Captação de novos clientes: o guia completo para seu escritório

Para ter sucesso na captação de novos clientes, é necessário seguir algumas estratégias de marketing e gestão comercial.

Captação de novos clientes: o guia completo para seu escritório
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11 minutos de leitura

Da forma que se apresentam as condições de mercado, não é crível que um escritório de contabilidade não tenha ações efetivas no sentido de realizar a captação de novos clientes. As crises chegam e quem conta apenas com indicações pode enfrentar sérias dificuldades para se manter no mercado. Por outro lado, estratégias bem-desenhadas podem surtir grande efeito quando executadas com maestria.

Este artigo falará a respeito de processos de captação de novos clientes para escritórios de contabilidade. Ao ler o texto, você saberá melhor do que se trata esse conceito. Verá de que forma os potenciais clientes podem ser captados, além de conhecer os diferentes perfis de leads existentes no mercado. Em seguida, poderá acompanhar 4 formas de colocar tudo isso em prática.

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O que é a captação de novos clientes?

Em um mercado cada vez mais concorrido, torna-se questão de sobrevivência manter o faturamento em um fluxo positivo contínuo. O ideal mesmo é que existam aumentos de tempos em tempos, mas daí surge o questionamento: como fazer isso de modo eficiente? A resposta não poderia ser outra, pois é justamente por meio da captação de novos clientes que isso se torna possível.

Contudo, aparece outro desafio: como fazer isso? Devido ao fato de que a contabilidade é um dos ramos mais antigos de negócios, muitos profissionais da área se veem compelidos a utilizar os meios tradicionais para entrar em contato com potenciais clientes. Talvez, o mais conhecido seja a famosa “indicação”. Mas isso não é vantagem, pelo contrário, ela impõe uma forte limitação à expansão da marca do escritório.

A razão disso é que todo contador tem um número finito de clientes em sua carteira. Dessa forma, o número de indicações pode ser considerado limitado também, porque por mais que os clientes atuais indiquem várias pessoas, elas precisarão usufruir do serviço para somente depois fazer uma nova indicação. Isso faz com que o ciclo de novos contatos seja muito longo e a captação seja ineficaz.

Dessa forma, faz-se necessário desenvolver estratégias mais dinâmicas. O aumento do número de clientes só se dá de forma satisfatória se houver um fluxo contínuo de novas empresas atraídas, com relacionamento firmado e, posteriormente, convertidas. Portanto, algum método precisa ser implementado para promover esse ciclo virtuoso.

Tenha em mente que a economia é cíclica. Essa é sua natureza e, assim, podemos dizer seguramente que não importa se as coisas estão boas ou ruins, elas mudarão. Isso significa que tempos de “vacas magras” podem surgir e a forma de se proteger desses períodos é exatamente promovendo sua marca de modo que vários interessados a conheçam. Essa é a razão pela qual investir em processos de captação de novos clientes ajuda a enfrentar períodos de crise.

Quais são os perfis de clientes para abordar no mercado?

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Se você pensa que uma estratégia vale para todo tipo de prospect, está enganado. Um fator muito importante que precisa ser considerado é o nível de consciência do potencial cliente a respeito de seu próprio problema.

Nesse sentido, existem, pelo menos, três graus de percepção e para cada um deles uma estratégia diferente deve ser adotada. Outro ponto que merece atenção é o tamanho de cada um dos mercados potenciais. Acompanhe.

Não conhece o escritório, mas está procurando

Esse é o perfil de potencial cliente que primeiro vem à mente quando falamos de processos de captação. Isso porque é a situação mais encontrada tradicionalmente: uma empresa com necessidades específicas de contabilidade e que procura por uma solução. A pessoa responsável pela organização já está consciente do problema e sua busca muito provavelmente se concentra nos meios digitais, com uso da internet.

Perceba que a procura desse possível cliente não é necessariamente por um escritório de contabilidade que o ajude a cumprir as obrigações fiscais e tributárias. Até porque ele precisa já ter esse serviço para funcionar enquanto pessoa jurídica.

Pode ser, então, que a busca seja por alguma faceta relacionada à consultoria contábil, como a contabilidade gerencial. Na verdade, isso é bom, porque é possível desenvolver estratégias com esse fim específico.

Não está procurando, mas sabe que tem um problema

Enquanto o primeiro grupo já está em uma busca ativa para solucionar seu problema, o segundo apenas é consciente de que precisa melhorar em algum aspecto contábil. Ou seja, sua dor é conhecida, mas o empresário não está em busca da solução que ajudará sua empresa. Em muitos casos, nem sequer é sabido que a resolução de seu problema virá exatamente de um escritório de contabilidade.

