Contabilidade no varejo: 10 erros que seus clientes vão cometer e você pode ajudar
Por Mano Marques
7minutos de leitura
Publicado em: 22 de julho de 2024
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No dinâmico cenário do varejo, a contabilidade desempenha um papel crucial na gestão financeira e no sucesso empresarial. Afinal, as particularidades inerentes à contabilidade no varejo, apresentam nuances essenciais que diferenciam esse setor dos demais.
Assim, ao mergulharmos nesse universo complexo, torna-se evidente que clientes de contadores muitas vezes cometem equívocos significativos devido à falta de compreensão ou à natureza peculiar das transações varejistas.
Neste contexto, é fundamental analisar os erros mais comuns e, simultaneamente, fornecer estratégias e orientações para mitigar essas falhas.
Ao compreender e abordar esses desafios específicos, tanto contadores quanto empresários varejistas podem colaborar de maneira mais eficaz, garantindo uma contabilidade precisa e, por conseguinte, promovendo o crescimento sustentável das operações no setor.
Confira os erros mais cometidos e como superá-los!
Como funciona a contabilidade no varejo?
A contabilidade no varejo opera como uma ferramenta estratégica para monitorar, analisar e otimizar as transações financeiras específicas do setor varejista.
Nesse contexto, a contabilidade requer uma abordagem ágil e precisa para registrar essas operações em tempo real, garantindo a visibilidade completa das finanças da empresa.
Além disso, é preciso incorporar técnicas como a contabilidade de custos para avaliar o desempenho de produtos individualmente, auxiliando os empresários na tomada de decisões informadas sobre precificação e estoque.
Quais as diferenças para outros segmentos?
Ao contrário de outros segmentos, a contabilidade no varejo envolve uma série de transações diárias, como vendas, devoluções, descontos e gestão de estoque.
Com isso, ocorre uma maior demanda por uma contabilidade ágil e em tempo real para fornecer uma visão precisa das finanças.
Além disso, a contabilidade no varejo incorpora técnicas específicas, como a contabilidade de custos para avaliar o desempenho individual de produtos.
Essas particularidades exigem que os profissionais contábeis do varejo adotem abordagens especializadas para atender às demandas dinâmicas desse setor, garantindo uma gestão financeira eficiente e adaptável às constantes mudanças no mercado.
Quais os erros mais cometidos pelos clientes varejistas?
Os clientes varejistas, ao lidarem com a contabilidade, podem inadvertidamente cometer uma série de erros que impactam negativamente a saúde financeira de seus negócios.
Por isso, identificar esses equívocos é crucial para aprimorar a gestão e evitar potenciais problemas. Veja quais são os erros e como contorná-los!
1. Falta de planejamento tributário
Esse erro pode resultar em pagamentos excessivos de impostos.
Dicas para ajudar o seu cliente:
Realize uma análise detalhada da legislação tributária aplicável ao varejo.
Desenvolva estratégias que minimizem a carga tributária.
Escolha o regime tributário mais adequado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
Mantenha-se atualizado sobre os incentivos fiscais disponíveis e aproveite-os ao máximo.
2. Omissão na emissão de notas fiscais
Aqui, o resultado pode ser problemas legais e fiscais.
Então, é fundamental garantir que seus clientes compreendam a importância da emissão correta de notas fiscais para evitar problemas legais e fiscais.
Algumas dicas para ajudar os seus clientes com esse erro são:
Eduque os funcionários sobre a importância da emissão correta de notas fiscais.
Implemente um sistema automatizado de emissão de notas fiscais que esteja integrado ao seu sistema de gestão de vendas.
Realize auditorias periódicas para garantir que todas as transações estejam sendo devidamente registradas.
Fique atento às particularidades das vendas interestaduais, garantindo o pagamento correto dos tributos para evitar retenção de mercadorias.
3. Falta de controle de estoque
Neste caso, o equívoco pode levar a perdas significativas e afetar a capacidade de atender à demanda do consumidor.
