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O FGTS Digital trouxe uma mudança significativa na forma como as empresas realizam o recolhimento do FGTS em todo o país. Em vigor desde março de 2024, essa nova plataforma substituiu os sistemas da Caixa Econômica Federal (SEFIP, GRRF e Conectividade Social) e trouxe consigo muitas dúvidas.
Ao utilizar as informações declaradas no eSocial como fonte de dados, o FGTS Digital simplifica e agiliza os processos relacionados ao recolhimento do FGTS, promovendo uma gestão integrada e mais eficiente.
Apesar dos benefícios que oferece, a implementação do FGTS Digital gerou diversos questionamentos.
Por isso, neste artigo vamos esclarecer as principais dúvidas e fornecer orientações essenciais para te ajudar a compreender e se adaptar a essa nova plataforma.
Continue a leitura e confira tudo o que você precisa saber sobre o FGTS Digital!
O que é o FGTS Digital?
O FGTS Digital é a nova plataforma de gestão e arrecadação do FGTS, que opera de forma integrada ao eSocial, dispensando a necessidade do download ou acesso a sistemas adicionais, como era o caso com o SEFIP, a GRRF e o Conectividade Social.
Nesse novo sistema, as empresas transmitem suas informações por meio do eSocial, que são automaticamente sincronizadas com o FGTS Digital e compartilhadas com a Caixa.
Vamos agora esclarecer as principais dúvidas!
1. Como acessar o FGTS Digital?
O acesso ao FGTS Digital pode ser feito por meio deste link, clicando no banner “acesse”, ou diretamente por meio do endereço de login.
Para o login deve ser utilizada a conta gov.br (requer selo de confiabilidade nível prata ou ouro) ou o certificado digital (A1, A3 ou nuvem).
2. Posso cadastrar pessoas físicas ou jurídicas como procuradores da minha empresa?
Sim. A empresa pode cadastrar tanto pessoas físicas quanto jurídicas como procuradores.
O cadastro da procuração é feito através do Sistema de Procuração Eletrônica (SPE), confira o passo a passo aqui, ou acesse o vídeo tutorial elaborado pela ENIT (Escola Nacional da Inspeção do Trabalho).
Observação: Após realizar o login no FGTS Digital, o procurador deve clicar na “Trocar perfil” e indicar o CNPJ/CPF do empregador que deseja ver os dados, para exercer os poderes que lhe foram conferidos.
3. A procuração do eSocial, Conectividade Social e/ou da Receita Federal será válida para acesso ao FGTS Digital?
Não. O FGTS Digital é um sistema autônomo e requer procuração específica para acesso, a qual deve ser elaborada por meio do Sistema de Procuração Eletrônica (SPE).
Através deste sistema, o Outorgante definirá os poderes (ou seja, os tipos de serviços) que poderão ser exercidos pelo procurador.
4. O escritório de contabilidade que tem o certificado digital do cliente precisa de procuração para acessar o FGTS Digital?
Não é necessário. Se o escritório de contabilidade possui o certificado digital do cliente (empregador), o acesso ao FGTS Digital pode ser feito diretamente.
No entanto, embora o compartilhamento de certificados digitais seja uma prática comum, não é recomendável, pois viola as normas da LGPD.
5. Pode ser utilizado o certificado digital da Matriz para acessar a Filial?
Sim. No FGTS Digital, todos os trabalhadores estão vinculados diretamente ao CNPJ raiz ou ao CPF, seguindo o mesmo controle do eSocial.
No entanto, para acessar o FGTS Digital utilizando um certificado digital específico da Filial, será necessário ter uma procuração concedida pela Matriz.
6. Quando o FGTS Digital entrou em vigor?
Conforme o Edital nº 04/2023, a implantação do FGTS Digital em ambiente de produção e operação efetiva teve início em 1º de março de 2024.
Assim, o FGTS Digital passa a ser obrigatório para:
- Recolhimento mensal: a partir da competência de março/2024.
- Recolhimento rescisório: desligamentos ocorridos a partir de 1º/03/2024, independentemente do tipo de aviso-prévio.
7. Como a empresa fará a geração de guias de competências anteriores ao FGTS Digital?
Para a geração de guias de competências anteriores à implantação do FGTS Digital, a empresa deve utilizar o SEFIP, a GRRF e o Conectividade Social.
8. Quem poderá utilizar o SEFIP, a GRRF e o Conectividade Social após a implantação do FGTS Digital?
Excepcionalmente, para os fatos geradores ocorridos até 31 de dezembro de 2024, os sistemas SEFIP, GRRF e Conectividade Social poderão ser utilizados pelos empregadores com natureza jurídica de Administração Pública, assim classificados nos termos do Anexo V da Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil nº 2.119/2022, e concomitantemente pela Seção O, Divisão 84 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE.