De fato, esse é um caso clássico no mundo empresarial. O dono do negócio, muitas vezes, desconfia que os tributos que estão sendo pagos estão consumindo muitos recursos da organização. Ele pensa que pode reduzir a carga tributária, mas, de alguma forma, (incrivelmente) não sabe que o auxílio que necessita vem de um profissional da contabilidade.

Então, é necessário conscientizar esse potencial cliente mostrando todas as possibilidades assim que ele for atraído pelas estratégias de marketing. Para que o negócio seja fechado no futuro, é preciso que o empreendedor entenda que uma análise tributária bem-feita pode reduzir sua carga de impostos, além de possibilitar uma recuperação dos tributos pagos a maior.

Esse segundo grupo merece atenção, pois ele pode ser até quatro vezes maior que o anterior.

Todos que não têm consciência de terem um problema

Por fim, temos o grupo de empresários que nem sequer tem consciência da existência de pontos de melhoria em seu negócio — vulgo problema. Tratam-se de donos de empresas que não sabem que podem estar pagando mais impostos do que deveriam. Perceba que é um grupo de pessoas muito bom para prospectar, pois ao mostrar os ganhos financeiros advindos de seu trabalho de contador, as probabilidades de fechamento de uma parceria são enormes.

Se o trabalho de um empresário é fazer com que sua empresa tenha um fluxo de caixa saudável, é bem provável que a ideia de economizar 10, 20 ou até mesmo 50 mil reais por ano soe como música para os ouvidos. O grande desafio se concentra em conseguir fazer contato com esse público para oferecer seus serviços — e a internet pode ser um grande catalisador desse processo.

Por qual razão valeria a pena prospectar esse grupo? Porque estimativas indicam que se trata de um aglomerado de oportunidades até vinte vezes maior que os outros dois grupos anteriores somados! Isso significa um grande mercado em potencial e com um “plus“: provavelmente, seus concorrentes estão concentrados apenas no primeiro grupo, o que reduz bastante a concorrência.

Concentrar os esforços de atração nessa categoria de empresários pode trazer altos retornos. O sistema tributário brasileiro é muito complexo e isso afasta um dono de negócio dos estudos necessários ao entendimento.

Uma consultoria indicando pontos de economia é muito bem-vinda. A parti daí, pode ser feito um planejamento estratégico de modo que você fique com um percentual do valor economizado pela empresa.

Como captar clientes de contabilidade?

A tarefa de trazer novos clientes para o escritório de contabilidade passa por algumas etapas específicas. Elas são necessárias para que uma estratégia precisa seja desenvolvida antes que a prospecção comece.

Se tratando dos meios digitais, esse briefing é totalmente necessário. Pensar estrategicamente aumenta muito as chances de conversão. Acompanhe as etapas necessárias para desenhar um bom processo de captação de clientes.

Segmente o mercado

Observe as grandes empresas: elas trabalham para atender uma grande quantidade de pessoas, um amontoado de gente conhecida como “massa”. Suas ações de marketing são voltadas ao grande público e, talvez por isso, ainda exista publicidade cara no meio televisivo. O ponto é que o foco não é voltado para nenhum nicho em específico.

Esse exemplo serve para lembrar como atua um escritório de contabilidade. Dificilmente alguém conhece um contador que atende somente empresas de um determinado tipo e é aí que reside uma grande oportunidade: a segmentação. Essa é uma estratégia que se mostra muito benéfica para qualquer tipo de negócio. Com a contabilidade, não é diferente.

Nesse sentido, nada impede que seu escritório contábil esteja aberto para os mais variados ramos de negócios. No entanto, você pode definir que se tornará especializado em um segmento de mercado. Daí vem a nomenclatura de segmentação. Proprietários de negócios ficam mais seguros ao receber atendimento de um especialista. Conforme o tempo avança e a carteira do segmento específico cresce, é possível adotar uma postura única frente ao mercado.

Construa sua autoridade

Depois que seu mercado foi segmentado e você já sabe quem atenderá, chega o momento de demonstrar autoridade no assunto. Afinal de contas, a ideia é ser um especialista para seu cliente, certo?

No entanto, não há como ser referência em alguma área da vida sem estudo e dedicação. Essa será uma das fases que exigirá esforço de sua parte. Mas isso não significa que é preciso ser catedrático, você apenas deverá saber mais que a média das pessoas.

Além disso, sua presença como autoridade no assunto precisa ser passada para seu futuro cliente. O mais indicado para conseguir esse feito é por meio do marketing de conteúdo. Ou seja, é preciso criar conteúdos de valor e entregar para os interessados. Sendo assim, é possível realizar essa tarefa de, pelo menos, três maneiras.