Dessa forma, para evitá-lo, destaque a vital importância do controle de estoque para evitar perdas financeiras e garantir a disponibilidade adequada de produtos.
Confira essas dicas para orientar melhor os clientes:
Utilize sistemas de gestão de estoque integrados (ERP) que forneçam uma visão clara e atualizada dos níveis de estoque.
Realize inventários regulares para identificar discrepâncias entre o estoque físico e o registrado.
Adote práticas de gestão como o método FIFO (First In, First Out) para reduzir perdas e desperdícios.
Monitore os produtos mais vendidos e ajuste o estoque conforme a demanda.
4. Desinteresse pela contabilidade
A negligência em relação à contabilidade como um todo pode gerar falta de visibilidade sobre a saúde financeira do negócio.
Previna-se educando os clientes sobre o papel central da contabilidade no varejo, demonstrando como ela fornece insights críticos para tomadas de decisões estratégicas.
Não monitorar de perto o controle das vendas pode resultar em prejuízos financeiros.
Para evitar esse erro, algumas dicas são:
Implementar um sistema de PDV (Ponto de Venda) eficiente que registre todas as transações.
Utilizar ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) para acompanhar as vendas e o comportamento dos clientes.
Analisar regularmente os dados de vendas para identificar padrões e tendências.
Ajustar as estratégias de vendas com base nas informações coletadas para maximizar a receita.
6. Desconsideração dos custos
Desconsiderar os custos envolvidos nas operações impacta diretamente na lucratividade.
Promova a consciência sobre a importância de considerar todos os custos envolvidos nas operações, desde aquisição de produtos até despesas operacionais, para uma análise financeira precisa.
Essas são algumas dicas que os seus clientes podem ter:
Realizar uma análise detalhada de todos os custos operacionais, incluindo custos fixos e variáveis.
Utilizar planilhas ou software de gestão financeira para monitorar e controlar os custos.
Identificar áreas onde é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade.
Revisar contratos com fornecedores regularmente para negociar melhores condições e preços.
7. Precificação equivocada
Precificar produtos de maneira equivocada pode reduzir a margem de lucro.
Para evitar esse erro por parte dos clientes, o profissional da contabilidade deve auxiliar o varejista na implementação de métodos de precificação que considerem não apenas os custos, mas também a demanda do mercado, garantindo uma margem de lucro adequada.
Outras dicas importantes são:
Pesquisar a concorrência para entender os preços praticados no mercado.
Ajustar os preços com base na elasticidade da demanda e no valor percebido pelo cliente.
Realizar testes A/B para encontrar a melhor estratégia de precificação.
8. Desconhecimento de regras e normativas contábeis
Para evitar esse erro, mantenha os clientes informados sobre as constantes mudanças nas normativas contábeis e oriente sobre a importância da conformidade para evitar penalidades e problemas legais.
Você ainda pode orientar que:
Participe de cursos e seminários sobre contabilidade e tributação.
Assine boletins informativos e revistas especializadas para se manter atualizado sobre mudanças na legislação.
Lhe consulte regularmente para garantir a conformidade com as novas normativas.
Documente e arquive corretamente todos os registros contábeis para futuras auditorias.
9. Negligência na atualização tecnológica
Incentive a adoção de tecnologias contábeis modernas para agilizar processos, reduzir erros manuais e melhorar a eficiência geral da gestão financeira no varejo.
Além disso é importante que:
Utilize automação para tarefas repetitivas e propensas a erros.
Integre diferentes sistemas de gestão (vendas, estoque, contabilidade) para melhorar a comunicação e a eficiência.
Treine a equipe para utilizar corretamente as novas tecnologias implementadas.
10. Ausência de reserva financeira para contingências
Oriente os clientes a criar reservas financeiras para contingências, protegendo o negócio contra imprevistos e garantindo estabilidade financeira em momentos desafiadores. Assim como:
Estabelecer uma meta de reserva financeira baseada nas despesas mensais do negócio.
