Além de cuidar das finanças e do recolhimento de impostos, toda empresa também precisa aprender a se comunicar. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, espera-se que haja um plano de comunicação para contadores.

O objetivo é melhorar a imagem da organização para todas as pessoas envolvidas com ela. Além dos colaboradores, a empresa precisa se preocupar com o modo como é vista pelos consumidores em potencial. Obviamente, isso se estende às pessoas que já são clientes consolidados.

Desde que o plano de comunicação seja bem desenvolvido e aplicado, ele deve maximizar a reputação do seu negócio no mercado. Em um nível máximo, a empresa ficará tão valiosa que os clientes se engajaram na hora de promovê-la a amigos ou familiares.

Mas como elaborar esse plano de comunicação? Esse será o tema abordado a partir de agora. Confira os principais aspectos associados à criação dessa importante estratégia!

Diagnóstico da comunicação atual da empresa

O primeiro passo para desenvolver um plano de comunicação para contadores, consiste em analisar o estado da comunicação atual do seu escritório de contabilidade. Esse diagnóstico é crucial para que os gestores saibam o que, de fato, vai bem, e o que vai muito mal.

Qual seria o nível de credibilidade do negócio perante os clientes? Como a empresa é vista por eles? Esses questionamentos podem revelar indícios quanto à ausência de uma comunicação realmente efetiva.

Se a empresa é incapaz de se conectar com as pessoas, isso indica que ela é continuamente esquecida por elas. É necessário determinar as origens dos clientes e de qual modo eles costumam se manter conectados à empresa.

Esse mapeamento ajudará a identificar o comportamento do público-alvo. A partir daí, fica mais fácil descobrir as melhores maneiras de se chegar a ele. Certamente, haverá mais de um modo de se fazer isso.

A montagem do plano de comunicação auxiliará na hora de selecionar as abordagens mais efetivas. Quanto melhor for o resultado e menor o tempo para alcançá-lo, melhor será.

Avaliação e valorização da marca

Antes de elaborar o plano, entretanto, é preciso pensar como o escritório será apresentado. O que, afinal, ele tem de tão precioso que mereça ser compartilhado com o público-alvo? Quais são os pontos que devem ser atrelados à marca?

Para responder a essas perguntas, basta lançar um olhar profundo às atividades concretizadas pelo escritório. A reputação almejada ganhará força à medida que a empresa conseguir demonstrar os grandes feitos dela ao longo do tempo.

Conforme esse processo de avaliação acontece, é possível detectar os diferenciais do seu escritório de contabilidade perante a concorrência. No fim, o que importa é provar para os clientes que eles estavam certos ao optarem pela sua empresa. A comprovação da eficácia tranquiliza os clientes mais antigos, além de conquistar a atenção de novas pessoas interessadas em soluções concretas.

Simultaneamente a tudo isso, é preciso analisar qual é a missão, a visão e os valores defendidos pela organização. Todo esse conjunto deve estar devidamente alinhado às práticas seguidas pelo escritório.

Caso contrário, a marca será desvalorizada. Isso acontece quando as pessoas percebem que a missão, a visão e os valores da empresa não passam de frases de efeito.

Esses conceitos, tão relevantes para o sucesso empresarial, devem estar arraigados ao cotidiano de todos os funcionários do negócio. Com isso, eles tendem a se concentrar e a se engajar mais durante a realização de suas tarefas.

Para que a comunicação surta o efeito desejado, o conteúdo a ser transmitido precisa ser sincero. Sem transparência e autenticidade, o plano de comunicação pode se tornar quase que totalmente nulo. Consequentemente, será impossível valorizar a marca por meio dos serviços ofertados.

Linguagem a ser usada pela comunicação

Tanto a comunicação interna como a externa devem apresentar uma linguagem adequada. Basicamente, a empresa deve se atentar ao nível de formalidade ou informalidade de cada conteúdo divulgado.

Em primeiro lugar, o público-alvo deve se identificar automaticamente com a linguagem escolhida. Se o efeito for o inverso, muitas pessoas podem até se sentirem incomodadas por serem ligadas à determinada empresa.

Por isso, a linguagem é um detalhe extremamente decisivo para o sucesso de toda a estratégia. Cabe destacar que o tom pode — e deve — sofrer adaptações conforme o tipo de canal utilizado.

Chamadas no Facebook, por exemplo, costumam carregar uma linguagem mais direta e menos rígida. Mesmo assim, isso também varia de acordo com o perfil do cliente a ser abordado — mesmo que seja em uma rede social.

Determinação dos canais de comunicação

Por sinal, nem tudo se resume às redes sociais. Sem dúvida, o escritório de contabilidade deve ter uma página no Facebook e um canal no YouTube. Esses canais ajudam muito a diversificar a comunicação. No caso da gravação de vídeos, muita gente prefere ouvir a ler, e vice-versa. Mas existem ainda outras formas de se dialogar com o público-alvo.

O importante é saber trabalhar o conteúdo de acordo com as características de cada meio de comunicação. Em um blog, por exemplo, é possível apresentar temas vinculados à prática contábil de um modo mais leve. Se o cliente quiser conhecer detalhes técnicos, basta contatar os consultores da empresa.

Outra dica se refere ao uso de podcasts. Extremamente práticos e efetivos, eles podem ser ouvidos em qualquer lugar. Muita gente liga esses áudios enquanto cozinha ou pratica atividade física, por exemplo.

Definição dos prazos de cada objetivo traçado

Também é necessário ter em mente que os resultados não acontecem da noite para o dia. Assim como qualquer outro planejamento, o projeto de remodelação da comunicação deve contemplar metas de diferentes prazos.

Nesse momento, convém determinar quais serão as conquistas a serem efetuadas em curto prazo. Evidentemente, existem metas que só serão alcançadas após intervalos mais longos.

O ponto crucial é montar uma espécie de linha do tempo dos resultados previstos. Com essa estimativa, é possível corrigir possíveis falhas antecipadamente, sem comprometer todo o projeto comunicacional.

As ações e metas devem estar sintonizadas entre si, exibindo uma coesão ao longo de todo o período de cumprimento do plano de comunicação. Isso aponta para a necessidade de monitoramento constante do processo.

Ao observar todos os aspectos abordados, você pode concluir que o processo completo é um tanto quanto complexo. De fato, ele é. Felizmente, você pode contar com algumas ferramentas de gestão bem interessantes. Uma delas é a famosa análise SWOT, essencial para a elaboração de qualquer plano de comunicação para contadores.

Em dúvida sobre como usar essa ferramenta? Aproveite o momento para descobrir tudo o que a análise SWOT pode fazer pelo seu escritório contábil!