Um calendário contábil é capaz de fazer muito por uma empresa. A explicação disso é que ele ajuda a não perder dinheiro, algo de extrema importância na gestão empresarial. E não é somente isso, pois um cronograma auxilia o gerenciamento das obrigações dos clientes de um escritório de contabilidade. Razão pela qual ele deve ser utilizado sempre, seja por meios tradicionais, seja por meio de sistemas modernos.
Este artigo abordará temas importantes relacionados ao uso de um cronograma contábil. Ao ler o escrito, você saberá a importância de dar atenção a isso. Seguindo a leitura, aprenderá como criar um calendário para chamar de seu. Por fim, conhecerá os itens que jamais devem faltar na elaboração do cronograma.
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Que o Brasil é um dos países com uma das maiores cargas tributárias do planeta, não é lá muita novidade. O ponto é que a situação pode agravar-se ainda mais se o pagamento não for feito em dia. Se isso acontecer, multas incidirão sobre o valor principal, aumentando mais ainda o valor a ser pago. Nenhuma empresa quer amargar um prejuízo desse tipo.
É aí que mora a questão central: um calendário contábil ajuda a impedir que essas falhas ocorram. A partir do momento em que um cronograma de obrigações é seguido, muita coisa muda. Os esquecimentos (vindos de cérebros humanos) ficam de lado, e o trabalho é profissionalizado em um nível superior.
Aliás, esse é um ponto-chave para a organização do setor financeiro. Se o departamento for guiado por um planejamento prévio, a expectativa é que seu desempenho melhore consideravelmente. Isso significa mais retorno financeiro, e isso, sim, agrada o ouvido dos empresários. Seu escritório de contabilidade pode trabalhar nessa linha e oferecer um serviço muito mais atraente para seu cliente.
Existem diversas formas para elaborar um cronograma que contemple todas as obrigações de determinada empresa. Os formatos vão desde as técnicas primordiais (como papel e caneta) até o uso de sistemas voltados para dar suporte ao departamento de contabilidade.
Assim, a tarefa deve ser iniciada pontuando todas as obrigações da organização e suas datas-limite de cumprimento. Todas as informações devem ser anotadas. Caso o método escolhido seja o mais arcaico, deve-se ter o cuidado de deixar à vista de todos os profissionais do setor. Isso ajuda a evitar situações de esquecimento.
No entanto, é mais comum (e eficaz) usar uma ferramenta digital. Uma boa opção é a agenda disponibilizada pelo Google. Entre suas grandes vantagens, está o fato de ser gratuita e haver a possibilidade de fazer o compartilhamento. Assim, sempre que uma nova informação de atualização for inserida, todos poderão observar.
Por fim, existe, ainda, a alternativa de utilizar um software de apoio à contabilidade. Esses sistemas online são muito versáteis, pois têm funcionalidades adicionais. Uma delas é avisar a quem de interesse for sobre o vencimento de alguma obrigação. É possível, também, inserir dados como o valor da obrigação. Isso acaba tornando o procedimento muito mais organizado.
Acompanhe as obrigações necessárias separadas pelos períodos mensal, semestral e anual. Dessa forma, fica mais fácil analisar o que deve conter ou não no calendário. É importante também, lembrar de classificar as obrigações em municipais, estaduais e federais. Pois ajuda a se encontrar melhor diante da quantidade de informações.
A Fortes Tecnologia, por exemplo, já preparou um calendário desses, onde o contador pode baixar gratuitamente, e assim, controlar melhor os prazos de cada obrigação.
Os compromissos tributários em maior número certamente são as obrigações mensais. A começar pela folha de pagamentos que deve ser informada até o dia 7 do mês subsequente. O CAGED é outra informação que acompanha essa data-limite, além da SEFIP/GFIP. Já as contribuições EFD têm seu prazo de entrega compreendido entre o décimo dia útil do mês em curso até o segundo do mês vindouro.
Completando a lista de obrigações, existem, pelo menos, quatro delas que precisam ser entregues até a data-limite do dia 15 do mês. São elas: o EFD-Reinf, o (famoso) e-Social, o DCTF Web e o DCTF Mensal. Para finalizar, temos um compromisso devido apenas às empresas que são optantes do Simples Nacional. Essa obrigação é a PGDAS, que deve ser entregue até o dia 20 do mês.
Entre os três períodos de entrega de obrigações abordados aqui, a escala de tempo semestral é aquela que apresenta menor número de compromissos: apenas dois. Ainda assim muita atenção é necessária, e, independentemente do meio de organização escolhido, a data não pode deixar de ser cumprida.
A primeira delas é a e-Financeira. Logicamente, as datas que serão explicitadas referem-se ao semestre imediatamente anterior ao do mês-limite. Sendo assim, as datas-limite são os últimos dias de fevereiro e de agosto. A outra obrigação semestral também segue essa lógica. Nesse caso, estamos falando da DECRED.
Os compromissos de entrega anuais são em número de quase dez, a depender do regime tributário da empresa e se ela opera em determinados mercados financeiros. De modo óbvio, as datas que serão apresentadas referem-se ao ano que se passou, de modo análogo ao calendário semestral.
As primeiras três obrigações têm data-limite até o último dia do mês de fevereiro. São elas: a DIRF, a DIMOB e o DMED. Também há uma quarta obrigação com essa data de entrega, mas ela só é aplicável a empresas optantes pelo Simples Nacional. É o DEFIS.
A seguir, temos duas outras obrigações, dessa vez, com data-limite até o fim do mês de março: a RAIS e o DEFIS. Logo em seguida, vem o ECD, com limite de entrega no fim de maio. Também tem o ECF, que precisa ser entregue até o fim de julho. Por fim, temos também outra obrigação elegível apenas para empresas do Simples, que precisa ser entregue até o fim de março.
Manter um calendário contábil é uma tarefa básica de organização. Se ela for dispensada, muitos prejuízos podem ocorrer. Para a empresa, o ideal é ter toda a informação organizada para não ser alvo de nenhuma multa. Já em relação aos escritórios de contabilidade, o cronograma tem a grande serventia de prestar um bom serviço a todos os clientes. Com tantas obrigações, fica fácil perder-se na gestão de uma carteira inteira de clientes. Para ter êxito nessa missão, o recomendado é usar um sistema específico para a contabilidade.
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