A inadimplência na contabilidade: como lidar com o cliente?

A inadimplência na contabilidade: como lidar com o cliente?
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A ausência de pagamento no prazo dos mais variados tipos de serviços contratados, é o que se conhece por inadimplência. Esse é um grande problema enfrentado pelos empresários, que exerce significativo impacto na relação com o cliente. Identificar e executar boas estratégias de cobrança não é uma tarefa fácil, todavia, extremamente necessária e decisiva para evitar a inadimplência na contabilidade e manter a saúde dos negócios.

Neste conteúdo, eu abordo sobre os principais motivos causadores da inadimplência na contabilidade, bem como das ações recomendáveis para que o cliente cumpra com sua obrigação financeira dentro do prazo acordado e mantenha um relacionamento saudável com o contador. Além disso, vou alertar sobre a importância do valor agregado ao serviço prestado como forma de evitar a inadimplência. 

Principais motivos da inadimplência na contabilidade

Sabe-se que face à atual crise econômica vivida por nosso país causada principalmente pela pandemia do novo coronavírus, muitas empresas obtiveram grandes prejuízos em seus negócios, necessitando tomar difíceis decisões, especialmente, no que diz respeito às prioridades de pagamentos. Dentre estes, podemos destacar os pagamentos aos funcionários, ao governo e aos prestadores de serviços, por exemplo, o escritório de contabilidade.

Além das dificuldades no fluxo de caixa, é perceptível que alguns clientes negligenciam a importância da contabilidade para seus negócios, e, muitas vezes, não a consideram como essencial. 

Conforme iremos ver mais adiante, apresentar o valor agregado do serviço prestado é crucial para mitigar os riscos de seu cliente considerar os serviços contábeis como dispensáveis. Por outro lado, a falta de organização financeira dos contratantes, a insatisfação com a qualidade dos serviços oferecidos e a sazonalidade da atividade desenvolvida pelo seu cliente também se constituem enquanto causadoras da inadimplência na contabilidade. 

Por isso, entender a causa raiz do problema é fundamental para investir em estratégias adequadas que possam minimizar os possíveis impactos causados pelos clientes inadimplentes e evitar que este mau comportamento financeiro seja recorrente. Confira a seguir os 5 passos que podem ser seguidos como forma de conter a inadimplência.

5 passos para evitar que o cliente atrase o pagamento

A seguir elencamos 5 passos que podem ser seguidos para evitar que o cliente efetue o pagamento em atraso.

1. Avisos de vencimento e utilização da tecnologia

Em meio a intensa rotina e compromissos aos quais as pessoas estão submetidas atualmente, é comum que por vezes a inadimplência ocorra por mero esquecimento ou falta de organização do cliente. 

Sendo assim, fornecer lembretes aos clientes informando sobre a proximidade da data de vencimento através de ferramentas como e-mail, SMS ou até mesmo mensagens de WhatsApp, podem constituir-se enquanto ótimas soluções para reduzir a taxa de inadimplência do seu negócio. 

Todo este processo pode facilmente ser automatizado, visando garantir, desta forma, que os avisos de cobrança sejam enviados com a antecedência necessária.

2. Negocie com seu cliente

Muitas empresas enfrentam dificuldades financeiras de fluxo de caixa, seja por falta de organização, seja por falta de capital de giro. Oferecer opções de parcelamento da dívida ao seu cliente é um caminho eficiente para ajudá-lo a honrar com seus compromissos. 

Ao fechar o contrato, discuta com o cliente sobre a melhor data para pagamento, opções de boleto, pix, cartão de crédito, etc. Busque sempre alinhar os interesses, seus e dos clientes, para que a solução encontrada seja benéfica para ambos os lados.

3. Ofereça desconto para pagamento antecipado ou à vista

Na hora de formar o preço do seu serviço, leve em consideração a possibilidade de oferecer descontos atrativos para seus clientes, caso o pagamento seja efetuado antes do prazo combinado, ou até mesmo quando o cliente efetuar o pagamento do contrato à vista. Práticas como estas podem garantir uma redução na taxa de inadimplência.

