LGPD na contratação de novos talentos: o que devo observar?

LGPD na contratação de novos talentos: o que devo observar?
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Os departamentos de Recursos Humanos de todas as empresas, agora, precisam ter cuidados extras em seus processos de recrutamento. Estamos nos referindo à aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD, na contratação de novos colaboradores. Como o procedimento envolve o recebimento de currículos e a prestação de informações pessoais, a Lei abarca todas essas ações.

Neste artigo, você lerá exatamente sobre a inter-relação do RH com a nova LGPD. Ao consumir este conteúdo, você entenderá a forma como o setor de Recursos Humanos deve se adequar. Além disso, conhecerá as formas pelas quais isso deve ser feito. Ficou interessado? Então não perca mais tempo e continue lendo!

O que é LGPD?

A sigla se refere à lei chamada de Lei Geral de Proteção de Dados. Ela foi originalmente sancionada no ano de 2018 e, após isso, passou por complementação. Assim se originou a Lei 13.853/2019, como conhecemos hoje. Seu intuito é preservar os dados pessoais de quem os fornece, visto que, em diversos procedimentos, as empresas solicitam que essas informações sejam prestadas.

A preocupação com a privacidade e com os direitos individuais já vem de alguns anos. A Lei brasileira, por exemplo, é inspirada nos moldes europeus, dados pela General Data Protection Regulation — GPDR. Por lá, diversos debates sobre os cuidados com os dados pessoais são feitos há bastante tempo, e mais luz foi dada às discussões após revelações acerca do compartilhamento de informações pessoais feito por Big Techs sem o consentimento do usuário.

Dessa forma, a Lei brasileira busca proteger os dados de pessoas por meio da classificação em dois grandes grupos: as informações podem ser de caráter pessoal ou sensíveis. O primeiro grupo compreende os dados que podem ser usados para identificar alguém, como nome, registro geral ou CPF. Já as informações sensíveis estão relacionadas a espectros políticos, orientações sexuais e opiniões políticas. Ou seja, são dados que podem comprometer uma pessoa, caso sejam expostos.

Quais são as determinações da LGPD na contratação de novos talentos?

Os setores de Recursos Humanos das empresas precisam adaptar-se às novas orientações trazidas em Lei. Isso é refletido também no processo de contratação de novos colaboradores, pois, no procedimento de seleção, é necessário que o candidato forneça seus dados. Como isso também é caracterizado como coleta de informações pessoais, todo o processo deve observar a LGPD.

Nesse sentido, pelo menos, três pontos precisam ser observados com bastante rigor, pois não podem ficar de fora do novo modo de trabalho do RH. A primeira adequação diz respeito à autorização por parte do candidato. É preciso que ele assine (mesmo que virtualmente) um termo de consentimento, explicitando que concorda com o fornecimento dos seus dados pessoais.

O segundo aspecto (que deve estar evidente no termo de consentimento) é referente à finalidade para a qual os dados serão utilizados. Ou seja, não basta apenas concordar em ceder as informações pessoais, o proponente à vaga precisa saber de que forma elas serão usadas. Por fim, é necessário informar no termo o tempo durante o qual os dados serão armazenados.

De tudo isso, vale observar dois pontos também: um deles é que o procedimento descrito precisa ser seguido com fins de otimização de trabalho. Caso não seja feito, os dados pessoais dos aprovados para eventuais vagas devem ser excluídos, aumentando o retrabalho. Outro aspecto é a não necessidade de prestar contas das informações empregatícias, pois os dados fornecidos ao Governo são protegidos pela Lei.

Como adaptar a LGPD na contratação de novos talentos?

Acompanhe as principais recomendações na adequação dos processos de novas contratações.

Organize a equipe

A manipulação de dados pessoais agora é uma atividade muito crítica para uma organização. Em se falando do setor de Recursos Humanos, a atenção deve ser ainda maior, pois é um departamento que tem, na sua essência, a organização dos colaboradores da companhia.

Sendo assim, os responsáveis por acessar o banco de dados com as informações pessoais dos candidatos devem ser plenamente identificados. Eles precisam ter autorização para tal, e é muito conveniente promover treinamentos para que nenhum erro venha a acontecer.

Tenha políticas de confidencialidade

Com a chegada da Lei, uma característica se tornou fundamental para as empresas e seus RHs: a tácita autorização de coleta, uso e armazenamento de dados pessoais. Sendo assim, antes de requisitar os currículos, é necessário informar todos os tópicos descritos.

Para isso ser feito de modo adequado, a recomendação é documentar tudo. Sendo assim, tenha termos que explicitem todas as ações e intenções dos processos de recrutamento. Os candidatos precisam autorizar a ação, e seu consentimento expresso precisa ser arquivado.

Invista na segurança de dados

É muito comum que setores de Recursos Humanos dos mais variados tipos de empresa utilizem sistemas informatizados para organizar sua documentação e seus arquivos. Ainda que não haja softwares especializados, tudo é feito por meio de computadores, o que já caracteriza uma virtualização.

Assim, o ambiente digital precisa contar com segurança. A própria LGPD elenca a aplicação de pesadas multas em caso de vazamento dos dados. Por isso, é essencial contar com uma infraestrutura tecnológica que dê apoio aos processos do departamento.

Conte com apoio especializado

Esse é um ponto muito importante no momento de realizar a adequação do setor de Recursos Humanos. Em primeiro lugar (e mais óbvio), deve-se contar com um suporte eficiente para dirimir as dúvidas quanto ao uso correto dos sistemas adquiridos.

Em segundo lugar, os termos e demais procedimentos precisam ser acompanhados pelo departamento jurídico da organização. Ora, já que os processos precisam ser adequados a uma Lei, nada mais coerente do que ser supervisionado por um corpo que atue na área do Direito.

Atender à LGPD na contratação de novos colaboradores não é uma opção, mas uma obrigação para as empresas. Sendo assim, aquelas que ainda não o fizeram precisam adequar-se quanto antes, pois existem severas penalidades para os casos de descumprimento. Para atingir um nível de excelência, é primordial contar com sistemas modernos, como aqueles desenvolvidos pela Fortes Tecnologia. Já são mais de 30 anos ajudando os departamentos de Recursos Humanos em todas as suas demandas.

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