Você já deve ter lido ou ouvido falar que a integração de sistemas é uma ferramenta excepcionalmente importante para diversos negócios, principalmente para escritórios de contabilidade, já que se trata de um segmento em que se movimenta um grande número de informações complexas.
Porém, nem todos os contadores gestores sabem o que exatamente é a integração de sistemas, como ela funciona, o que ela envolve e quais são seus benefícios práticos fornecidos a um escritório de contabilidade. Se você tem essas dúvidas e deseja solucioná-las, continue lendo este artigo para se aprofundar no assunto!
Integrar sistemas é o ato de reunir diversos componentes independentes e fazê-los trabalhar em conjunto e de forma automática. Na prática, implanta-se um software que consegue se interligar com outros sistemas do escritório e dos clientes.
Essa solução é uma ferramenta online que capta os lançamentos já conciliados do ERP (sistema de gestão), do cliente para importar de forma direta no sistema de gestão contábil escritório.
Com essa tecnologia, várias operações manuais e demoradas, como digitação de lançamentos, conferência, recebimento e organização de documentos, elaboração de relatórios, conciliação bancária, entre outras.
As vantagens se aplicam sobre o escritório de diferentes formas, permitindo grande aumento dos lucros e desenvolvimento de importantes diferenciais competitivos. Listamos e explicamos os principais deles abaixo Confira!
Todo escritório deve prezar pela confidencialidade e proteção das informações de si e de seus clientes, criando e cumprindo ações relacionadas à segurança e integridade dos dados.
Existem diversas ameaças que podem comprometer a segurança dos sistemas, como invasão ou subtração de dados por criminosos virtuais (hackers), concorrentes antiéticos, erros de funcionários etc.
Um bom sistema de gestão vem acompanhado de um robusto sistema de segurança, incluindo antivírus, firewalls, criptografias, backups (cópias de segurança) automáticos e outras ferramentas. Assim, as informações se tornam ainda mais seguras que armazená-los em simples planilhas do Excel, por exemplo.
Quando o escritório recebe os dados de seus clientes, os contadores devem trabalhar um grande número de informações ou digitá-las manualmente, o que ocupa uma grande quantia de tempo dos profissionais.
Por exemplo, relacionar as categorias financeiras usadas por seus clientes com o seu plano de contas na conciliação contábil é uma operação que pode ocupar todo o expediente do contador. Porém, um software que realiza integração contábil receberá os dados e executará todo o trabalho automaticamente, fazendo com que sejam necessários apenas alguns minutos.
Isso permitirá que os contadores direcionam energia e tempo em atividades mais estratégicas, projetos que criem diferenciais competitivos, no atendimento e captação de clientes.
Por exemplo, os contadores podem se concentrar no trabalho como consultor de negócios, ou seja, oferecer serviços de alto valor para os clientes, como a construção de relatórios financeiros, análises de demonstrações contábeis etc. Isso evita a briga de preços e agrega vantagens competitivas — já que não são todos os negócios que oferecem isso.
O uso da tecnologia já reduz o uso de papéis, canetas, tintas, impressões e outros materiais. mas aglomerar todos os dados em uma única plataforma resulta em uma grande economia de espaço no estabelecimento, principalmente se ela utilizar a tecnologia nuvem — tecnologia em que são usados servidores da empresa desenvolvedora.
Porém, os maiores lucros serão obtidos com a automação das tarefas, foco nas atividades mais lucrativas, na identificação de oportunidades para reduzir custos e diminuir gargalos da rotina de trabalho.
Informações contábeis e financeiras são bastante complexas e exigem muita atenção dos profissionais, quando você as importa ou exporta manualmente há grandes riscos de ocorrerem erros de digitação, bugs nas planilhas e esquecimentos, principalmente quando as informações são digitadas em diferentes sistemas e passam por pessoas diferentes.
Mas esse problema é solucionado quando você aproveita da integração de sistemas pelo fato de um computador conseguir controlar um grande volume de informações sem cometer falhas. Assim, a integração garantirá mais precisão nas rotinas de conciliação contábil e apuração de tributos.
Além disso, a rotina do escritório se torna mais otimizada pelo fato de minimizar retrabalho e necessidade de ficar conferindo dados.
Uma das situações mais desconfortáveis que podem acontecer em um escritório é cobrar de um cliente que já tenha efetuado o pagamento do negócio, o cliente poderá pensar que os contadores são antiéticos e perderá a confiança no negócio. Também podem ocorrer erros de comunicação internas no negócio, fazendo com que dois ou mais contadores realizam o mesmo trabalho.
Entretanto, a integração de sistemas permite que tudo seja controlado por uma única plataforma, permitindo que os profissionais saibam quais tarefas estão sendo feitas ou foram concluídas, eliminando esse equívoco.
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Quando o escritório contrata e implementa um bom sistema de gestão contábil, o gestor terá à sua disposição um painel de controle que disponibiliza informações de seu negócio e de seus clientes.
Como o gestor terá mais tempo para se dedicar às atividades mais estratégicas do escritório, os dados centralizados em um só local e um painel de controle à sua disposição, ele poderá ter uma visão completa, clara e transparente sobre a saúde do negócio.
Por fim, a integração permitirá que o escritório preste um serviço com maior qualidade, por preços menores, em menos tempo e sem erros, entregando resultados bastante acima do esperado pelos contratantes.
Isso melhora a imagem do escritório no mercado, aumenta a taxa de fidelidade dos clientes, bem como faz com que eles se tornem promotores da marca e os recomendem para colegas e parceiros.
Além disso, você poderá atender mais clientes sem aumentar o tempo de trabalho, mão de obra e outros custos, aumentando a receita exponencialmente.
É inegável que a integração de sistemas trará grandes vantagens para o seu escritório contábil, porém é fundamental que você encontre e implemente um sistema de gestão capaz de satisfazer as necessidades do seu negócio!
Ficou com alguma dúvida sobre o processo de integração de sistemas? Entre em contato conosco para conhecer melhor as nossas soluções contábeis e entenda como elas impulsionarão o desenvolvimento do seu escritório!
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