Blog

Ter um blog é uma das principais estratégias de marketing de conteúdo. A razão disso? Ora, basta pensar qual é a sua atitude sempre que tem alguma dúvida. Sim, isso mesmo. Pense como você busca a resposta e entenderá por que um blog é importante.

De todas as pessoas que usam a internet, quase a totalidade recorre ao Google quando precisa de esclarecimentos sobre algo. É nesse momento que seu futuro cliente pode encontrar sua marca, basta que seu blog responda à dúvida dele. Claro que esse é apenas o passo inicial do relacionamento, mas, sem ele, as etapas seguintes não conseguem se desenvolver.

Redes sociais

É claro que elas não poderiam ficar de fora. As redes sociais são meios virtuais que concentram uma grande quantidade de pessoas. Talvez os únicos cidadãos que não estejam presentes nela são aqueles provenientes de algum país que as proíba. No caso do Brasil, certamente seu cliente também faz parte de alguma rede.

Sendo assim, você também pode usar esse veículo para criar e distribuir conteúdo. De alguma forma sua mensagem pode chegar ao interessado, seja dependendo apenas do algoritmo da rede ou pelo recurso de impulsionar publicações pagas. O fato é que a atração requerida para um topo de funil também pode ser conseguida usando redes sociais como Facebook, Instagram e YouTube.

Eventos

Por último e não menos importante, temos um exemplar do mundo offline: os eventos. As concentrações de público já estão em vias de serem totalmente liberadas, e essa estratégia pode ser novamente explorada. Palestras e workshops são ótimos ambientes para melhorar o relacionamento e expandir o network.

Lembre que não existe a necessidade de fazer um megaevento. Você pode começar pequeno e fazer convites a empresários do ramo que escolheu ao fazer sua segmentação. Com o tempo, a prática pode ganhar escala e, com isso, mais pessoas podem comparecer aos encontros e aumentar o nível de percepção dos serviços que você oferece.

Tenha um diferencial competitivo

Mesmo aplicando todas as técnicas explicadas neste artigo, uma verdade é absolutamente inafastável: sempre existirá uma forte concorrência. Isso significa que, para ser bem-sucedido na busca por novos clientes, você precisa apresentar um diferencial competitivo altamente valoroso. É necessário se capacitar de modo que a entrega de seus serviços supere a expectativa do cliente.

Para alcançar esse objetivo árduo, você pode se empenhar em ter destaque em algumas áreas que permeiam um escritório de contabilidade. Um deles é em relação ao atendimento. Ele pode ser mais humanizado, demonstrando preocupação genuína com os problemas dos clientes. Além disso, seu escritório também pode se empenhar em ser o mais ágil possível, fazendo as entregas de serviços mais rápido que a média do mercado.

Outro ponto que geralmente tem bastante destaque na relação entre empresa e contabilidade é a localização. Estar bem-posicionado geograficamente em relação aos clientes faz muita diferença. Ademais, existe ainda a possibilidade de investir massivamente em sistemas computacionais de gestão. Eles dão celeridade aos processos internos, fazendo com que você possa ganhar a preferência dos clientes.

Se posicione

Além de tudo que já foi mencionado até aqui, uma coisa tem relevância especial: o posicionamento da sua marca. Ou seja, a forma como o seu escritório de contabilidade se apresenta perante o mercado. Nesse ponto, estamos falando de impressão visual e isso remete ao logotipo presente em sites e cartões de visitas, as cores utilizadas nas artes da empresa e até mesmo o slogan que eventualmente você usará.

Isso é importante porque a forma como sua companhia é percebida conta bastante para conseguir captar novos clientes. Esse raciocínio é especialmente válido exatamente quando se decide atuar em um ramo específico de mercado. Dessa forma, considere contratar profissionais bem-capacitados e que trabalhem nesse ramo para desenvolver a apresentação de sua empresa — isso fará toda a diferença em sua prospecção.

Quais são as 4 estratégias de captação de novos clientes na contabilidade?

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As técnicas de persuasão evoluíram ao ponto de surgirem métodos de atração de clientes baseados em funis virtuais de venda. Esse é o emprego de tecnologia ao setor de marketing. Veja a seguir a descrição de quatro boas estratégias de captação de clientes.

1. Análise de persona

Essa é uma estratégia que deve anteceder qualquer ação voltada ao marketing digital. Ela é extremamente importante para realizar a produção de conteúdos, pois é preciso saber com quem você falará. Nesse sentido, vale lembrar que uma persona não deve ser confundida com público-alvo, um equívoco que ocorre com relativa frequência.

