Aumentar a lucratividade é algo que tira o sono dos profissionais de finanças. Afinal, proprietários, sócios e acionistas estão sempre com pressa para expandir os lucros. Acontece que não dá para implementar uma gestão financeira de ponta sem equilibrar passos básicos. Nesse sentido, você tem certeza de que não há erros de cálculo nas contas a receber?
Diante da concorrência acirrada, as empresas vêm encontrando formas diversas para que os clientes efetuem o pagamento: boletos, crediários próprios, cartões de crédito etc. A quitação dos débitos em várias prestações é ótima para estimular os negócios. Por outro lado, ela traz complicações contábeis.
Com tantas maneiras diferentes de entrar dinheiro, tornam-se cruciais uma contabilidade de alto nível e uma administração financeira à altura. Quer atender às expectativas dos superiores sem dor de cabeça? Então veja neste post como a supervisão impecável das contas a receber faz a diferença!
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Em primeiro lugar, os profissionais financeiros devem sempre se lembrar de que as contas a pagar são estratégicas para a saúde do empreendimento. Pode parecer até um tanto óbvio, mas tocar nesse assunto é imprescindível justamente para que haja consciência da relevância do assunto para o sucesso ou o fracasso corporativo.
Desse modo, a contagem das contas a receber requer exatidão e sagacidade. Em relação ao esmero com as contas, a repetição de pequenos erros pode virar grandes distorções, isto é, não dá para dispensar o rigor com os números.
Sobre a segunda demanda, é necessário aplicar inteligência comercial nos dados que envolvem as contas a receber. Sem esses elementos, o negócio tem a sua própria existência colocada em jogo.
Nesse contexto, diariamente é necessário calcular esses dados pelo regime de caixa, o que muitos empresários acabam esquecendo de fazer. Nesse quadro, é sempre bom rever o conceito.
O regime de caixa é o valor de fato recebido em determinado intervalo. Sendo assim, esse modo de contagem se distingue do regime de competência, que se caracteriza pelo valor vendido em certo período.
Isso significa que, se a pessoa comprou em maio e vai pagar em 12 vezes, a empresa não terá essa quantia total em caixa nesse mês. Parece até um erro bobo, mas, quando multiplicado, tal equívoco empurra as finanças para o vermelho.
No cotidiano, a venda parcelada opera na modalidade de investimento. Ou seja, o empresário aplica capital para ganhar dinheiro mais tarde. Já o consumidor leva a mercadoria na hora, ainda que demore até mais de um ano para quitá-la.
Assim, seu produto sairá do estoque de forma imediata. Por isso, essa mercadoria terá de ser reposta. Isso também acarretará custos. Nesse cenário, é vital ter mecanismos confiáveis e rápidos para contabilizar os recebíveis.
No País, são muito frequentes as compras de baixo valor parceladas em 12, 24 e até 36 vezes. Esse fenômeno faz com que o lojista ou o empreendedor tenha de criar procedimentos de controle mais especializados. Devido a essa complexidade, em muitos casos, é necessária uma visão profissional da contabilidade.
Isso seria o ideal, mas sabemos que o mais comum são processos desorganizados, confusos e às vezes até caóticos, principalmente nas empresas que ainda trabalham com procedimentos manuais. Em outras palavras, o controle das contas a receber está diretamente atrelado à viabilidade do negócio.
Muitos gestores gostariam de ter dados exatos que ajudassem nas escolhas táticas mais críticas para o andamento comercial. Porém, para chegar lá, é indispensável começar pelos processos mais simples, o que inclui o acompanhamento disciplinado e diário das contas a receber.
Esse processo engloba uma quantidade enorme de tarefas: registrar, anotar os nomes dos clientes, inserir os códigos de cada operação, acrescentar a numeração de notas fiscais, arquivar a quantidade de prestações e seus respectivos deadlines, entre tantos outros procedimentos.
Quando todas essas informações estão espalhadas em arquivos e planilhas diferentes, sob os cuidados de diversos profissionais, fica muito complicado realizar o desejo de ter um olhar mais global sobre a situação econômica da companhia.
Por outro lado, nas circunstâncias em que a corporação supera esses desafios, tudo isso se modifica. Assim, com os dados sempre acessíveis, é possível fazer descobertas significativas que vão ajudar nas próximas escolhas e ações.
Vamos a um exemplo prático? Com as contas a receber completamente em ordem, você vai desvendar quais são os tipos de clientes. Desse modo, você pode favorecer os bons pagadores com ofertas e facilidades. Ao mesmo tempo, terá em mãos a chance de evitar os inadimplentes em compras futuras.
Mais um ganho de peso para a gestão é a chance de antecipar eventuais crises e, dessa forma, manter o fluxo de caixa no azul. Com o valor exato daquilo que será pago até o final do ano, por exemplo, é fácil proteger as finanças empresariais com maior precaução. Imagine que a contagem aponte alguma insuficiência.
Com esse dado ao seu alcance, você terá como passar isso para o setor de vendas ou mesmo para a diretoria. Assim, providências para ampliar as transações serão tomadas antes de o prejuízo bater à porta. Isso significa melhores condições para o fluxo de caixa.
Além disso, se você souber exatamente o que entrará em caixa, poderá fazer uma programação de pagamentos mais benéfica para a organização. Afinal, será simples agendar as datas das despesas mais altas perto de seus recebimentos mais robustos.
Outro fator estratégico que é favorecido pela excelência no cálculo dos recebíveis é o procedimento de cobrança, que poderá começar mais cedo, o que vai ser um grande suporte para conter as taxas de inadimplência.
Se um cliente pagou uma conta atrasada em maio, em junho, você pode enviar um e-mail antecipado para lembrá-lo que aquele valor está prestes a vencer. Tudo isso, porém, depende de um controle impecável das contas a receber.
Softwares de ponta e especialmente criados para ajudar nas finanças têm sido a opção de muitos gestores para padronizar a gestão econômica. Esses programas de informática fazem operações incríveis, com muita segurança. Também emitem relatórios didáticos em poucos minutos.
Dá para ter um servidor com banco de dados, controlar o acesso, efetuar auditorias e garantir que nada seja perdido por meio de instrumentos modernos de backup.
Por isso, se você quer uma segurança a mais no momento da baixa do contas a receber, saiba que essas soluções tecnológicas conseguem ajudar muito.
Nas melhores delas, você faz o seguinte caminho:
Utilitários >>> Configuração >>> Baixas Contas a Receber
Depois disso, geralmente, existe uma opção “Bloquear a baixa com data inferior à data atual” [Baixa Retroativa].
Logo em seguida, vem a escolha: “Obrigar juros e multa se a data da baixa for superior à do vencimento”
Marcando a primeira configuração, o sistema não permitirá que o usuário baixe um vencimento de contas a receber com data retroativa à data atual.
Já a segunda configuração fará com que o usuário seja obrigado a informar juros e multa caso a data da baixa for superior à data do vencimento do contas a receber. São configurações simples, mas que podem controlar bastante seus recebimentos. E os recursos não param por aí. Confira a seguir mais benefícios:
Como você pôde perceber, o gerenciamento inteligente das contas a receber faz muita diferença no desempenho de uma organização, em qualquer segmento. Com o devido suporte tecnológico, você finalmente vai otimizar seus dados financeiros. Assim, sobrará mais tempo para outras demandas.
Quer saber mais sobre esse controle? Ficou com alguma dúvida? Então entre em contato conosco! Esperamos por você!
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