Plano de saúde no eSocial e na Reinf: evite malha fina no IR após mudanças na DIRF

A transição da antiga DIRF anual para as novas rotinas do eSocial e da EFD-Reinf aumentou a exigência de consistência nos dados. E, no meio de tantas mudanças, um ponto continua derrubando muita gente na malha fina: despesas médicas, especialmente o plano de saúde.

O motivo é simples. A Receita cruza o que a empresa informa com o que o trabalhador declara. Quando há divergência, o risco de retenção cresce e o problema geralmente estoura do lado do funcionário. A boa notícia é que dá para evitar isso com um ajuste de processo e com atenção a três regras que, na prática, fazem toda a diferença.

Plano de saúde no eSocial e na Reinf: o que muda na prática?

Com a mudança para a “nova DIRF”, a declaração do plano de saúde deixa de ser um bloco único, como muita gente ainda imagina. A informação passa a ser distribuída entre eSocial e EFD-Reinf, conforme o tipo de beneficiário e a relação ativa com a folha.

O ponto central é entender para quem o dado vai, em qual ambiente, e qual valor deve ser informado para não criar inconsistência no Informe de Rendimentos.

Ponto 1: para onde vai cada beneficiário do plano de saúde

A regra que separa eSocial e Reinf é objetiva: existe vínculo de remuneração ativo na folha. Se há pagamento vinculado (salário ou pró-labore), a informação caminha com o eSocial. Se não há, ela precisa ir pela EFD-Reinf.

Quando declarar no eSocial

No eSocial, a lógica é acompanhar quem está com remuneração ativa. Isso inclui, por exemplo:

• Empregados CLT, com desconto do titular e de dependentes.
• Sócios com retirada de pró-labore, quando há desconto do plano.

Aqui, o cuidado é garantir que a informação não fique “genérica”. Para a entrega ficar consistente, é importante registrar corretamente os dados da operadora, separar titular e dependentes e informar reembolsos quando existirem.

Quando declarar na EFD-Reinf

A EFD-Reinf tende a concentrar os casos que passam despercebidos, justamente por não estarem mais “vivos” na folha. Entre os exemplos mais sensíveis:

• Sócio-cotista sem pró-labore, que recebe apenas distribuição de lucros, mas tem plano de saúde pago pela empresa.
• Ex-funcionários que continuam no plano (na forma permitida pela empresa e pela operadora), com pagamento intermediado pela empresa.

Esse segundo caso costuma surpreender porque parece contraintuitivo. Ainda assim, se a empresa mantém o fluxo de pagamento ou a informação vinculada, a obrigação de informar pode continuar existindo, e esquecer isso pode gerar divergência no dado que chega ao preenchimento do Imposto de Renda do beneficiário.

Ponto 2: o erro que gera inconsistência imediata no IRRF

Um dos erros mais comuns é tentar “ajudar” o funcionário abatendo o plano de saúde diretamente na base do IRRF mensal na folha.

Isso vira um problema porque a dedução de despesas médicas é tratada como ajuste na declaração anual da pessoa física. Quando a empresa reduz o IRRF na folha por causa do plano, ela cria um cenário em que os registros mensais não conversam com a regra esperada para o ajuste anual.

Em termos práticos, a orientação operacional aqui é direta: plano de saúde não deve ser usado para reduzir IRRF na folha mensal, porque a dedução pertence ao momento da declaração do próprio trabalhador.

Ponto 3: O valor correto para informar não é, necessariamente, o valor descontado

Outra origem frequente de malha fina é confundir dois números que têm funções diferentes: o custo total do benefício e o valor efetivamente pago pelo funcionário.

Para evitar erros, a rotina precisa separar claramente o que é informativo do que é “base fiscal” para o cruzamento.

O que vai na rubrica informativa

A rubrica de natureza 9911 deve registrar o custo total do plano daquele beneficiário e seus dependentes. Ou seja, entra aqui:

• parte paga pela empresa;
• parte paga pelo empregado;
• coparticipação, quando existir.

Esse valor tem papel de registro e composição de informação, mas não é, por si só, o número que o trabalhador usa como dedução no Imposto de Renda.

O que vai na rubrica de desconto

A rubrica de natureza 9219 deve registrar apenas o que foi descontado do bolso do funcionário. Esse é o valor que costuma aparecer como referência para a dedução na declaração do trabalhador e é o dado mais crítico para o cruzamento.

Exemplo prático para fixar

Imagine o seguinte cenário:

O plano custa R$ 250,00 por pessoa. O funcionário (titular) inclui dois dependentes, totalizando três vidas e uma fatura de R$ 750,00.

Política de subsídio:

• Titular: empresa paga R$ 200,00 e desconta R$ 50,00 do funcionário.
• Dependente 1: empresa paga R$ 100,00 e desconta R$ 150,00 do funcionário.
• Dependente 2: empresa não subsidia e desconta R$ 250,00 do funcionário.

Como lançar:

• Rubrica 9911 (informativa): R$ 750,00 (custo total das três vidas).
• Rubrica 9219 (desconto): R$ 450,00 (R$ 50,00 + R$ 150,00 + R$ 250,00).

É esse R$ 450,00 que tende a ser a referência mais sensível no cruzamento com a declaração do trabalhador.

Como manter sua empresa e seus colaboradores fora da malha fina?

A nova rotina não precisa ser um bicho de sete cabeças, desde que três pilares virem regra interna do DP e da contabilidade.

Primeiro, separar corretamente quem vai para eSocial e quem vai para Reinf, sem deixar casos especiais escaparem. Depois, não usar plano de saúde como “atalho” para reduzir IRRF mensal na folha. Por fim, registrar corretamente o custo total na rubrica informativa e o valor efetivamente descontado na rubrica de desconto.

Quando esses pontos ficam padronizados, o risco de inconsistência cai bastante, e você protege a empresa e, principalmente, o funcionário, que é quem costuma sentir o impacto primeiro quando a declaração trava.