o assunto, principalmente a Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD). Essa norma tem a finalidade de garantir a transparência no uso de dados para pessoas físicas por qualquer meio, garantindo a segurança das informações.

Porém, é importante que o escritório vá além da LGPD e se atente à gestão de riscos no meio digital de uma forma completa, podendo tomar medidas como:

  • implementar sistemas de segurança como firewalls, antivírus, etc.;
  • treinar os colaboradores para que eles comprometam a segurança;
  • instituir procedimentos internos mais seguros para retenção das informações;
  • adequar suas políticas de privacidade;
  • formular normas internas de gestão para evitar abusos, práticas ilegais ou antiéticas etc.;
  • contratar especialistas para fazer uma auditoria preventiva;
  • criar restrições de acessos a dados sigilosos;
  • entre outras ações.

O ideal é contratar uma desenvolvedora de um sistema de gestão experiente, especializada e que preze pela segurança dos seus clientes, já que ela é dotada de profissionais especialistas no assunto. Além da proteção, um bom sistema de gestão proporciona outros benefícios como economia, aumento da produtividade, otimização dos processos etc.

Qual é a importância do compliance digital?

A empresa que infringir a legislação sobre o assunto receberá uma advertência simples com data limite para corrigir a irregularidade, mas poderá arcar com uma multa de até 2% do faturamento líquido do escritório, até o limite de R$ 50 milhões.

No cenário do mercado atual, negligenciar as normas de compliance pode custar ainda mais caro à organização e causar prejuízos de difícil reparação, como:

  • danos à imagem: os stakeholders — clientes, parceiros, fornecedores, investidores e outros com interesse no negócio — perderão a confiança no negócio, prejudicando as oportunidades do negócio;
  • perda de dados: o negócio estará suscetível a ataque de hackers, que poderão furtar, alterar ou deletar as informações sobre o negócio;
  • danos aos clientes: os consumidores também poderão ter suas informações subtraídas (como do cartão de crédito);
  • prejuízos financeiros: a empresa deverá compensar os clientes que tiveram sua segurança comprometida e arcar com processos judiciais.

Riscos aos quais a empresa pode estar exposta

São inúmeros os riscos que o escritório está suscetível. Veja as formas mais comuns de fraudes e invasões:

  • malwares: são softwares (programas de computador) criados para alterar, danificar ou coletar dados dos usuários;
  • estelionato digital: páginas falsas de empresas que coletam informações de pessoas físicas ou jurídicas;
  • phishing: site falso enviado a uma pessoa (por email, mensagem, SMS etc.) para coletar os dados;
  • redirect: link malicioso que redireciona a página para um malware ou phishing;
  • pharming: manipulação da conexão do servidor para capturar informações;
  • command and control (C&C): servidor de terceiro que consegue controlar o sistema do escritório;
  • vazamento de dados: uma pessoa dentro da empresa vaza informações confidenciais, podendo ser intencionalmente ou não.

Quais são as vantagens do compliance digital?

Quando você implementa um bom programa de compliance, seu escritório recebe vários benefícios que contribuem para o desenvolvimento do negócio. Veja quais são eles abaixo.

Diminuição de riscos jurídicos e financeiros

Como será mais difícil subtrair os dados dos clientes, colaboradores e outros indivíduos, a primeira e mais evidente vantagem consiste na redução da ocorrência de riscos de responder processos jurídicos e ter as finanças prejudicadas por falhas na segurança.

Promoção da transparência na relação com os clientes

Os clientes, parceiros e fornecedores estão cada vez mais informados sobre a existência e importância do compliance. Assim que eles perceberem que o seu escritório investe no compliance digital, você transmite um aspecto mais profissional, responsável e de confiança.

A transparência é conquistada quando eles se sentem mais à vontade para compartilhar informações com seu negócio, o que permite que você tome medidas para fidelizar sua clientela. Além disso, eles se sentirão mais protegidos para contratar seus serviços mais vezes e recomendá-lo para parceiros.

Aumento da produtividade dos colaboradores

As medidas para proteger os dados também contribuem para melhor organização dos dados, permitindo que elas sejam mais facilmente encontradas.

O compliance digital também proporciona mais segurança e reduz o estresse dos colaboradores, possibilitando que eles trabalhem com tranquilidade e se concentrem melhor nas suas atividades-fim.

Maior taxa de retenção dos colaboradores

Quando os colaboradores percebem que a empresa não é segura, eles também podem solicitar o desligamento com medo de ter suas informações pessoais vazadas ou subtraídas por hackers. Mas o compliance digital também protege os dados de seus colaboradores, aumentando a confiança dos mesmos em relação ao escritório.

O que diz a legislação?

Há diversas leis que tratam de assuntos ligados ao compliance digital, e todas elas devem ser respeitadas quando o escritório utiliza sistemas virtuais. Veja quais são elas:

  • Lei Geral de Proteção de dados Pessoais (LGPD — Lei n.º 13.709/18): diz respeito aos requisitos mínimos que a empresa deve atender para proteger dados de seus clientes;
  • Marco Civil da Internet (Lei n.º 12.965/14): dispõe sobre os princípios, direitos, deveres e garantias dos serviços prestados online;
  • Regulamentação de provas eletrônicas (Lei n.º 12.850/13): traz sobre o funcionamento das provas virtuais;
  • Lei sobre a Proteção da Propriedade Intelectual (Lei n.º 9.609/88): fala sobre a proteção de programas de computador;
  • Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/13): relaciona os considerados de corrupção, tornando obrigatório o estudo da lei em qualquer programa de compliance.

Em um mundo corporativo cada vez mais tecnológico, é crucial que você implemente estratégias de compliance digital para minimizar os riscos e proteger as informações do seu escritório e clientes, garantindo um desenvolvimento mais saudável e seguro. Para facilitar a sua vida, você pode entrar em contato com uma desenvolvedora experiente, que garanta a proteção das informações e se atente à legislação.

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