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Saber o que são lançamentos contábeis é necessário para ter um controle preciso e completo sobre as contas do negócio. Essa ferramenta consiste em uma maneira como a contabilidade faz o registro dos fatos que afetam ou que podem afetar o patrimônio de uma empresa.
Por isso, eles são tão importantes para um empreendimento: em posse dos números, os gestores podem compreender melhor a realidade da organização e assim tomar medidas mais coerentes com o cenário em que se encontram.
Para o contador, isso significa que é preciso ter atenção a formas de otimizar o lançamento contábil de uma empresa. Quer algumas dicas? Então prossiga com esta leitura o que exatamente é um lançamento contábil, quais são os elementos incluídos nesse lançamento, como efetuá-los eficientemente, os principais erros cometidos no processo e como evitá-los!
Neste post, vamos explicar:
O que é lançamento contábil?
Lançamento é o registro dos fatos contábeis, que são aqueles que provocam mudanças no patrimônio da empresa. Ele é feito em ordem cronológica e deve obedecer às técnicas contábeis conforme a legislação contábil.
Esse lançamento é realizado tanto nas contas patrimoniais — que são aquelas pertencentes ao ativo, passivo e patrimônio líquido — como nas de resultado, que são as receitas e despesas. Se você tem dúvidas sobre o significado desses termos, confira uma breve explicação de cada um deles:
- ativo: são os bens da empresa e os direitos a receber, alguns exemplos são estoque, imóveis, marcas, saldo bancário e de caixa, equipamentos etc.;
- passivo: são as obrigações da empresa, como impostos a recolher, salários a pagar, compromisso com fornecedores etc.;
- patrimônio líquido: é o resultado do ativo menos o passivo. Ela representa a riqueza líquida da empresa, ou seja, todos os seus bens e direitos menos as obrigações. Fazem parte desse patrimônio o capital social, as reservas de lucros, as ações em tesouraria, os prejuízos acumulados etc.;
- receitas: consistem nas entradas decorrentes das atividades da empresa — como produção de mercadorias, venda de produtos e prestação de serviços —, aplicações financeiras, cobranças de direitos, entre outros ganhos;
- despesas: são todas as saídas do negócio, trata-se de um componente negativo do cálculo de lucratividade. Elas podem consistir nos gastos administrativos, manutenções nos equipamentos, entre muitas outras.
Existem diferentes modelos contábeis, sendo que você pode criar os templates dos lançamentos mais utilizados pelos seus colaboradores e preencher somente as informações complementares. Essa é uma estratégia bastante útil para otimizar os processos da sua empresa, para saber como utilizá-la, confira a explicação no nosso artigo que trata sobre o assunto.
Quais são os elementos essenciais do lançamento contábil?
Depois de entender o que é lançamento contábil, você precisa saber quais são as informações mínimas que ele deve conter. São elas:
- local: localização da empresa;
- data: dia, mês e ano que ocorreu o registro;
- conta devedora: é a conta que foi debitada (lançada dívida), é importante saber que essa conta sempre vem primeiro no lançamento;
- conta credora: consiste na conta creditada (dinheiro recebido), essa conta geralmente vem sempre acompanhada da letra “a” antes dela;
- valor do registro: valor das operações expresso em unidades monetárias.
Também é preciso colocar o histórico da operação, que é a narração de como ela ocorreu. Não há uniformidade de histórico, mas geralmente os profissionais do ramo utilizando as seguintes expressões para descrever a operação:
- pago: usado se a conta credora é “caixa”;
- recebido: utilizada se a conta devedora é “caixa”;
- importe: quando a conta caixa não é envolvida.
Como fazer lançamentos contábeis de forma eficiente?
Ser eficiente significa realizar uma determinada atividade com menos recursos financeiros, mão de obra, tempo, ou materiais, mas sem prejudicar sua qualidade. Confira as melhores estratégias para tornar o lançamento contábil mais eficiente a seguir.
1. Incentive a digitalização das informações
A devida organização dos documentos fiscais é de fundamental importância para qualquer empresa, ainda mais em um momento em que a sofisticação dos órgãos fiscalizadores têm sido constantemente aperfeiçoada com o projeto SPED.
Isso diz respeito aos documentos dos diferentes setores. A documentação precisa ser guardada, organizada e protegida, evitando problemas como duplicidade, omissão de lançamentos, entre outros.
