Será que é possível ter sucesso utilizando metodologias ágeis na contabilidade? Essa dúvida pode ser comum devido ao trabalho bastante técnico dos contadores.
No escritório de contabilidade, é comum nos depararmos com um dia a dia cheio e repleto de entregas. Por isso, o uso de metodologias ágeis pode facilitar a gestão de projetos e tarefas, garantindo a melhor performance do time.
Como o nome já diz, as metodologias ágeis são maneiras de gerenciar projetos buscando maior agilidade na produção e entrega. O uso de métodos desse tipo serve para organizar as etapas do projeto e garantir o alinhamento do time, estipulando quais serão as entregas e prazos, definindo um processo a ser seguido.
Se você quer entender mais sobre as metodologias ágeis na contabilidade, veja abaixo algumas dicas que separamos, bem como os benefícios desse modelo de organização.
Considerando a competitividade no meio da contabilidade e a importância de manter a satisfação dos clientes com a entrega, a metodologia ágil organiza a produtividade para garantir o melhor resultado possível.
Contudo, cada metodologia apresenta foco em fatores diferentes, por exemplo, as etapas da entrega, a visualização das tarefas da equipe ou, mesmo, metas e objetivos específicos.
O método Scrum é focado em intervalos de tempo para a produção das tarefas, que são denominados de sprint. O time envolvido pode definir o tamanho ideal de uma sprint e designar as tarefas que estarão em cada uma delas, de acordo com a data de entrega e ordem de prioridade.
Antes de iniciar a sprint, a equipe se reúne para atribuir pontos, por meio de uma votação, às tarefas que serão realizadas. As demais tarefas ficam no backlog, um repositório de demandas que é organizado também por prioridade e de onde surgem as tarefas para as demais sprints.
Ao final de uma sprint, o time debate sobre as tarefas realizadas, se a entrega foi feita como o esperado, o que pode ser melhorado para o próximo ciclo e o que funcionou corretamente e deve ser mantido dentro do processo de organização.
O Kanban funciona para a organização do status das tarefas e o alinhamento geral da equipe, de maneira que a comunicação seja clara e todos os membros do time saibam no que cada um está trabalhando no momento.
De maneira simples, o Kanban funciona como um quadro, virtual ou físico, com as seguintes etapas para separação das tarefas: "a fazer", "em progresso" e "finalizada".
Antes de iniciar um determinado projeto, a equipe se reúne para definir quais tarefas estão envolvidas nesse processo, criando um tipo de checklist e selecionando os integrantes do time responsáveis por cada demanda. Em seguida, todas as tarefas são colocadas como "a fazer" e cada membro move sua tarefa de acordo com a etapa atual, seja ela "em progresso", ao ser iniciada, ou "finalizada", ao ser entregue.
Alguns times também criam novas etapas como "em revisão" , para designar tarefas que estão prontas, mas retornaram para algum ajuste, por exemplo.
Se você prefere trabalhar definindo metas e objetivos para um projeto, em vez de etapas, ciclos e tarefas, uma boa solução é a metodologia Smart.
Nesse método, cada letra da palavra Smart significa um dos princípios desse formato de gerenciamento de projetos. Confira abaixo.
As metodologias ágeis na contabilidade trazem vários benefícios para o escritório contábil, mas essa 3 são essenciais para manter o negócio funcionando bem.
Ao definir um processo de organização das entregas que funcione de forma eficaz, torna-se mais fácil replicar nas tarefas seguintes. Ou seja, com um modelo de metodologia ágil, é possível identificar os pontos de melhoria nas entregas das tarefas, melhorar a comunicação do time e aumentar a agilidade.
Além disso, ao organizar as demandas do escritório de forma clara, você promove a colaboração, a comunicação e a agilidade, fatores essenciais para garantir a melhor entrega possível para o cliente.
Consequentemente, ao realizar entregas de valor para as empresas, além de aumentar a satisfação desses clientes, o escritório vai ganhar destaque por meio de sua performance nesse meio competitivo.
Na teoria, a metodologia ágil é uma ótima ferramenta para gerenciar projetos, mas você deve estar se perguntando: "e como funciona na prática"? Bem, não se preocupe, vamos falar sobre como escolher a melhor metodologia para a sua rotina e como evitar erros na implementação.
A melhor opção para decidir sua metodologia ágil de trabalho é considerar os fatores essenciais do seu projeto. Por exemplo, caso o projeto demande muitas tarefas, que serão divididas em fases, uma boa opção é o método Scrum.
Contudo, se você quer investir em colaboração e comunicação clara, sem muitos ciclos e fases, o Kanban pode ser uma opção para alinhar o time de acordo com o que cada um está fazendo e ainda precisa fazer.
O ideal é considerar quais os fatores principais para a organização da sua equipe ou rotina: ciclos de entregas ou etapas de tarefas, por exemplo.
Apesar da metodologia ágil servir para organizar e gerenciar um projeto, ela não vai ser perfeita logo de imediato. Isto porque o fator-chave para esse método de trabalho é aperfeiçoar de acordo com a experiência, a fim de otimizar o processo.
Por isso, para evitar erros e frustrações, lembre que é preciso orientar a equipe sobre como o método escolhido funciona, indique leituras relacionadas, vídeos explicativos e, até mesmo, dinâmicas de teste, para eles se ambientarem com o processo.
Também é importante planejar o funcionamento desse método, para que todos entendam sua função dentro do time e seu papel na colaboração para a entrega do projeto.
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