Depositar regularmente um percentual dos lucros em uma conta de reserva.
Evitar utilizar a reserva financeira para despesas cotidianas, mantendo-a exclusivamente para emergências.
Revisar e ajustar a reserva financeira periodicamente para garantir que ela seja suficiente para cobrir imprevistos.
Como orientar seus clientes para evitarem os erros?
O profissional contábil desempenha um papel crucial na orientação dos clientes para evitar erros financeiros e contábeis no ambiente varejista.
Conheça algumas estratégias que podem ser adotadas!
Comunicação clara e efetiva
Estabeleça uma comunicação aberta e clara com os clientes, explicando de maneira compreensível a importância de práticas contábeis sólidas e os riscos associados aos erros comuns.
Capacitação e treinamento
Ofereça sessões de treinamento e capacitação regular para os clientes, abordando temas específicos relacionados à contabilidade no varejo, como emissão de notas fiscais, controle de estoque e precificação.
Acompanhamento contínuo
Mantenha, primeiramente, um acompanhamento contínuo das operações do cliente, identificando áreas de possível melhoria e oferecendo, portanto, sugestões proativas para otimizar processos contábeis.
Inclusive essa é uma forma excelente de conseguir, dessa maneira, aumentar as receitas do seu escritório contábil oferecendo novos serviços à base de clientes já existente.
Implementação de tecnologia
Recomende e auxilie na implementação de sistemas de contabilidade e gestão financeira que possam automatizar tarefas rotineiras, reduzir erros e fornecer informações em tempo real.
Você pode contratar tecnologias inovadoras e gerar ainda mais valor para os seus clientes.
Planejamento tributário personalizado
Desenvolva estratégias de planejamento tributário personalizadas, levando em consideração as características específicas do negócio do cliente e buscando oportunidades legais para redução de impostos.
Análise de custos e precificação
Colabore na análise detalhada de custos associados às operações do cliente, ajudando na definição de preços que considerem margens de lucro adequadas e a competitividade do mercado.
Educação financeira
Promova a educação financeira dos clientes, capacitando-os, assim, a entenderem os relatórios contábeis e a tomarem decisões informadas com base nas informações fornecidas.
Além disso, aqui você pode oferecer um pacote de treinamentos para o seu cliente e garantir uma receita mensal a mais por um determinado tempo.
Atualização periódica
Mantenha os clientes informados sobre as mudanças nas normativas contábeis, regulamentações fiscais e melhores práticas do setor, assegurando que estejam sempre em conformidade.
Para agregar mais valor ao cliente, você pode criar uma comunidade ou um blog com atualizações frequentes da contabilidade.
Dessa forma o cliente percebe que ao contratar os seus serviços, ele ganha muito mais que uma gestão contábil padrão.
Criação de metas financeiras
Colabore na definição de metas financeiras realistas e mensuráveis, orientando os clientes sobre como monitorar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.
Garantir que os clientes cumpram metas financeiras, também permite que a empresa dele esteja sempre saudável para cumprir com suas obrigações, evitando assim, problemas com inadimplência e débitos com a Receita Federal.
Aconselhamento estratégico
Além de fornecer dados contábeis, ofereça então aconselhamento estratégico para apoiar o crescimento do negócio, identificando oportunidades de expansão e mitigando riscos financeiros.
Como você aprendeu ao longo deste texto, a contabilidade no varejo, consequentemente, desempenha um papel vital na manutenção da saúde financeira das empresas, contribuindo para a eficiência operacional e a sustentabilidade do negócio.
Viu quantos erros os clientes da contabilidade no varejo podem cometer? Felizmente, as maneiras apresentadas para contorná-los foram práticas e fáceis de serem aplicadas, não é mesmo?
Continue, portanto, acompanhando o nosso blog para ler mais conteúdos como este.
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Por: Mano MarquesAnalista de Marketing na Fortes Tecnologia, especialista em Inbound e Marketing de Conteúdo.
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