4. Defina prazos, multas e juros no contrato de prestação de serviços

A clareza é uma das principais características que deve apresentar um contrato de prestação de serviço, e com ela, algumas informações devem ser muito bem especificadas, dentre elas: 

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  • a descrição dos serviços a serem realizados; 
  • os valores acordados; 
  • as formas de pagamento; 
  • a definição de prazos de vencimento e aplicação de multa e juros decorrentes de pagamento em atraso. 

Uma vez estabelecidos em contrato, torna-se mais fácil efetuar a cobrança nos casos de inadimplência, além de garantir total respaldo jurídico que trará a segurança que os empreendedores contábeis necessitam.

5. Contratação de serviços de análise de crédito

Até que a confiança no seu cliente seja consolidada, faz-se necessário recorrer às ferramentas que auxiliem na identificação do perfil dos contratantes dos serviços contábeis. 

Dentre as ferramentas, podemos citar a utilização de serviços de análise de crédito, buscando dessa forma identificar se os clientes são bons pagadores, especialmente os clientes novos. 

Além disso, consultas de certidões de débitos podem ser uma alternativa adicional para verificar possíveis pendências e avaliar o risco do não recebimento dos honorários.

Mantendo o bom relacionamento com o cliente inadimplente

Para garantir um bom relacionamento com o cliente é necessário escutá-lo e buscar entender as causas subjacentes aos atrasos no pagamento dos serviços, verificando de que forma será possível ajudá-lo no processo de quitação da dívida, ou seja, investir na negociação amigável. Seja pela falta de organização financeira, ou até mesmo pela ausência de honestidade, o diálogo é o melhor caminho a ser adotado, pelo menos nos momentos iniciais da cobrança.

Um outro aspecto importante é analisar o pós-venda, ou seja, averiguar se os clientes estão satisfeitos com os serviços prestados. Isso pode ser feito através de pesquisas de satisfação ou contato direto por ligação ou pequenas reuniões, visando melhorar nos aspectos apontados como negativos.

Além disso, é fundamental entender que para manter a relação saudável e equilibrada, os limites devem ser impostos e respeitados, assim como os acordos firmados em contrato devem ser seguidos. Em determinados momento alguns “nãos” serão necessários, e tudo isso somente será possível mediante a responsabilidade assumida por ambas as partes.

A importância do valor agregado para evitar a inadimplência da contabilidade

Em momentos de crise ou dificuldade financeira é comum darmos prioridade ao que consideramos como essencial, e, no mundo dos negócios não é diferente. Deixar claro para o seu cliente que os serviços contábeis possuem alto valor agregado e que são fundamentais para garantir a saúde financeira de uma empresa, permite que os contratantes compreendam que a contabilidade é indispensável para o sucesso dos negócios, além de visar a redução da taxa de inadimplência.

Muitas empresas de contabilidade oferecem serviços com baixo índice de valor agregado, sendo apenas geradoras de guias dos tributos, fechamento de folha de pagamento e relatório contábil padrão. Isso faz com que nem sempre os serviços sejam oferecidos com a qualidade desejada, fazendo com que os clientes atrasem no pagamento ou até mesmo não o efetuem.

Conhecer o cliente e entender suas necessidades é essencial para garantir a oferta de um serviço adequado e personalizado sempre com qualidade, a fim de que o contratante consiga enxergar a essencialidade da contabilidade, garantindo desta forma que estes serviços se tornem prioridade, ou ao menos tentem ser mantidos em caso de dificuldade financeira.

Sendo assim, é fundamental recomendar que as empresas contábeis adotem políticas amigáveis de cobrança, implementem medidas para evitar atrasos no pagamento – algumas destas citadas no decorrer deste artigo como os avisos de vencimento e ofertas de desconto – constituam uma relação de diálogo e parceria junto ao cliente visando estabelecer um relacionamento saudável e equilibrado, e, mantenham controles efetivos e adequados que minimizem a taxa de inadimplência.

E aí? O que achou do conteúdo? Espero que essas dicas lhe ajudem com os problemas relacionados a falta de pagamento dos seus clientes. 

Até o próximo!

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