Erros comuns na DIRF que passam despercebidos no eSocial

Muitos profissionais de Departamento Pessoal respiram aliviados quando o fechamento do eSocial ocorre sem erros de validação. A percepção mais comum é simples: se o sistema aceitou os dados, a DIRF está correta e a obrigação cumprida com segurança.

Essa lógica, no entanto, tornou-se perigosa. Com a substituição da DIRF anual por uma apuração baseada em eventos transmitidos mensalmente pelo eSocial, surgiram inconsistências que não são capturadas pelo validador técnico, mas que aparecem com facilidade no cruzamento de dados realizado pela Receita Federal.

O resultado é um cenário mais sensível: erros que antes só seriam percebidos no ajuste anual agora impactam quase de forma imediata o Imposto de Renda do trabalhador, aumentando o risco de retenções incorretas e de entrada em malha fina.

A seguir, você confere os erros mais comuns na DIRF, que costumam passar despercebidos no eSocial, mas geram efeitos diretos para o colaborador.

1. Erro na data do adiantamento e do pagamento

O Imposto de Renda segue o regime de caixa. Isso significa que a tributação ocorre no momento em que o valor é efetivamente pago ao trabalhador, e não na competência da folha.

Dois erros são recorrentes nesse ponto.

No caso do adiantamento salarial, quando a empresa faz o pagamento, por exemplo, no dia 20 e o restante da folha no 5º dia útil, o IR deve ser calculado e retido sobre o adiantamento, conforme prevê o Decreto nº 9.580/2018, art. Art. 678, § 1. 

Muitos sistemas acabam agrupando esse valor com o pagamento do fim do mês ou do quinto dia útil. Essa prática distorce a base de cálculo mensal e pode empurrar o trabalhador para uma faixa de tributação mais elevada, gerando retenção maior do que a devida.

Já em relação à data de pagamento informada no evento S-1210, ela deve refletir exatamente o dia em que o valor foi creditado na conta bancária. Se a folha é da competência de março, mas o pagamento ocorreu em abril, é essa data de abril que define o fato gerador do imposto. Qualquer divergência aqui compromete a consistência da DIRF apurada a partir do eSocial.

2. Férias proporcionais tratadas como salário

Esse é um erro clássico de classificação que costuma aparecer nos desligamentos.

As férias proporcionais pagas na rescisão, assim como o terço constitucional correspondente, possuem natureza indenizatória e seguem regra específica de tributação do IRRF. Quando essas verbas são tratadas como salário comum, ocorre uma distorção no imposto retido.

Para evitar esse problema, o pagamento precisa estar corretamente classificado com o Código 74. O uso de códigos genéricos ou de rubricas salariais faz com que a Receita interprete a verba de forma incorreta, prejudicando o cálculo final do imposto devido pelo trabalhador.

3. Uso indevido do Código 9

O Código 9 ainda é utilizado como uma espécie de “zona neutra” para valores que não sofrem tributação. Esse uso é um erro grave.

Na prática, esse código se aplica apenas a situações de trânsito financeiro, ou seja, valores que passam pela folha, mas não representam o rendimento do trabalhador. Ele não serve para “esconder” rendimentos isentos que, por obrigação legal, precisam constar no Informe de Rendimentos.

Com a DIRF apurada a partir do eSocial, o uso indevido do Código 9 se torna ainda mais arriscado. Esses valores continuam sendo auditáveis e podem gerar inconsistências quando comparados com outras bases de dados da Receita.

4. O detalhe cadastral que invalida a dedução da pensão alimentícia

Aqui, um pequeno erro de cadastro pode anular uma dedução importante no Imposto de Renda do colaborador.

Ao informar o pagamento de pensão alimentícia no eSocial, o CPF registrado deve ser sempre o do beneficiário final, normalmente o filho. O erro mais comum é informar o CPF do responsável legal que recebe o valor.

Para a Receita Federal, a lógica é direta: a dedução de quem paga precisa corresponder ao rendimento de quem recebe. Quando o CPF informado não é o do alimentado, o cruzamento falha, e a dedução pode ser desconsiderada.

5. O cadastro incompleto do plano de saúde

A dedução de despesas com plano de saúde exige mais do que o simples lançamento do valor descontado do trabalhador.

O eSocial exige um cadastro completo, que inclui o CNPJ da operadora, o número de registro na ANS e o CPF correto de todos os dependentes cobertos. Qualquer falha nessas informações compromete a validação da despesa médica.

O risco aumenta quando há troca de operadora ao longo do ano. O sistema precisa refletir essa mudança, pois a Receita cruza os dados da empresa com as informações enviadas diretamente pelas operadoras de saúde. Quando isso não acontece, o trabalhador perde uma dedução legítima e pode ser chamado a comprovar despesas que deveriam ter sido corretamente informadas pela empresa.

Checklist prático para evitar erros na DIRF

Com a apuração mensal baseada no eSocial, a margem para correção diminuiu consideravelmente. Para reduzir riscos, vale revisar alguns pontos críticos de forma recorrente:

• O IR do adiantamento está sendo calculado na data correta do pagamento?
• A data informada no S-1210 reflete o crédito real ao trabalhador?
• As férias proporcionais estão classificadas com o Código 74?
• O Código 9 está sendo usado apenas para trânsito financeiro?
• A pensão alimentícia está vinculada ao CPF do beneficiário final?
• O cadastro do plano de saúde está completo e atualizado?

O que muda na prática para o Departamento Pessoal

Os erros comuns na DIRF não desapareceram com o fim da entrega anual. Pelo contrário. Eles se tornaram mais sensíveis e passaram a gerar impacto quase imediato, justamente porque a apuração agora ocorre de forma mensal, a partir das informações transmitidas pelo eSocial.

Nesse novo cenário, fechar o eSocial sem erros de validação deixou de ser sinônimo de conformidade fiscal. A responsabilidade do Departamento Pessoal aumentou, pois qualquer inconsistência na classificação das verbas, nas datas de pagamento ou nos dados cadastrais pode afetar diretamente o Imposto de Renda do trabalhador e levá-lo à malha fina.

Revisar rotinas, validar cadastros e entender a lógica de cruzamento da Receita Federal não é mais apenas uma boa prática operacional. É uma medida essencial para reduzir riscos, proteger o colaborador e garantir segurança para a empresa.