Assim, uma maneira bastante eficiente de garantir as provas necessárias a respeito das informações declaradas, além de arquivar notas e documentos, é contar com a tecnologia e usar a digitalização. Armazenando em nuvem você tem uma segurança redobrada para os arquivos e ainda economiza espaço físico. É uma solução importante para começar a modernizar o trabalho com documentos.
2. Conte com a tecnologia
O ideal é que as suas rotinas contábeis sejam bem gerenciadas para que não surjam dificuldades maiores em relação aos processos. Nesse sentido, nada melhor do que contar com ferramentas capazes de aperfeiçoar esse trabalho.
Existem ferramentas úteis para diferentes tipos de finalidades. Algumas delas oferecem recursos que auxiliam desde a abertura da empresa até o trabalho com tributos. Você pode realizar suas ações de maneira simples, tornando a execução de tarefas menos complexa no dia a dia.
Assim, com softwares devidamente atualizados e úteis para a realização de uma contabilidade estratégica, você consegue ser mais eficiente e trazer exatidão para os procedimentos.
3. Valorize a gestão estratégica
Em meio a tantos processos e rotinas, ter uma gestão estratégica dentro da contabilidade se torna um diferencial, pois mostra a evolução do setor contábil gerencial para atender ao novo ambiente empresarial.
Uma das vantagens de ter uma gestão estratégica é conseguir analisar informações que permitem o desenvolvimento de ações que otimizem os processos. Com isso, os lançamentos contábeis ganham agilidade, aumentando a produtividade e através disso o cliente percebe maior valor no seu serviço.
4. Respeite os princípios contábeis
Quando violados, os princípios contábeis podem fazer dos procedimentos contábeis de uma empresa um verdadeiro pesadelo.
Equívocos como a supervalorização de ativos a fim de maquiar o patrimônio da companhia, quando pensamos na contabilidade como um recurso estratégico, podem prejudicar consideravelmente as ações dos gestores diante da necessidade de tomada de decisão.
Ao imaginar que a organização se encontra em uma situação financeira equilibrada, eles podem ser induzidos a fazerem investimentos maiores sem saber que, na realidade, sua ação mais acertada seria outra.
Esse tipo de confusão pode ser terrível para o empreendimento. Além de tudo, pode levar tempo até que seja identificada a origem do erro, gerando gastos de tempo e de dinheiro.
Pior ainda: maquiar a contabilidade é algo proibido por lei, o que significa que, se os órgãos responsáveis pela fiscalização identificarem qualquer problema na Escrituração Contábil Digital, a empresa poderá ser penalizada.
5. Facilite o entendimento do seu cliente
É natural que o empreendedor não assimile alguns conceitos com tanta facilidade. É por esse motivo que ele precisa dos serviços de contabilidade, pois seu foco é na sua atividade-fim. Por isso, procure facilitar o entendimento dele a respeito de assuntos do mundo contábil, até para que a sua ação seja simplificada.
Mostre as diferenças entre despesas acumuladas e diferidas, por exemplo, demonstrando como no primeiro grupo se encontram os passivos de contas a pagar, tais como os juros de um empréstimo que está para vencer.
Da mesma forma, mostre que o segundo grupo diz respeito a uma forma de ativo, uma vez que essas despesas já foram pagas, mas o benefício ainda não foi usufruído, como acontece diante da contratação de um seguro, pago antecipadamente, mas válido por um período maior de tempo.
6. Diferencie a sua contabilidade
Atitudes que terão efeito direto nos lançamentos contábeis da companhia e poderá fazer com que você torne os seus serviços mais interessantes para os clientes são :elaborar com critérios o plano de contas e fazer a devida classificação das movimentações.
Com um plano de contas personalizado e capaz de atender às diferentes movimentações do negócio não será preciso improvisar em registros ou fazer contas para corrigir lançamentos. Da mesma forma, lançamentos classificados corretamente tendem a gerar demonstrativos úteis para refletir a realidade da organização. Para tanto, é preciso ter uma contabilidade confiável, que atue dentro das normas.
7. Faça a aplicação de demonstrações contábeis
A atuação estratégica do profissional de contabilidade em um empreendimento se dá, principalmente quando ele oferece uma escrituração exata e feita com o máximo de cuidado possível. Somente assim ele pode impactar diretamente nos resultados da gestão e, consequentemente, valorizar seu trabalho.
