Análise de caixa: saiba como evitar a malha fina e os erros
Por Fortes Tecnologia
6minutos de leitura
Atualizado em: 8 de novembro de 2023
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Cuidar da saúde financeira empresarial requer alguns cuidados, boas práticas de gerenciamento e, sobretudo, o amparo de um sistema de gestão completo e ágil. Com essa estrutura, fica bem mais fácil evitar possíveis erros relacionados à análise de caixa.
Para os escritórios de contabilidade, o ideal é que esse processo de acompanhamento das finanças das empresas seja feito ao longo do ano. Isso porque a prática deixa o contador ciente quanto à evolução patrimonial de seus clientes durante o período.
Simultaneamente, o profissional tem plenas condições de efetuar uma análise de caixa precisa, ou seja, que proporcione um comparativo adequado entre rendimentos e despesas. O resultado indica se há ou não compatibilidade entre o comportamento financeiro do contribuinte e os dados informados ao Fisco.
Neste artigo vamos explicar por que dedicar atenção a certos detalhes é crucial para que a declaração de imposto de renda seja a mais tranquila possível. Confira!
Qual a importância de uma análise de caixa profissional?
Como se sabe, o programa criado pela Receita Federal tem um método específico para agrupar as informações prestadas por cada declarante do imposto de renda. De modo geral, a reunião de certos dados em campos separados dificulta sua conferência.
Essa é, por sinal, a grande razão pela qual a imensa maioria das pessoas se sente insegura ao tentar declarar o imposto de renda por conta própria. Normalmente, a sensação é que há alguma inconsistência em um ou mais locais de preenchimento.
E, de fato, avaliar e atestar tudo o que é relatado no programa da Receita é uma tarefa cansativa, complexa e trabalhosa. A solução consiste em realizar o processo de análise de caixa de maneira metódica e efetiva. Para tanto, cabe ao contador ficar atento ao cumprimento de etapas indispensáveis para nenhum equívoco acontecer.
Como a análise de caixa pode evitar problemas com o fisco?
Em termos de declaração de imposto de renda, o grau de exatidão da análise de caixa diminui o risco de levar o cliente à temida malha fina. Entre outros aspectos a serem observados, um dos destaques é evolução patrimonial, mencionada no início deste post.
Como dissemos, tudo o que consta no programa da Receita deve fazer sentido. Em outras palavras, cada contribuinte precisa demonstrar ao órgão regulador que as mudanças de um período para outro estão devidamente alinhadas à sua realidade financeira do momento.
No caso, o raciocínio vale tanto para a elevação dos valores atrelados a bens e direitos quanto à redução daqueles associados a dívidas. Assim, se o cliente investiu e ampliou seu patrimônio, ele precisa comprovar que tem renda suficiente para realizar tal operação.
O mesmo vale para as pessoas que exibem diminuição de saldos devedores. Em termos de avaliação da Receita, o contribuinte deve mostrar a origem do dinheiro usado para concretizar esse abatimento da dívida.
A partir de uma análise de caixa conduzida de maneira minuciosa, esses e outros detalhes não passam despercebidos. Portanto, a probabilidade de malha fina, que nada mais é do que uma revisão aprofundada das informações prestadas, cai bastante.
Como realizar uma boa análise de caixa?
Você já deve ter notado que a contabilidade mudou muito de alguns anos para cá. Basicamente, isso é resultado de toda a transformação digital vigente, à qual os escritórios contábeis não ficaram imunes.
A boa notícia é que essa mudança veio em ótima hora, pois as dicas que apresentaremos na sequência são facilitadas pela modernização dos processos do seu escritório contábil.
Para entender melhor o que estamos falando, basta ter em mente que a qualidade da análise de caixa está ligada ao DFC (Demonstração do Fluxo de Caixa).
Com a ajuda de boas ferramentas de gestão financeira, os procedimentos abordados abaixo se tornam mais rápidos e à prova de erros. Ótimo, não? Então, agora, resta conhecer quais etapas precisam ser consideradas na hora de praticar a análise de caixa.
Verifique o saldo inicial
O primeiro passo no processo de análise do fluxo de caixa envolve a verificação de quanto dinheiro disponível há na empresa, ou seja, quantos reais a sua corporação dispõe para acesso imediato.
Essa etapa é fundamental para ter um ponto de partida em sua avaliação e não deve ser desconsiderada. Com essa informação em mãos, você pode demarcar um período no qual a análise será realizada.
Ela pode ser mensal, trimestral e até mesmo anual. Entretanto, é importante delimitar esse período com clareza para evitar problemas na hora de fazer sua verificação dos registros.
Tenha todos os registros de receitas e despesas
Após finalizar a primeira etapa, você pode seguir com a sua análise ao juntar todas as informações sobre receitas e despesas da empresa. Isso envolve aluguéis, gastos com água, luz, internet, matérias-primas, folha de pagamento, estoque e demais fluxos que interessam para a análise de caixa.
Além de identificar os valores, também é importante ter o acesso às datas corretas em que os pagamentos vencem, além do limite que elas apresentam para que elas sejam concretizadas. Desse modo, você terá os dados organizados e prontos para as próximas etapas de identificação das movimentações do fluxo.
