PIS/PASEP sobre a folha: o que muda no cálculo com o eSocial 1.3

A rotina de fechamento de folha sempre exigiu precisão, mas as atualizações recentes do eSocial trouxeram uma camada adicional de atenção: o novo tratamento dado ao PIS/PASEP sobre a folha. O que antes seguia a mesma lógica da contribuição previdenciária agora depende de uma parametrização mais detalhada das rubricas, exigindo cuidado redobrado de contadores e profissionais de Departamento Pessoal.

As mudanças passaram a valer com a versão 1.3 do leiaute do eSocial, que criou um campo específico para identificar o que realmente compõe a base de cálculo dessa contribuição. A seguir, você entende o que mudou, como ajustar o sistema e por que essa atualização impacta diretamente o fechamento da folha.

O que é o PIS/PASEP sobre a folha de pagamento

O PIS/PASEP sobre a folha é uma contribuição de 1% calculada sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas aos empregados. É destinada exclusivamente a entidades sem fins lucrativos, como previsto na Instrução Normativa RFB nº 2.121/2022.

A regra exclui valores que não integram o salário de contribuição, como ajudas de custo, diárias de viagem e PLR. Por isso, a precisão das rubricas sempre foi importante, mas agora ganhou peso adicional com o novo processo de apuração no eSocial.

Como era feito o cálculo antes da mudança

Até o fim de 2024, o eSocial interpretava a base do PIS/PASEP sobre a folha da mesma forma que a contribuição previdenciária. Isso dispensava ajustes específicos no cadastro de rubricas, já que o sistema utilizava automaticamente as incidências previdenciárias para determinar o valor devido.

A partir de janeiro de 2025, esse cenário muda. A apuração passa a observar somente as rubricas que tiverem incidência marcada no evento S-1010, inaugurando uma fase de maior detalhamento e exigindo revisão criteriosa da folha.

O que mudou com o eSocial 1.3

A atualização para a versão 1.3 tornou o cálculo mais preciso ao criar o campo codIncPisPasep, responsável por identificar a incidência da rubrica para o PIS/PASEP sobre a folha. Esse campo deve ser utilizado quando a empresa informar, no evento S-1000, que está sujeita à tributação sobre a folha de salários.

Essa mudança representa uma virada importante. O eSocial passa a considerar apenas rubricas corretamente marcadas como tributáveis pelo PIS/PASEP. Se a incidência não for configurada, o valor não entra na base, o que evita recolhimentos indevidos e reduz o risco de ajustes posteriores.

Com isso, a parametrização deixa de ser opcional e se torna essencial para garantir que o cálculo acompanhe exatamente o que a legislação determina.

Impactos para empresas e contadores

A atualização não altera a alíquota, mas transforma a forma como o cálculo é apurado dentro dos sistemas de folha. Esse movimento afeta diretamente as rotinas de DP, contabilidade e conferência tributária.

A partir daqui, a atenção se concentra em três pontos:

A parametrização das rubricas ganha protagonismo

Somente rubricas com incidência configurada serão consideradas na base de cálculo. Eventos não parametrizados ficam fora do cálculo, mesmo quando representam remunerações tributáveis.

Os processos internos precisam ser revisados

Empresas que seguiam a lógica previdenciária precisam reavaliar rubrica por rubrica para garantir que os valores sejam interpretados corretamente pelo eSocial.

Erros podem gerar inconsistências no envio

Falhas de parametrização podem resultar em alertas no eSocial, divergências na DCTFWeb e riscos de recolhimentos incorretos.

A mudança torna a apuração mais confiável, mas também aumenta a responsabilidade de quem opera a folha.

Como parametrizar o PIS/PASEP sobre a folha no Fortes Pessoal

Para empresas sujeitas à contribuição, o primeiro passo é marcar a opção PIS Sobre Folha de Salários no caminho Movimentos > Situações > Empresa.

A partir da atualização alinhada à versão 1.3 do eSocial, o Fortes Pessoal passou a incluir o campo de incidência PIS sobre Folha dentro de Cadastros > Eventos. Com isso, cada rubrica pode e deve ser configurada com a incidência correta.

O sistema também facilitou a transição:

• Criou automaticamente novos históricos para eventos já existentes, utilizando as incidências previdenciárias como referência.
• Incluiu os históricos no Mapeamento de Eventos para o eSocial com validade a partir de janeiro de 2025.
• Permitiu que, ao copiar eventos entre empresas, os históricos de PIS/PASEP sejam transferidos apenas quando a empresa de destino estiver configurada para a contribuição.
• Disponibilizou no Plano de Eventos o mapeamento padrão das incidências, permitindo ajustes manuais quando necessário.

Mesmo com esses automatismos, a conferência manual continua indispensável para assegurar que a empresa esteja refletindo sua realidade operacional e tributária.

Como conferir o valor do PIS/PASEP na DCTFWeb

O valor apurado pelo eSocial é enviado automaticamente para a DCTFWeb, onde passa a compor o DARF do período. Para essa contribuição, o vencimento é estendido até o dia 25 do mês seguinte ao fato gerador.

No Portal eCAC, é possível editar o DARF e gerar uma guia separada usando o código de receita 8301-02 – PIS sobre Folha de Salários.

O ideal é sempre comparar o valor exibido na DCTFWeb com o cálculo realizado no sistema de folha, garantindo consistência e evitando multas.

Exemplo prático do cálculo

Imagine uma empresa com apenas um empregado recebendo R$ 1.518,00, equivalente ao salário mínimo.

A base de cálculo corresponde ao valor integral da remuneração. Aplicando a alíquota de 1%, o PIS devido será de R$ 15,18.

Se a empresa tiver outras rubricas sujeitas à incidência, basta somar esses valores e aplicar a mesma regra. É fundamental excluir o que a legislação considera fora da base, como diárias, PLR e ajudas de custo.

O que fica para as empresas e para o DP

As mudanças implementadas pelo eSocial 1.3 reforçam a importância da configuração adequada das rubricas na folha de pagamento. O PIS/PASEP sobre a folha continua simples em sua regra de cálculo, mas ficou mais rigoroso em sua forma de apuração.

Com as atualizações do Fortes Pessoal, o processo ficou mais seguro e automatizado, permitindo configurar históricos, mapear incidências e conferir valores com precisão. Ainda assim, a conferência contínua das parametrizações e o acompanhamento da DCTFWeb permanecem como etapas essenciais na rotina fiscal.

Manter a folha de pagamento alinhada à legislação é o caminho mais seguro para evitar inconsistências e proteger a empresa de multas e retrabalhos. Para mais orientações sobre rotinas do Departamento Pessoal, continue acompanhando o blog da Fortes Tecnologia.

‍