As rotinas contábeis fazem parte do dia a dia de todo escritório e precisam ser administradas com muita atenção a detalhes e prazos, visto que podem interferir em outras áreas e comprometer processos.
Por isso, é importante manter o foco nas rotinas contábeis não só do próprio escritório de contabilidade, como também dos negócios dos clientes, evitando erros e colaborando para uma maior produtividade.
Neste conteúdo, selecionamos as principais rotinas contábeis para você estar atento e algumas dicas de como otimizá-las, tornando o fluxo desse processo mais ágil e prático.
Boa leitura!
As rotinas contábeis envolvem as atividades financeiras de uma empresa, bem como pagamentos, recebimentos, salários, tributações, impostos, entre outras movimentações do mesmo tipo.
Além dessas atividades, também faz parte das rotinas contábeis a elaboração de orçamentos, balanços, prestação de contas e relatórios financeiros, documentos que são essenciais para as decisões da empresa.
Para falarmos de maneira geral, as rotinas contábeis estão envolvidas desde o início de uma empresa até seu enquadramento e formalização, persistindo durante o cotidiano. Elas envolvem atividades específicas, mas que se relacionam diretamente com a gestão dos negócios.
Os processos envolvidos nas rotinas contábeis podem ser divididos por áreas maiores, que englobam todas as atividades desse mesmo tipo. Contudo, é preciso lembrar de que alguns fatores interferem nessa rotina, principalmente o tamanho da empresa e o regime tributário, por exemplo.
Veja, abaixo, algumas áreas que envolvem as rotinas contábeis:
Nessa área entram as questões financeiras em geral, que não estejam relacionadas com os empregados, assim como as atividades ligadas ao regime tributário adotado pela empresa.
A escrita fiscal é composta por atividades como o registro das notas fiscais de entrada e saída, a produção dos livros fiscais exigidos pelo governo e, também, a aprovação de retenções de impostos, tributos e contribuições relacionados às notas.
O protocolo é a área responsável pela organização e identificação de todos os documentos de responsabilidade da empresa. Essa organização envolve também o recebimento, a protocolização e a distribuição dos documentos internamente para outras áreas.
No departamento pessoal, como o nome já diz, envolve as atividades relacionadas ao pessoal da empresa, os times e os colaboradores. Nessa área, as atividades envolvem o controle admissional e demissional, bem como os registros de todos os funcionários e a elaboração da folha de pagamento e contracheques.
Por fim, o departamento contábil se responsabiliza pela gestão de todos os dados contábeis disponibilizados pelos demais setores da empresa. A equipe dessa área elabora relatórios, usando as informações coletadas, e entrega para a gestão, que usará como base para tomar algumas decisões.
Já que as rotinas contábeis fazem parte do cotidiano de trabalho do escritório, é interessante rever a forma como são feitas e pensar em maneiras de otimizar esses processos, ganhando tempo e aumentando a produtividade.
Além disso, a qualidade do trabalho vai se destacar e os processos internos do escritório poderão ser melhorados, tornando o fluxo de atividades mais organizado e prático.
Veja, abaixo, algumas dicas práticas para otimizar as rotinas contábeis do escritório.
Como falamos, as rotinas contábeis podem ser divididas em setores, de acordo com a origem e o tipo de atividade. Assim, dividir os departamentos e estabelecer as tarefas de cada um são os primeiros passos para a organização.
Se a sua empresa ou escritório tem um setor de contabilidade sem essa divisão, talvez seja a hora de pensar em implementá-la e garantir que há um time responsável por cada fluxo de tarefas.
Notas ficais e documentos legais envolvem prazos a serem cumpridos, por isso, garanta que o time envolvido em cada setor esteja alinhado em relação à data de entrega e aos requisitos necessários para cada demanda.
Um planejamento é essencial para manter toda a equipe na mesma página e trabalhando de forma complementar, para aumentar a produtividade e entregar com mais qualidade.
A base de um bom funcionamento dos processos é a documentação. Sabemos que é quase impossível acertar de primeira, então aperfeiçoamos os processos e melhoramos o fluxo de atividades, definindo etapas e preenchendo lacunas.
Com o mapeamento de processos é mais fácil manter as atividades funcionando corretamente, na melhor versão possível do fluxo de trabalho, e garantir que o processo será mantido mesmo que haja uma troca de funcionário ou uma nova admissão.
Já comentamos sobre a importância de digitalizar o escritório para aumentar a produtividade do trabalho e a segurança das informações. Contudo, para além disso, contar com as ferramentas digitais pode fazer o time ganhar tempo na realização de tarefas manuais, como a emissão de notas ficais, por exemplo.
Outras ferramentas importantes são: plataformas para salvar documentos na nuvem, agendas compartilhadas, administrador de tarefas e demandas, e uma boa ferramenta de comunicação para manter o time alinhado.
Citamos algumas vezes a palavra "time" nos últimos tópicos, isso porque ele é o centro da realização das rotinas contábeis. Por isso, invista em capacitação para o time, como workshops, palestras, cursos online sobre metodologias ágeis, formatos de trabalho e uso de ferramentas.
Para garantir o foco na entrega das atividades por ordem de importância, prazo, requisitos e tempo de produção, é uma boa ideia estabelecer metas para cada setor e time. Com metas bem definidas, cada time pode se concentrar nas suas entregas e dividir as demandas entre cada membro, aumentando a produtividade.
Por fim, não podemos esquecer da maior dica de otimização: ter um time de especialistas em rotinas contábeis para consultar. Assim, seu escritório garante o cumprimento das atividades corretamente.
Com um profissional capacitado para consultar durante o processo, fica mais fácil otimizar as rotinas contábeis e saber quais estratégias usar, assim como quais modelos seguir.
Você procura um consultor ou um especialista para falar sobre rotinas contábeis no seu escritório? Entre em contato conosco!
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