O público-alvo trata-se de um espectro de possibilidades. Dessa forma, a faixa de pessoas a serem atingidas se torna muito ampla e as estratégias de comunicação tendem a não ser tão eficientes. Essa é a principal razão de fazer um estudo detalhado sobre a pessoa com quem se deseja falar.

Para ficar mais claro, veja a diferença: “homens de 30 a 45 anos, casados e com filhos”. Isso é um público-alvo e falar com todos dá quase na mesma que falar com ninguém. Agora observe: “João, homem, 37 anos, casado há 10 anos e pai de um casal, pesquisa no LinkedIn sobre novidades na área em que trabalha”. A comunicação com esse último (uma persona) é muito mais precisa e, por isso, tem resultados bem mais expressivos.

2. Conhecimento mercadológico

Pode parecer óbvio, mas é preciso mencionar que seu escritório de contabilidade está imerso no mercado. Ou seja, você é apenas parte de um todo que engloba uma cadeia de produção. Dessa forma, é altamente recomendado que você conheça o ambiente no qual está inserido. Isso inclui realizar profundos estudos sobre todos os agentes de mercado, incluindo seus potenciais clientes.

Somente dessa forma é possível desenvolver estratégias com grande eficácia. Um exemplo simples em relação ao comportamento do consumidor é saber qual é o ambiente que seu público frequenta majoritariamente. Se for identificado que seu principal meio de comunicação são os espaços digitais, uma estratégia de marketing offline dificilmente surtirá os efeitos desejados, por melhor que ela esteja desenhada.

Ademais, seu negócio também faz parte de um ambiente macroeconômico. Isso quer dizer que as condições que se apresentam exercem profundo impacto sobre seu escritório. Não adianta procurar fazendas para fazer a contabilidade em meio ao mar de concreto que é uma capital. Além disso, sua concorrência encontra-se no mesmo ambiente que você. Ela também precisa ser estudada com bastante cuidado.

3. Estratégias de marketing digital

É bastante provável que sua persona faça uso do ambiente digital, afinal de contas, todos estão atualmente. Afirmar isso não significa que ela esteja na internet à procura de sua solução, apenas quer dizer que ela está lá — isso é o que basta, pois você pode desenvolver táticas para que ela encontre as suas soluções.

A análise do tópico anterior ainda é válida aqui, pois estar nos meios digitais é uma afirmação muito vaga. Para ter sucesso nesse tipo de tática, você precisa identificar em qual ambiente virtual especificamente ela se encontra: se nas redes sociais, em quais redes sociais ou se apenas usando buscadores como Google e YouTube. É assim que se desenvolve um marketing de relacionamento que gera conversão.

A necessidade desse mapeamento serve para o desenvolvimento de uma estratégia acertada. A criação de conteúdo (principal motor de atração de personas) deve ocorrer de acordo com o posicionamento do futuro lead. As equipes auxiliares também serão contratadas de acordo com esse posicionamento. Afinal de contas, escrever para um blog é completamente diferente de gravar vídeos para o YouTube. Embora ambos sejam classificados como material para o marketing de conteúdo.

4. Análise de métricas

De nada adianta montar estratégias no meio digital se o seu principal benefício não for utilizado: as métricas. Perceba a enorme vantagem desse meio onde tudo é metrificado, isso quer dizer que é perfeitamente possível saber o resultado de cada ação realizada. O oposto ocorre com as estratégias offline, nas quais não é possível saber o número de pessoas que visualizaram um outdoor, por exemplo.

Assim, as ações encapadas no meio digital devem vir acompanhadas da análise de indicadores. Isso é relevante tanto para melhorar as boas ações e corrigir as que são ruins, quanto para otimizar o emprego de recursos na captação de clientes. Nesse caso, estamos falando de uma métrica conhecida como ROI. Ela mede o retorno obtido em relação ao dinheiro investido.

Outra métrica importantíssima no digital é a taxa de conversão. Ela mensura o percentual de negócios fechados frente ao número de pessoas impactadas. Além disso, também existem vários outros indicadores secundários, como os que informam a eficiência de estratégias que visam como rankear no google, por exemplo. Essa é uma ótima maneira de ter as decisões guiadas com base no que os números apontam.

Definitivamente, a captação de novos clientes é o maior vetor de crescimento de um escritório de contabilidade. Ainda que em determinado momento a carteira não apresente crescimento, o trabalho deve continuar como meio de atravessar melhor os possíveis períodos de crise.

Várias estratégias estão disponíveis para serem usadas nesse mercado, como implantar a figura do customer success, pois essa é uma excelente forma de melhorar o atendimento ao cliente dando total atenção aos seus problemas.

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