Estruture o DFC–Demonstração de Fluxo de Caixa
Como sempre, a premissa de sucesso para qualquer atividade contábil está vinculada à capacidade de organização prévia dos dados a serem examinados. Dito isso, o primeiro passo consiste em estruturar os grupos do DFC apropriadamente.
Na prática, esse demonstrativo divide as transações financeiras da empresa em 3 fluxos de caixa:
atividades operacionais;
investimentos;
empréstimos e financiamentos.
No primeiro grupo, estão contidas as movimentações que estabelecem relação com as operações de destaque da organização. Na maior parte das vezes, elas estão ligadas ao ativo circulante e ao passivo circulante, dos quais derivam a aquisição de insumos e o pagamento de fornecedores, por exemplo.
O segundo conjunto abriga as aplicações financeiras com previsão de retorno de longo prazo. Além de aportes destinados à compra de títulos, também constituem a lista os investimentos voltados à compra ou venda de maquinário, ou de propriedades. Aqui, os ativos considerados são os não circulantes.
Por fim, o terceiro agrupamento reúne, de maneira ampla, as dívidas contraídas pela empresa com previsão de quitação de longo prazo. Desse modo, contempla tanto os empréstimos como as operações de financiamento.
Faça projeções para os próximos períodos
Ao realizar uma avaliação do seu fluxo de caixa e o levantamento desses dados, você tem em mãos uma importante ferramenta para cuidar da saúde financeira da sua empresa. Em termos de previsibilidade, esse documento funciona como uma ótima referência para os próximos ciclos da empresa.
Por isso, vale a pena usar as informações coletadas na etapa anterior para realizar uma projeção das entradas e saídas da empresa. Isso traz mais estabilidade e capacidade para identificar pontos de melhoria na gestão financeira do seu negócio.
Atualize os dados com frequência
Após realizar todas as atividades envolvendo sua análise de caixa, é necessário manter esse cuidado ao longo dos próximos períodos. Quanto mais informações corretas e atualizadas seu fluxo apresentar, mais preciso será o seu registro. Isso faz com que as atividades do próximo ciclo sejam simplificadas e evita que sua equipe perca muitas horas na validação de informações que estão registradas.
Portanto, vale a pena atualizá-lo com frequência, criando registro de qualquer mudança significativa nos fluxos de entrada e saída. Para simplificar esse processo, você pode utilizar softwares de gestão que automatizam esse tipo de atividade e tornam seu dia a dia ainda mais prático.
Como fazer a análise vertical?
Agora que você já conhece como preparar o seu fluxo de caixa para análise, vale a pena considerar qual estratégia será utilizada para essa avaliação. Vale destacar que a análise vertical se concentra nos números totais entre receitas e despesas, considerando um único período.
A análise é feita a partir de uma linha que vai do topo para baixo ou vice-versa, em que você consegue mensurar a concentração do volume de entradas e saídas do caixa. No caso, a ideia reside em identificar o percentual de cada elemento na composição das receitas e despesas no decorrer de um mesmo período.
Por meio dessa análise, sua empresa consegue identificar o percentual de representatividade de cada setor na empresa ou a contribuição de cada unidade para o seu fluxo. Portanto, ela permite analisar essas informações verticalmente para avaliar os registros de maneira separada, identificando a influência de cada categoria na composição do resultado ao final do fluxo.
Como realizar uma análise horizontal?
Já a análise horizontal visa traçar comparativos dos desempenhos de determinados indicadores entre intervalos distintos. Dessa forma, é possível constatar quais foram as mudanças no transcorrer de cada período de análise.
Para ter uma boa definição de como se deu a evolução de um patrimônio, já que mostra como as contas a pagar e a receber evoluíram ao longo do recorte de análise.
Se, porventura, a renda líquida indicada for inferior ao aumento patrimonial, isso tende a gerar o que se chama de acréscimo patrimonial a descoberto. Consequentemente, o contribuinte deve ser investigado sob a suspeita de praticar sonegação fiscal.
Também é fato que nem todo dado enviado à Receita Federal durante a declaração do imposto de renda se deve a uma ação criminosa. Na verdade, a causa pode derivar de uma simples desatenção.
Isso reforça a importância de automatizar o processo e de contar com o suporte de escritórios contábeis antenados às novas tecnologias e tendências da contabilidade. Com boa infraestrutura e metodologia, você tem tudo nas mãos para efetuar uma análise de caixa impecável e conquistar seus clientes. Portanto, não deixe de conferir como algumas inovações podem contribuir para a realização de suas atividades contábeis.
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Por: Fortes TecnologiaEquipe de marketing da Fortes Tecnologia. O time de marketing da empresa está constantemente analisando e produzindo os melhores conteúdos sobre o gestão contábil, gestão de pessoas, gestão financeira, gestão empresarial e tecnologias inovadoras. A equipe conta com o apoio de especialista em cada área e traz para o blog da Fortes, tudo que há de novidade no mundo empresarial.
