Criar um plano orçamento anual prepara a empresa é fundamental para o sucesso nos próximos anos. Com um bom planejamento, é possível estabelecer metas claras e estratégias inovadoras sobre como os valores obtidos com as atividades empresariais serão aplicados. Esse processo de planejamento pode ser realizado a cada 12 meses para aumentar a eficiência dos negócios e atingir os seus objetivos.
O planejamento pode trazer alguns desafios, exigir o investimento de tempo, a participação de reuniões e a troca de informações com colaboradores de vários setores. Um plano orçamentário anual ajuda a analisar quais estratégias funcionaram no passado e a fazer projeções para entender o que precisa ser feito no futuro. Neste artigo, explicamos melhor esse conceito.
Deseja compreender a importância do planejamento orçamentário anual e como esse documento funciona? Continue a leitura!
Trata-se de um documento que envolve o desenvolvimento de estratégias financeiras para o próximo ano com base nos aprendizados e no desempenho do período corrente. Essa documentação oferece uma excelente oportunidade para o gestor de finanças implementar as mudanças necessárias em seus projetos futuros. Ela deve conter metas, objetivos e registros claros sobre como os valores serão investidos.
O plano orçamentário anual inclui o cálculo dos custos, a previsão de despesas e receitas anuais. Ele faz parte do gerenciamento financeiro e revela com os recursos da empresa poderão ser gastos pelos gestores. Essa estimativa oferece aos gestores a visão integral da saúde financeira de um negócio, bem como permite aos profissionais equilibrar lucros e gastos potenciais.
O planejamento anual do orçamento inclui a aplicação de métodos estratégicos importantes para empresas que pretendem se manter ativas no mercado. O documento pode conter estratégias de curto, médio e longo prazo para o desenvolvimento e crescimento dos negócios. Nele é possível incluir um roteiro básico sobre pagamento de despesas e receitas a serem geradas.
Se possível, inicie o processo de planejamento orçamentário antes do fim de cada período anual para começar o ano fiscal com mais tranquilidade. Você pode iniciar esse plano no 4º trimestre para ter o documento em mãos no mês de janeiro. Caso não consiga, registre as suas estratégias anuais logo no início do novo ano.
Os planos anuais do orçamento fornecem aos gestores um senso de direção para fazer o seu trabalho com segurança. Os membros das equipes que atuam no setor financeiro, fiscal e contábil podem começar o ano com uma compreensão da visão geral e de como as suas atividades contribuem para atingir os objetivos de negócios.
Estabeleça metas claras que sirvam de parâmetros de referência para o progresso dos negócios. O seu plano orçamentário anual poderá ser verificado periodicamente para verificar como as equipes de diversos departamentos estão se saindo. Esse acompanhamento pode auxiliar o gestor a entender se o planejamento precisa de ajustes ou se são necessárias iniciativas específicas. Observe abaixo algumas dicas essenciais!
Em cenários positivos, o profissional de gestão precisa verificar os possíveis gastos da empresa e qual era a receita esperada. Isso o ajudará a propor metas concretas para determinado período e objetivos específicos que ajudarão a criar um plano de ação mais efetivo. Forneça informações detalhadas e específicas para os membros da equipe saber quais entregas precisam priorizar.
Certifique-se de que os objetivos incluídos no plano orçamentário anual também sejam mensuráveis. Crie um novo plano de ação para os próximos 12 meses que facilite o alcance das metas que foram previamente delineadas. Você pode descrever as etapas e criar uma lista ou uma espécie de mapa que ajude a delegar tarefas para os departamentos responsáveis.
Analise os gastos e faça uma estimativa aproximada das receitas e despesas anuais, examine os custos mais de perto para saber os seus tipos. Por exemplo, confira os gastos com aluguéis, seguros, pagamentos de colaboradores, preços de outros serviços usados com frequência, entre outros. Você pode comparar os valores cobrados por outros provedores e ver se há opções mais baratas.
Caso o cenário seja negativo, é fundamental identificar a receita mínima que a organização precisa obter para fazer os pagamentos de custos fixos e variáveis em dia. Uma boa ideia é refletir sobre o desempenho do ano anterior e verificar se as metas anuais não foram cumpridas. Elas podem ser utilizadas como referência para o próximo período.
Se você perceber que a empresa não atingiu as suas metas, defina objetivos mais realistas e um pouco mais baixas para motivar as equipes nos próximos meses. Comunique os resultados obtidos e revele o plano anual a todos os membros dos times, pois esses dados precisam ser compartilhados nas empresas.
O compartilhamento de informações é uma etapa fundamental para obter a adesão das equipes. Os colaboradores que conhecem a realidade do negócio podem se manter engajados se forem envolvidos no processo de planejamento orçamentário anual. Revise as demonstrações de lucros e perdas, reveja as contas financeiras dos últimos 2 anos e corte custos desnecessários.
No cenário de aumento de demanda, confira as principais estratégias que o negócio deve adotar para atender pedidos extras e manter as contas em ordem. Observe os custos crescentes que ocorreram ao longo do último ano e faça ajustes conforme a capacidade das suas operações. Realize as mudanças necessárias nas despesas pontuais e margens brutas conforme as circunstâncias do mercado.
Considere o efeito cascata que eventuais modificações podem ter em outros setores. Por exemplo, se a empresa contratar mais vendedores, a sua receita aumenta como consequência do aumento das vendas realizadas. Consequentemente, há o aumento de despesas com salários e outros benefícios, mas esses gastos podem resultar no sucesso dos negócios.
Com o aumento das demandas, a empresa pode precisar de mais pessoal, bem como o aprimoramento de habilidades essenciais necessárias para executar as operações da maneira mais correta possível. Confira se haverá necessidade de investir em tendências tecnológicas, softwares e outras ferramentas para elevar a produtividade dos times e para o desempenho adequado das funções.
Não fazer o planejamento do orçamento a cada 12 meses pode trazer resultados indesejados e problemas financeiros inesperados. Um dos principais prejuízos é a falta de controle dos gastos, a ausência de informações sobre onde estão sendo aplicados os recursos financeiros e em quais áreas é possível economizar dinheiro.
Entendeu como fazer o plano orçamentário anual considerando diferentes cenários? O uso de um sistema contábil pode facilitar a criação desse documento fundamental em um mercado altamente competitivo. Conte com uma solução tecnológica completa que ajude a fazer a gestão do negócio, inclusive o setor de Recursos Humanos e departamento financeiro.
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