Além disso, todas as empresas poderão utilizar o Conectividade Social e os sistemas a ele integrados para geração das guias referentes a processo judicial trabalhista – 650 e 660 – até que a SIT/SERPRO publique, em Edital, a data para uso exclusivo do FGTS Digital.
9. Qual o prazo de envio do FGTS Digital?
Não existe um prazo de envio específico do FGTS Digital. A empresa deve seguir o prazo de envio das remunerações para o eSocial, e dessa forma estará cumprindo com a obrigação acessória do FGTS.
Em geral, esses são os prazos de envio das remunerações para o eSocial:
Folha de pagamento: até o dia 15 do mês seguinte. Quando não útil, deve-se postergar o envio para o primeiro dia útil seguinte.
Desligamento: até 10 dias a contar da data do desligamento, excluindo-se da contagem o dia da rescisão. Quando não útil, deve-se antecipar o envio para o dia útil imediatamente anterior.
Ao cumprir com esses prazos a empresa estará cumprindo com o prazo do FGTS Digital.
10. Qual a data de vencimento da GFD (Guia do FGTS Digital)?
A guia mensal do FGTS passou a ter vencimento no dia 20 do mês seguinte, conforme prevê o artigo 15 da Lei nº 8.036/1990 (alterada pela Lei nº 14.438/2022).
Já a guia rescisória, que engloba a multa rescisória, o aviso-prévio indenizado e o mês da rescisão, nos motivos de desligamento que dão direito ao saque do FGTS, permanece com vencimento até o 10º dia corrido a contar do dia imediatamente posterior ao desligamento.
É importante saber que caso o dia de vencimento do FGTS coincida com um dia não útil*, o recolhimento deve ser antecipado para o primeiro dia útil imediatamente anterior – e a própria plataforma do FGTS Digital já realiza esse controle automaticamente.
*Considera-se como dia não útil o sábado, o domingo e todo aquele constante do Calendário Nacional de feriados bancários divulgados pelo Banco Central do Brasil.
11. Qual o impacto da mudança na data de vencimento do FGTS nos desligamentos ocorridos entre os dias 01 e 09 do mês?
Com a mudança na data de vencimento do FGTS mensal para o dia 20 do mês seguinte, caso ocorra um desligamento com direito ao saque do FGTS entre os dias 01 e 09 do mês, o recolhimento do FGTS do mês anterior à rescisão deve ser antecipado para o mesmo prazo de recolhimento do FGTS rescisório (d+10), conforme estabelecido pelo art. 18 da Lei nº 8.036/1990.
Exemplo:
- Rescisão sem justa causa em 04/04/2024
- Vencimento FGTS rescisório: 14/04/2024
- Vencimento FGTS mês anterior à rescisão: 14/04/2024 (o vencimento original era 19/04/2024, mas devido ao desligamento teve que ser antecipado)
12. Qual a diferença entre a guia mensal e a guia rescisória no FGTS Digital?
A guia mensal se refere aos valores de FGTS devidos no mês sobre movimentações como folha, férias, 13º salário e desligamentos que não dão direito ao saque do FGTS, como por exemplo, um pedido de demissão.
Já a guia rescisória engloba a multa rescisória, o FGTS sobre o aviso-prévio indenizado e sobre o mês da rescisão, devidos sobre desligamentos que dão direito ao saque do FGTS, como por exemplo uma demissão sem justa causa.
13. O que é a indenização compensatória e como calculá-la?
A indenização compensatória é a multa do FGTS, podendo ser de 20% ou 40% dependendo do tipo de desligamento.
O seu cálculo é feito automaticamente pelo FGTS Digital com base nas remunerações informadas no eSocial, inclusive de competências anteriores ao início do FGTS Digital, independentemente da empresa ter ou não realizado o depósito mensal do FGTS.
As remunerações faltantes em decorrência de contratos de trabalho anteriores à obrigatoriedade dos eventos periódicos no eSocial, bem como devido a não comunicação ao eSocial antes da vigência do FGTS Digital, poderão ser informadas manualmente no módulo “Remunerações para Fins Rescisórios”.
Para simplificar esse processo, o usuário contará com as seguintes ferramentas para encontrar o saldo total devido para cálculo da multa rescisória:
- Preencher a remuneração devida em cada mês;
- Preencher a remuneração por bloco: informar uma remuneração e repetir nos demais meses, ou utilizar o valor do salário-mínimo;
- Carregar um arquivo com leiaute específico, com todas as remunerações faltantes do trabalhador;
- Declarar o valor total atualizado da base de cálculo da indenização compensatória, incluídos os valores de FGTS decorrentes da rescisão.
14. Enviei pelo eSocial uma rescisão com motivo “pedido de demissão”. Porém, não identifiquei nenhum valor de FGTS rescisório desse desligamento no FGTS Digital. O que fazer?
Nos desligamentos cujos motivos não dão direito ao saque do FGTS, como é o caso do pedido de demissão, os valores a pagar são gerados no tipo de débito “mensal”, com vencimento até o dia 20 do mês seguinte, junto com os demais trabalhadores ativos.
