A tarefa de muitos gestores concentra-se em gerar mais valor para seus negócios. No entanto, isso pode ser difícil de realizar se muitas tarefas manuais fizerem parte da rotina de trabalho. E a melhor forma de executar essas tarefas é por meio de um sistema de gestão financeira. Ele automatiza essas atividades e permite mais tempo livre para se concentrar no desenvolvimento estratégico da empresa.
Este artigo abordará exatamente esse assunto. Ao ler o texto, você entenderá o que é um sistema desses. Também, conhecerá os grandes pontos de ganhos que a organização pode auferir adotando um software desses. Da mesma forma, saberá os principais recursos que possibilitam essa "virada de chave". Não espere mais e continue a leitura agora mesmo!
Sistemas desse tipo são softwares que servem para dar apoio à gestão financeira de um empreendimento. Isso é conseguido por meio da automação de tarefas rotineiras do departamento financeiro de um negócio. Ao usar um sistema desse tipo, os dados sobre faturamento, contas a pagar, estoque, vendas, dentre outros, passam a ser controlados por uma única plataforma.
Em termos práticos, isso significa ter um forte aumento de produtividade no negócio. Com atividades automáticas, a equipe é liberada para outras atividades. Inclusive o gestor pode concentrar-se em analisar dados e tomar decisões estratégicas. Além disso, muito mais segurança é impelida ao processo, pois as informações passam a ser guardadas em servidoresonline, e não mais nos computadores locais da empresa.
Acompanhe, a seguir, os principais benefícios decorrentes da adoção de um software de gestão das finanças.
Um dos grandes problemas enfrentados, por vezes, em relação ao registro de informações empresariais são os erros humanos. E existe motivo para tal, pois, em planilhas muito extensas, pode ser difícil visualizar dados e imputá-los no sistema. Com isso, o processo pode tornar-se menos confiável e trazer algum eventual prejuízo.
Ao utilizar sistemas para fazer essa tarefa, o cenário muda completamente. As informações se tornam muito mais precisas, com aumento da confiabilidade. Existem, até mesmo, opções de fazer o preenchimento automático de dados, importando as informações de outra fonte. A exatidão proporcionada aumenta consideravelmente.
Outro problema decorrido da situação recém-demonstrada de preenchimento manual de documentos é a falta de padrões. Quando cada setor fica responsável por seus próprios registros, pode haver uma miríade de dados, de forma que seja difícil que toda a empresa se entenda. Esse inconveniente também pode ser resolvido por meio da adoção de um sistema de gestão financeira.
Quando isso ocorre, a base de informações se dá de maneira unificada. Isso quer dizer que uma única plataforma em comum é usada por todos os setores. E a grande vantagem disso é promover uma padronização de processos. Não importa quem registra o que, o procedimento deverá ser feito de uma única maneira. Isso traz mais performance à equipe no momento de acessar tais informações.
Somadas essas duas características básicas de um sistema de gestão financeira, tem-se um aumento considerável na produtividade do time, principalmente em relação às tarefas executadas pelo gestor. Atividades como emissão de boletos, notas fiscais e input de dados passam a ser automatizadas. Nada melhor do que isso, visto que essas tarefas são rotineiras, não agregando valor para o negócio
Em contrapartida, a análise profunda de dados com o objetivo de tomar decisões estratégicas para o negócio ganha especial relevância. Ao passo que grande parte da rotina passa a ser automática, sobra mais tempo para se dedicar àquilo que realmente tem potencial de alavancar um empreendimento. Talvez esse seja o maior benefício colhido pela adoção de um sistema que automatiza as finanças.
Todo sistema de gestão possui várias funcionalidades. Veja, a seguir, os principais itens capazes de fazer a diferença em um empreendimento.
Com um sistema de gestão financeira, é possível concentrar todas as informações sobre as finanças da organização em um só local. Isso permite ao software fazer complexas combinações de modo a cruzar todos os dados imputados no sistema.
Dessa forma, um gestor pode ter uma visão abrangente do negócio, podendo tirar diversos insights que beneficiarão a empresa. A tomada de decisão tem mais resultado, pois a integração de dados viabiliza uma visão muito mais analítica a respeito de todas as operações em curso na companhia.
De longe, esse é o principal recurso de um sistema de gestão. A possibilidade de automatizar tarefas rotineiras é um recurso que fornece inúmeros benefícios para uma organização. Atividades diárias de acompanhamento de vendas, estoque, folha de pagamento, conciliação bancária, dentre tantas outras, podem ser feitas sem intervenção humana.
Inclusive, esse é outro aspecto de grande ganho na adoção de sistemas automatizados. Ao atribuir a uma máquina essas rotinas, o tempo da equipe é liberado para outras tarefas. Além disso, o índice de retrabalhos ocasionados por erros humanos é drasticamente reduzido. Dessa forma, o investimento em pessoal é otimizado, e o gestor pode fazer uma melhor alocação da força produtiva.
Outro recurso formidável oferecido por um sistema de gestão diz respeito a como os dados são armazenados. Em vez de ficarem arquivados localmente em uma máquina da empresa, a guarda das informações é feita na nuvem. Ou seja, o sistema é lincado com um banco de dados acessível pela internet.
Isso quer dizer duas coisas: a primeira delas é que não é necessário preocupar-se com controle de versões e cópias de segurança dos arquivos, pois o sistema já faz isso. O segundo ponto é que fica muito mais cômodo ter acesso aos dados. Isso pode ser feito por meio de qualquer computador que tenha acesso à internet. Assim, eventuais trabalhos em home office tornam-se bem mais fáceis de executar.
Sem dúvida, um sistema de gestão financeira é capaz de alavancar a produtividade empresarial de modo significativo. Ao decidir automatizar grande parte da rotina do setor financeiro, uma organização pode alocar melhor sua força de trabalho e concentrar-se em atividades que geram mais valor para o negócio. Além disso, o cruzamento de dados permite ter uma visão muito mais analítica de toda a empresa, e isso possibilita uma tomada de decisão baseada numa cultura data driven.
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