Como fazer o controle de estoque na construção civil?

Dentre as diferentes responsabilidades que um administrador ou gerente tem sobre o negócio está o controle de estoque na construção civil. Essa atividade é relevante para evitar gastos desnecessários com materiais, eliminar perdas e preservar o equilíbrio financeiro do negócio.

Neste conteúdo trazemos os principais tópicos sobre o assunto, apresentamos a importância do controle de estoque, explicamos como fazer a documentação dos itens e, por fim, como fazer o controle de entradas e saídas de forma efetiva. Acompanhe a leitura!

Qual é a importância do controle de estoque na construção civil?

O controle do estoque é uma atividade crítica e pode ser a diferença para que a empresa garanta bons lucros no período. Quando o gestor financeiro preza por esse controle, a empresa conquista um grande número de benefícios que maximizam o crescimento dela.

As vantagens decorrem do fato de que há um maior controle dos bens. Veja quais são elas:

• impede roubos e furtos: o gestor saberá de forma transparente e precisa quais materiais saem do estabelecimento, conseguindo identificar imediatamente roubos ou furtos (caso ocorram);
• evita desperdícios e perdas: evita-se a aquisição de materiais desnecessários que ficariam parados no estoque;
• maior poder de negociação: é possível saber, com mais precisão, quais são as necessidades de reposição e quais são os materiais de maior fluxo. Essas estimativas geram melhores condições de negociar com fornecedores;
• elimina problemas: também são minimizados problemas no estoque, como perdas de materiais, dificuldade para encontrar itens etc.

Como fazer o controle de documentos do estoque?

Qualquer e toda movimentação do estoque deve ser registrada de forma detalhada e por uma pessoa de confiança, já qualquer erro pode causar inconsistências nos registros e problemas com o Fisco. Para realizar essa operação adequadamente, você deve conhecer os principais tipos de documentos relacionados ao estoque:

• documentos de entrada: são as ordens de compra e notas fiscais;
• documentos de saída: consiste nas requisições de materiais para consumo interno ou para ser usado em obras;
• documentos de transferência: anotações sobre as transferências de um local para outro.

Os documentos devem ser controlados de forma rigorosa para manter a precisão das informações. Por exemplo, se um material saiu do esquipe, anote os responsáveis pela movimentação (indivíduos que o recebem e entregam o bem), para onde ele está sendo levado, data, horário e em qual atividade ele será aplicado.

Como realizar efetivamente o controle de estoque na construção civil?

Neste tópico listamos as principais dicas para aumentar o controle sobre os itens presentes no estoque de empresas de construção civil de qualquer porte. Confira!

Trabalhar com um estoque mínimo

O estoque mínimo ou de segurança é a menor quantidade possível que deve ser mantida no armazém para atender às necessidades atuais do negócio, eventual aumento da demanda e possíveis atrasos nas entregas pelos fornecedores. Há uma fórmula específica para chegar esse estoque. Veja:

Estoque mínimo = consumo médio diário de materiais x período de reposição

O tempo de reposição dos materiais é dado pelo fornecedor, já o consumo médio diário deve ser calculado da seguinte forma:

Consumo médio diário = consumo de bens em um período / dias deste período

Imagine que o consumo mensal um produto seja de 180 unidades, sendo que o estoque é resposto a cada 15 dias. O cálculo do consumo diário será o seguinte:

Consumo médio diário = 180 / 30

Consumo médio diário = 6

Quanto ao estoque mínimo, o cálculo será:

Estoque mínimo = 6 x 15

Estoque mínimo = 90

Isso significa que é preciso ter 90 unidades do produto no estoque do estabelecimento.

Trabalhar com inventário de estoque

Fazer o inventário de estoque é o ato de identificar, classificar e contabilizar todos os produtos armazenados. Sua finalidade é de verificar se os registros do estoque "batem" com os itens fisicamente presentes nele. Para realizar essa atividade de forma bem-sucedida, é necessário ter um conhecimento detalhado do estoque e criar um procedimento eficaz para conferi-lo.

Existem várias técnicas que facilitam esse processo, como codificar produtos do estoque. Essa operação consiste em criar etiquetas pelo seu sistema de gestão, imprimi-las e colar nos itens. Com isso, você pode escanear os códigos de barra para fazer uma conferência mais rápida dos itens em estoque.

Garantir a segurança do estoque

Queixas de roubos e furtos dos materiais na obra estão entre as principais razões pelas quais se perder controle do estoque. Para evitar essas ocorrências, é válido investir em itens que aumentem a segurança, como:

• sensores infravermelho que detectam movimento, passagem da luz, entre outros;
• alarmes que acionam a polícia quando o estabelecimento é invadido;
• câmeras de qualidade para identificar os criminosos e que capturam imagens em ambientes escuros;
• travas de segurança, entre outras ferramentas.

Os bens de fácil transporte e equipamentos de alto valor são os mais almejados, por isso recomendamos mantê-los trancados em almoxarifados e reforçar a segurança. Por fim, tenha o controle de acesso bem documentado e identifique os colaboradores que retiram materiais e os devolvem.

Implementar um sistema de gestão

As tecnologias são as maiores aliadas das empresas no que diz respeito ao controle de estoque. Existem plataformas de gestão financeira que coletam e trabalham várias informações sobre o estoque automaticamente. Entre as funcionalidades desse tipo de sistema estão:

• planejamento: faz controle automático dos planejamentos com base nas saídas efetuadas e envia e-mails caso ocorram desalinhamentos;
• controle de pedidos: aumenta o controle de aquisições, eliminando gastos desnecessários;
• negociações: apresenta as cotações de preços dos fornecedores em uma única tela;
• monitoramento: permite acompanhar entradas e saídas em tempo real;
• unificação: todas as informações são reunidas em uma única plataforma, fornecendo uma visão ampla e completa do estoque em uma ou poucas telas;
• relatórios gerenciais: cria relatórios gerenciais das movimentações, itens mais consumidos, adquiridos etc;

Para fazer um bom controle de estoque na construção civil é preciso ter organização, conhecimento e, principalmente, modernizar o seu controle. A tecnologia ainda fornece diferentes benefícios à área, como minimização o tempo gasto em atividades burocráticas — aumentando a produtividade do pessoal —, diminuição de erros e gastos com materiais físicos.

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