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Conciliação bancária e fluxo de caixa são dois termos financeiros que geralmente são confundidos e geram dúvidas, principalmente aos empreendedores que estão iniciando seus negócios agora.
Algumas pessoas tendem a achar que ambos os termos significam a mesma coisa, ou podem ser substituídos, um pelo outro, como se fossem uma escolha de processo a ser utilizado na empresa.
A verdade é que conciliação bancária e fluxo de caixa se tratam de termos diferentes e que se complementam para o melhor desempenho do processo financeiro de uma empresa.
Quer saber mais sobre a diferença entre ambos? Continue lendo este conteúdo!
O que é conciliação bancaria?
A conciliação bancária é a atividade de verificação das entradas e saídas financeiras da empresa em relação à sua conta bancária, como uma forma de segurança e de manutenção da saúde financeira dos negócios.
Em geral, a conciliação bancária confere os registros financeiros de pagamentos e recebimentos da empresa e compara com o extrato bancário para assim identificar erros, garantir o controle do saldo, priorizar o planejamento do orçamento e prever o fluxo de caixa, que será o nosso próximo tópico!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa funciona como um registro das entradas e saídas financeiras da empresa. É uma documentação onde o time responsável insere tudo o que foi pago e recebido durante aquele período de tempo definido.
Pode ser feito através de uma planilha de Excel, um documento na nuvem, ou mesmo uma plataforma automatizada — o que facilitará o processo de conciliação bancária, em seguida.
Fluxo de caixa vs Conciliação bancária
Dá para entender porque esses termos são confundidos com frequência, não é mesmo? Afinal, estamos falando de entradas e saídas financeiras de um negócio e o controle dessa atividade.
Para colocar de uma forma simples, o fluxo de caixa nada mais é do que o registro de entradas e saídas da empresa. Já a conciliação bancária é a atividade exercida para verificar o fluxo de caixa, ou seja, a comparação entre esse registro e o extrato bancário.
Como realizar a conciliação bancária
Apesar de parecer simples, a conciliação bancária é uma verificação que precisa de extrema atenção aos detalhes, bem como organização e gerenciamento de prazos. Afinal, essa confirmação de dados financeiros é importante para manter o planejamento orçamentário da empresa em dia e fornecer previsões reais para os próximos meses.
Veja abaixo como realizar a conciliação bancária!
Definir o período
Primeiro é preciso definir o período que será analisado, afinal, o registro de entradas e saídas do fluxo de caixa é atualizado com diferentes frequências para cada empresa, de acordo com a movimentação e tamanho dos negócios.
Por isso, defina o intervalo de conciliações bancárias a serem feitas e considere que, quanto menor o intervalo de tempo, menor as chances de erros e inconsistências se acumularem ou mesmo se perderem no fluxo.
Escolher uma ferramenta
Como falamos, é preciso escolher uma ferramenta para manter o fluxo de caixa, que pode ser uma planilha Excel ou mesmo uma plataforma digital específica para essa atividade.
Seja qual for a escolha, lembre-se de considerar não somente a atividade de cadastro de entradas e saídas que compõem o fluxo de caixa, mas também a comparação com o extrato bancário. Dessa forma o trabalho pode ganhar agilidade e praticidade!
Organizar os registros financeiros
Agora que definimos o período e selecionamos a ferramenta, é o momento de organizar os registros financeiros, ou seja, manter o fluxo de caixa dentro dos padrões que você deseja, pensando em facilitar o processo de conciliação bancária.
Defina quais informações devem estar no fluxo de caixa, quais pessoas podem editar esses valores e adicionar novos e quem tem acesso ao documento ou ferramenta.
Analisar o extrato bancário
Em seguida, o próximo passo é analisar o extrato bancário, verificando os valores apontados no fluxo de caixa, bem como informações adicionais caso seja preciso confirmar qualquer transação realizada.
Procurar e corrigir inconsistências
Após a análise da etapa anterior, o contador responsável deve realizar a comparação entre ambos os documentos, fluxo de caixa, extrato bancário e procurar por quaisquer inconsistências ou erros e entender como solucioná-los.
Criar relatórios
Por fim, mas não menos importante, é através dessa atividade de conciliação bancária e da análise do fluxo de caixa que o contador pode elaborar relatórios financeiros, permitindo uma visualização geral da movimentação por determinados intervalos de tempo e compará-los entre si.
Principais erros do processo
Como informado, apesar de parecer simples, a conciliação bancária exige muita atenção aos detalhes e uma boa organização do fluxo de caixa, bem como a documentação periódica e segura das entradas e saídas da empresa.
Por isso, é comum que ocorram erros e o contador responsável encontre inconsistências entre ambos os documentos. O importante é identificar e corrigir essas diferenças o quanto antes para não interferir na visualização financeira geral dos negócios.
Falta de lançamentos
O sistema financeiro de uma empresa realiza previsões com base nos lançamentos realizados durante o mês. Logo, se algum setor se esqueceu de realizar um lançamento de receita, essa diferença aparecerá no extrato bancário. Como não foi feito o lançamento, não será possível comparar com o fluxo de caixa, pois a informação não foi inserida.
Erro de baixas
Da mesma forma que ocorrem erros de lançamento de receita, também é possível que algum setor esqueça de dar baixa em uma despesa que já foi paga anteriormente. Caso seja lançada como uma despesa que será paga futuramente, é preciso voltar e dar baixa, caso contrário, essa diferença também surgirá no processo de conciliação bancária, aparecendo no fluxo de caixa e não no extrato bancário.
Como diminuir os erros no processo?
É essencial ter um time de contabilidade especializado que esteja olhando para o processo de conciliação bancária da empresa, alinhado a uma boa organização dos registros e documentações do fluxo de caixa.
Dessa forma, é possível garantir que as taxas bancárias estão sendo monitoradas e não serão um acréscimo surpresa no extrato final. Além disso, é uma boa combinação para garantir que o processo será feito corretamente, com exatidão e atenção aos detalhes.
Com uma conciliação bancária de excelência, é possível fazer boas previsões para os negócios, bem como tomar decisões mais acertadas.
Precisa de ajuda com a conciliação bancária do seu negócio? Entre em contato com nossos especialistas.
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