Uma nova forma de lidar com dados pessoais surgiu em nosso país. Com a nova Lei, a LGPD para escritório de contabilidade precisa ser profundamente estudada para ser corretamente aplicado ao ambiente contábil. Trata-se de uma questão muito sensível, pois a rotina de uma empresa de contabilidade requer a manipulação de dados para cumprimento de todas as obrigações.
Por isso trazemos até você este artigo, para que lendo-o você possa ser esclarecido sobre o tema. Você verá a importância de promover um trabalho de consciência e de treinamento junto aos colaboradores. Saberá também qual é o real impacto da LGPD nos escritórios contábeis, além de conhecer o que deve ser feito para uma correta adequação. Confira!
A nova LGPD exige que os dados pessoais coletados (com expresso consentimento) sejam tratados devidamente, de forma que não ocorram vazamento de informações ou que os dados sejam corrompidos. Dessa forma, todo o corpo de funcionários precisa seguir medidas protetivas para que isso não aconteça.
Uma das maneiras de conseguir esse objetivo é por meio de treinamentos adequados que são voltados ao desenvolvimento de boas práticas que evitem transgressões a Lei. Conscientizar por meio de discursos e recomendações não é suficiente. Os trabalhadores de um escritório contábil devem receber treinamento alinhados com a função que desempenham.
Além disso, um importante ponto em relação a conscientização dos funcionários está relacionado a implantação de medidas que visem a redução da exposição dos dados coletados. Isso é alcançado por meio da prática que cada colaborador tem em relação à sua rotina quanto aos dados pessoais manipulados no dia a dia de trabalho. Para isso, técnicas de segurança voltadas ao âmbito administrativo devem ser implementadas e seguidas.
Caso toda essa orientação não seja seguida, as consequências podem ser desastrosas. Dentre os vários níveis de penalidade, está a aplicação de pesadas multas que podem chegar à casa de milhões de reais. Existe ainda a possibilidade de bloqueio do banco de dados do escritório, o que pode paralisar as atividades. Por fim, uma exposição de tamanho erro pode comprometer em definitivo a imagem de um profissional junto ao mercado.
Os escritórios contábeis lidam diretamente com os dados pessoais de seus clientes e com as informações de suas empresas, visto a necessidade de registro e cumprimento de todas as obrigações existentes. Dessa forma, existe a necessidade de adaptação no que diz respeito à coleta, tratamento e armazenamento desses elementos.
Como a Lei exige que essas informações permaneçam íntegras e autênticas, os escritórios de contabilidade precisam implementar controles quanto a esses procedimentos. A via pela qual isso se dará é o meio digital, devendo ser implantados softwares de controle para exercer essa atividade. Além disso, também é preciso gerar provas documentais de que o mecanismo implementado é eficiente e traz segurança aos dados coletados.
Para completar as ações de adaptação as novas regras, a Lei elenca a figura do Encarregado de Proteção de Dados. O termo vem da expressão em inglês Data Protection Officer — DPO. Sua função será basicamente a de garantir a conformidade legal, além de monitorar todos os procedimentos relacionados ao tratamento de dados. Isso acontece porque o DPO faz a conexão entre os titulares de dados, empresas e ANPD.
Acompanhe as etapas básicas que devem ser seguidas para uma correta adequação à LGPD.
Essa é uma das primeiras exigências da LGPD, a de consentimento do uso, tratamento e armazenamento de informações pessoais. Por mais simples que possa parecer, é necessário que os escritórios contábeis implementem meios de colher essa autorização.
O termo de consentimento deve ser claro e de fácil entendimento. Deve conter também todas as especificações referentes ao que se destinam os dados, ou seja, para que será usado. Importante frisar que o escritório pode reforçar a solicitação e aceitação do termo pelos meios digitais.
Outra necessidade de adaptação que não pode ser deixada de lado é fazer a correta diferenciação entre controladores e operadores. A definição de cada um deles não é difícil de ser feita mas deve estar muito bem esquadrinhada para que a Lei seja obedecida.
A função do controlador é a de definir o que será feito com cada um dos conjuntos de dados, ou seja, ele dará o direcionamento das ações. Já os operadores são as pessoas que manipulam os dados propriamente ditos, realizando as atividades necessárias ao bom andamento do ambiente contábil.
Os escritórios de contabilidade precisarão implementar um comitê de segurança de dados. É por meio deles que será garantida a integridade e inviolabilidade de informações do próprio escritório e da carteira de clientes. Para dinamizar o cumprimento das obrigações, o comitê deve ser encabeçado exatamente pelo profissional DPO citado anteriormente. Para cumprir seu propósito, o DPO deve conhecer bem de legislação, rotinas contábeis e segurança da informação.
Essa ação faz parte das atividades do comitê de segurança, inclusive. Ela diz respeito à criação de rotinas administrativas que devem ser exercidas pelos profissionais que atuam no escritório para que seja garantida a segurança das informações. Devem ainda ser implantadas medidas de controle via sistemas seguros.
De nada adianta se esforçar imensamente para cumprir a lei se alguma empresa terceirizada (que porventura preste serviços ao escritório) não cumprir as normas legais. Em caso de sanção, o contador responsável pode ser considerado corresponsável. Portanto, é necessário exigir que as subcontratadas também se adéquem e sigam o disposto em Lei.
A aplicação da LGPD para escritório de contabilidade deve ser observada com o máximo rigor possível. A razão disso é que lidar com dados pessoais constitui parte essencial da rotina contábil. Sem isso a atividade simplesmente não existe. Logo, os escritórios precisam se adaptar ao novo cenário para não incorrer em pesadas multas ou ainda ter a imagem manchada no mercado em que atua. Isso causaria graves estragos e deve ser evitado a qualquer custo.
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