Tanto o Balanço Patrimonial quanto o Demonstrativo de Resultado do Exercício pertencem à escrituração anual, entretanto, ambos podem ser emitidos anteriormente com uma finalidade gerencial, dando aos gestores informações relevantes para que eles possam mensurar resultados e tomar decisões com maior eficiência.
Quais são os principais erros em lançamentos contábeis?
Agora que você sabe o que é lançamento contábil e como fazê-lo eficientemente, é preciso tomar cuidados com os erros possíveis que podem ocorrer no processo. A contabilidade é uma área excepcionalmente extensa, complexa e movimentada, já que os colaboradores precisam lidar com vários clientes, tarefas e processos diferentes, existem diversos erros que podem ocorrer durante o lançamento.
Além disso, essa é uma tarefa bastante estressante e cansativa, o que leva a mais erros. Para te ajudar a solucionar esse problema, nos tópicos abaixo listamos os erros mais comuns de serem cometidos no processo e como evitá-los.
Erros nos cálculos
Erros matemáticos são bastante comuns dentro da empresa, até mesmo os profissionais mais especializados e com mais tempo disponível de trabalho podem cometê-los, isso pode ocorrer pela rotina movimentada, por excesso de trabalho, estado emocional abalado, entre diversos outros motivos.
Porém, esse tipo de falha pode trazer grandes prejuízos à empresa, podendo acarretar:
- recolhimento de tributos além do necessário;
- pagamento de menos impostos que o exigido, gerando problemas legais;
- entrada de declaração com apuração e pagamentos equivocados;
- retrabalho e necessidade constante de conferir os cálculos;
- emissão de várias declarações corretivas;
- alocação de informações equivocadas nos demonstrativos e relatórios contábeis, prejudicando a tomada de decisões dos gestores.
- entre outros problemas
A melhor solução para esse problema é automatizando o máximo de atividades dentro do setor contábil, financeiro e fiscal da empresa. Os softwares conseguem efetuar todos os cálculos necessários de forma instantânea e sem erros, eliminando a possibilidade de erros. Adicionalmente, a tecnologia reduz os custos do negócio, otimiza os processos, aumenta os lucros, entre diversos outros benefícios.
Desorganização nos arquivos
A desorganização interna da empresa é um erro que gera várias outras consequências negativas, já que isso leva à perda de documentos, faz com que os colaboradores levem muito tempo para encontrar as informações ou usem dados equivocados.
É necessário padronizar a forma de organizar os processos e documentos no negócio, além de garantir que eles sejam devidamente armazenados pelo prazo mínimo exigido em lei.
Uma das formas mais eficientes para fazer isso é digitalizar os documentos, isso evita que eles fiquem perdidos no meio de inúmeros outros arquivos físicos, pelo desgaste natural do papel, por acidentes ou desastres naturais (como inundações e incêndios).
Também é preciso usar um software de gestão que organiza as informações automaticamente e as unifica em uma plataforma. Além de tornar a busca por informações mais ágil, isso também diminuirá duplicidades ou omissões de lançamentos.
Erros na emissão de notas fiscais
As notas fiscais eletrônicas (NF-e) são documentos que englobam um amplo número de informações sobre as atividades do negócio, ela traz dados do remetente, do destinatário, e-mail das partes, inscrição estadual, descrição do produto ou serviço, quantidade ou unidade, preço unitário, dados do frete etc.
Em razão da complexidade do documento, realizar o processo de emissão manualmente aumenta as chances de que alguma dessas informações contenha erros, o que também reflete negativamente nos seus respectivos lançamentos contábeis.
Porém, existem ferramentas no mercado que automatizam a emissão da NF-e e outros tipos de notas fiscais. A tecnologia emite a nota em segundos, bastando poucos cliques e digitando poucas informações. Os responsáveis poderão efetuar os lançamentos contábeis sem se preocupar com erros no documento.
Ao entender o que é lançamento contábil, quais são as informações que ele contém, poderá aplicar nossas dicas e realizá-los de forma eficiente. Fique atento, também, aos erros listados e tome todas as medidas para evitar que eles ocorram, minimizando eventuais problemas com Fisco e retrabalho.
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