Dessa forma, não há exibição de FGTS do tipo “rescisório” e, do mesmo modo, não há geração de um histórico de “Remunerações para Fins Rescisórios”, pois a indenização compensatória (multa do FGTS) não é devida.
Apenas desligamentos que dão direito ao saque do FGTS geram valores do tipo “rescisório”, cujo vencimento do FGTS ocorre em até 10 dias da data do desligamento (d+10).
Mas caso a empresa queira emitir uma guia de FGTS apenas com o empregado demitido, ela poderá fazer isso através da funcionalidade “Guia Parametrizada”.
15. Qual a diferença entre a Guia Rápida e a Guia Parametrizada?
Na funcionalidade “Emissão de Guia Rápida” os débitos são agrupados por competência e consolidados por CNPJ raiz ou CPF do empregador. Inclui-se, portanto, todos os débitos contidos nos diversos estabelecimentos, tomadores de serviço, CNOs e CAEPFs.
Já a funcionalidade “Emissão de Guia Parametrizada” permite selecionar os valores de FGTS que se deseja quitar, de modo segmentado, mediante a utilização dos diversos filtros disponíveis, podendo englobar, inclusive, mais de uma competência numa única guia.
Além disso, somente a Guia Parametrizada permite a edição da data de vencimento da guia gerada, bem como o pagamento parcial de um débito.
16. É possível excluir ou cancelar uma guia emitida incorretamente no FGTS Digital?
Não existe a opção de excluir ou cancelar uma guia emitida no FGTS Digital. Por isso, se você gerou uma guia incorretamente, basta desconsiderá-la e gerar outra com os débitos e dados corretos.
Caso a guia gerada ainda não tenha vencido, para emitir uma nova você deve ir na funcionalidade “Guia Parametrizada” e desmarcar a opção “sem guia emitida”.
A guia gerada incorretamente continuará sendo exibida na funcionalidade “Consulta de Guias”, e após o seu vencimento será exibida com o status “vencida”.
Mas não se preocupe porque isso não vai gerar nenhum problema para a empresa, desde que aqueles débitos tenham sido incluídos em outra guia.
19. Preciso prestar alguma informação à Caixa nos casos de desligamento? Ainda tenho que gerar uma chave para saque?
As informações/modificações contratuais informadas ao eSocial serão repassadas, por meio do FGTS Digital, à Caixa. Razão pela qual será desnecessária a utilização de chave para saque do FGTS, nos motivos de desligamento que ensejem esse direito.
20. Qual o prazo para saque do FGTS pelo trabalhador?
Não há alteração na rotina de saque do trabalhador. Mesmo com a quitação instantânea da guia, por meio do PIX, o saque do FGTS será no prazo de 5 dias úteis após a informação de desligamento pelo empregador.
Por meio do aplicativo do FGTS o trabalhador poderá consultar os valores já liberados e solicitar o saque, indicando uma conta de sua titularidade, de qualquer Banco. Tudo 100% digital, sem precisar ir à uma agência.
19. Quais relatórios de detalhamento da guia emitida (equivalente à Relação de Trabalhadores – RE) estão disponíveis para envio aos contratantes?
Após emitir uma guia ou inclusive antes de sua geração, o empregador terá a sua disposição diversos relatórios em formato PDF e CSV, tais como:
- Relação de Trabalhadores;
- Relação de Categorias
- Relação de Estabelecimentos;
- Relação de Tipos de Valor; e
- Relação de Tomadores de Serviço.
No detalhamento por trabalhadores, haverá uma quebra de página a cada alteração de tomadores, permitindo que o empregador imprima apenas as páginas que queira.
O mais indicado nesse caso é o empregador gerar uma guia parametrizada somente com os débitos do tomador desejado e, dessa forma, todos os relatórios terão apenas trabalhadores e valores relacionados a este tomador.
Diante das principais dúvidas esclarecidas sobre o FGTS Digital, fica evidente que essa nova plataforma trouxe mudanças significativas e melhorias nos processos de recolhimento do FGTS para as empresas. No entanto, sabemos que ainda podem surgir outras questões específicas ou situações particulares que demandem mais esclarecimentos.
Para aprofundar seu conhecimento e encontrar orientações adicionais sobre o FGTS Digital, recomendamos acessar o Manual de Orientação, o FAQ e a Cartilha da Caixa, disponíveis no Portal do FGTS Digital.
No portal, você encontra informações detalhadas e esclarecimentos sobre diversas questões relacionadas a esse novo sistema, que poderão te auxiliar ainda mais na compreensão e na adaptação a essa nova realidade.
Espero que este artigo tenha te ajudado. Para ficar por dentro de outras novidades da área trabalhista, continue acompanhando o blog da Fortes Tecnologia.
Até o próximo conteúdo!
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