eSocial simplificado: como funciona?

O eSocial simplificado tem o objetivo de facilitar, agilizar e tornar mais seguro processos burocráticos, a fim de garantir a segurança dos investimentos realizados por empresas e seus funcionários.

Nesse cenário, a simplificação do eSocial foi realizada em maio de 2021, trazendo importantes alterações, que afetam tanto pessoas físicas quanto jurídicas na contratação e manutenção do contrato de trabalho de seus funcionários.

Para ajudar você a entender como funciona o eSocial simplificado, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que é o eSocial simplificado e para que serve?

O eSocial simplificado é uma versão otimizada do eSocial, que tem como objetivo beneficiar de forma direta os trabalhadores, assegurando os direitos deles, como:

• direitos previdenciários;
• férias;
• 13° salário;
• pagamento de valores rescisórios corretamente.

Para os empregadores, o eSocial tem como objetivo simplificar o cumprimento de obrigações fiscais e tornar mais efetivo a qualidade das informações prestadas. 

As empresas ainda poderão usar o eSocial para fazer consultas de cadastros e identificar qualquer tipo de divergência com relação ao cadastro de funcionários, a exemplo de números de documentos e nomes.

Assim, o eSocial simplificado serve para preencher e entregar declarações e formulários referentes aos direitos trabalhistas para órgãos do governo distintos. 

A primeira versão do eSocial teve a participação dos seguintes órgãos:

• Ministério do Trabalho (MTB);
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
• Caixa Econômica Federal (CEF).

Como funciona o eSocial simplificado?

O eSocial simplificado tem regras de validação mais flexíveis, engloba um menor número de eventos e também simplifica o fechamento da folha de pagamento. Além disso, segue as premissas do eSocial, criado para modernizar e manter o respeito aos direitos trabalhistas.

O que mudou com o e-social simplificado?

A nova versão do eSocial passou pela colaboração das seguintes entidades:

• Confederações Patronais;
• Conselho Federal de Contabilidade (CFC);
•  Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação;
• Comunicação (Brasscom);
• Sebrae;
• Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento;
• Perícias;
• Informações e Pesquisas (Fenacon).

Essas instituições desenvolveram soluções junto ao eSocial com foco nas seguintes premissas:

• redução de pontos de complexidade;
• desburocratização e substituição das obrigações acessórias;
• integridade e continuidade da informação;
• exclusão de dados já conhecidos;
• modernização e simplificação do sistema;
• respeito pelo investimento feito por empregadores e empregados.

Com base nessas novas premissas, houve alterações com relação ao uso do CPF, que passou a ser o único documento de identificação, e mudança nas regras de fechamento da folha de pagamento. Acompanhe o que foi alterado para os usuários:

• uso de CPF como única identificação do empregado (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
• diminuição do número de eventos;
• simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos;
• grande flexibilização das normas de impedimento para o recebimento de informações, pois as pendências viraram alertas;
• apoio para substituições ainda pendentes, como DIRF, CAT e PPP;
• agilidade ao alimentar informações destinadas ao cumprimento de obrigações previdenciárias, fiscais e depósitos de FGTS;
• simplificação e redução dos campos do layout, o que inclui a exclusão de informações cadastrais ou que já faziam parte de outras bases de dados (ex.: FAP).

Mais novidades do eSocial simplificado

O eSocial simplificado ainda faz a substituição de várias obrigações acessórias e possibilita a integração com outros sistemas que tornam possíveis a ampliação do ritmo de substituições. 

Entre as substituições mais significativas temos a anotação da Carteira de Trabalho, que no eSocial simplificado passou a ser 100% digital para as empresas. Houve alteração também na RAIS para empresas que já prestam informações de folha de pagamento e no Livro de Registro de Empregados.

O que deve ser informado no e-Social?

As empresas, por meio do setor de Departamento Pessoal, devem informar, de forma obrigatória, alguns dados ao sistema, e receberão um número de protocolo referente à validação dos dados. São elas:

• alterações de jornada de trabalho;
• mudanças de horário de trabalho;
• folha de pagamento;
• reajustes salariais;
• aviso prévio;
• declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• admissões e demissões de funcionários;
• comunicação de acidentes de trabalho;
• recolhimento de contribuições dos empregadores e previdenciárias.

A qual órgão o e-social está interligado?

O eSocial simplificado está interligado ao sistema da Receita Federal, entidade responsável por verificar a veracidade das informações prestadas e conferi-las, para verificar se elas estão de acordo com a folha de pagamento declarada pela empresa.

Nesse cenário, é de suma importância que as informações declaradas no eSocial simplificado sejam conferidas pelo Departamento Pessoal da empresa. Isso porque, casos de inconsistência podem gerar multas e outras penalidades.

Logo, as movimentações referentes a qualquer trabalhador, não importando qual é a situação, precisam estar sempre alinhadas com os dados transmitidos à Receita Federal. Ainda precisam estar em consonância com a legislação trabalhista e previdenciária, evitando que a empresa seja exposta a qualquer tipo de penalidade.

Qual a importância do eSocial para os micro e pequenos empreendedores?

Desde que essa contratação feita por uma empresa resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias, toda pessoa física ou jurídica deve se cadastrar no eSocial.

Assim, micro e pequenas empresas precisam informar os dados de seus colaboradores no e-social e ficar atento aos prazos de envio dos dados.

Ainda devem informar dados ao eSocial simplificado:

• Microempresas (ME);
• Empresas de Pequeno Porte (EPP);
• Microempreendedores Individuais (MEI).

No caso de empresas e prestadores de serviço, essas devem fazer o cadastro no e-Social informando dados de identificação dos seus trabalhadores e das atividades desenvolvidas, a exemplo de CNPJ da empresa, CPF, ,NIS, PIS/PASEP do trabalhador pessoa física, declaração de imposto de renda e contrato social, entre outros.

Quem deve aderir ao eSocial simplificado?

Todos os empregadores, de diferentes segmentos e portes, independente do seu faturamento, devem aderir ao eSocial simplificado, o que inclui:

• MEI (Microempreendedor Individual);
• ME (Microempresa);
• EPP (Empresa de Pequeno Porte).

Como vimos ao longo desta leitura, o eSocial simplificado é uma forma de agilizar e desburocratizar a prestação de contas da empresa junto a importantes órgãos do governo, como a Receita Federal. Nesse cenário, estar atento à correta declaração de informações é fundamental para garantir a efetividade dos processos.

Se você gostou deste artigo sobre eSocial simplificado e deseja ter acesso a ele em uma solução integrada, entre em contato!

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