Com o lançamento de um sistema que unifica as informações dos colaboradores da empresa, a gestão das obrigações trabalhistas passou a ser simplificada. De modo geral, entretanto, realizar o fechamento da folha de pagamento no eSocial é um procedimento que exige alguns cuidados por parte do profissional encarregado da tarefa.
Diante de inúmeras dúvidas relacionadas ao assunto, nós decidimos reunir e comentar alguns detalhes importantes a seu respeito. Confira, a seguir, os pontos a serem observados para que os procedimentos sejam impecáveis!
Antes de qualquer coisa, convém elencar os conjuntos de dados indispensáveis para que as informações contidas em folha sejam precisas:
A fim de se evitar erros, é necessário gerir certos aspectos, os quais comentaremos a partir de agora.
Como se sabe, as melhores organizações são caracterizadas por muitas qualidades. Uma das mais essenciais, apesar de ser frequentemente ignorada, é a baixa taxa de turnover. Por melhor que seja a gestão do RH, entretanto, em algum momento, haverá funcionários saindo ou entrando na organização.
A grande questão, aqui, é manter pleno controle sobre esse fluxo, pois isso é determinante para que os pagamentos de salários e benefícios ocorram da maneira apropriada.
Desse modo, nenhum valor é pago a menos devido às inconsistências de dados presentes na folha de pagamento. Na prática, a empresa elimina o risco de sofrer processos trabalhistas derivados de algum descumprimento de suas obrigações perante os funcionários.
Igualmente essencial, os cargos disponíveis na organização precisam ser contemplados pelas categorias adequadas. O cuidado é necessário para assegurar que convenções coletivas específicas sejam seguidas à risca pelos gestores.
Afinal, as bases usadas para todos os cálculos e descontos variam de acordo com as premissas estabelecidas pelos diferentes agrupamentos de profissionais.
Um dos pontos mais delicados referentes ao fechamento da folha de pagamento no eSocial consiste no cálculo das horas trabalhadas por cada colaborador.
Para chegar ao valor final exato, o profissional incumbido do procedimento deve considerar inúmeros detalhes, como os períodos de trabalho que extrapolam a carga horária prevista.
No caso das horas extras, vale salientar que elas não podem ultrapassar o limite de duas horas da jornada habitual de trabalho. Quanto ao pagamento, ele precisa ser de, no mínimo, 50% a mais do montante equivalente ao valor da hora de trabalho comum.
Ao mesmo tempo, cabe ao gestor responsável ficar atento ao registro exibido pelo sistema de ponto adotado na empresa. Isso porque eventuais atrasos, faltas ou afastamento temporário do local de trabalho, injustificados, também devem ser computados.
Além das horas a mais de trabalho, é preciso ficar atento ao período noturno, pois ele gera acréscimo de 20% no valor hora habitual pago pela empresa. Note que existem duas situações que ocasionam o chamado adicional noturno. Estar a par delas é primordial para que os valores estejam corretos.
No caso do profissional que trabalha em ambiente urbano, a adição acontece se ele desempenhar suas funções no intervalo entre 22h e 5h. Já em se tratando do colaborador que atua em área rural, a hora receberá acréscimo das 20h às 4h.
Colaboradores que, durante o exercício de suas atribuições, ficam expostos a condições que colocam sua integridade física em risco também recebem outro complemento financeiro em sua remuneração.
Outro valor que incrementa o total devido pela empresa ao funcionário está ligado às circunstâncias insalubres, às quais ele é submetido ao desenvolver suas atividades.
A obrigatoriedade do adicional de insalubridade depende dos limites toleráveis definidos pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego). Com relação ao cálculo, ele toma como base o piso de cada categoria ou o salário mínimo vigente. A depender do grau de insalubridade, as porcentagens utilizadas são de 10%, 20% e 40%.
Além dos pontos anteriores, é imprescindível ter em vista quais são os possíveis descontos vinculados às pessoas que trabalham na empresa. Vamos aos principais deles!
A Previdência Social se refere às alíquotas destinadas à constituição do saldo da aposentadoria dos trabalhadores. De acordo com o salário, o índice usado oscila de 8% a 11%.
Também é necessário ficar de olho na apuração e retenção do IRRF, processo inerente à empresa pagadora dos vencimentos de seus funcionários. Os cálculos variam conforme os dados contidos na tabela de contribuição mensal, que aponta a alíquota a ser usada em cada um dos casos.
Embora o FGTS não cause um desconto na folha de pagamento, a confirmação do depósito mensal de 8% do salário do funcionário precisa ser repassada a ele.
Quando um colaborador solicita qualquer antecipação de salário, o montante correspondente deve ser subtraído no mês seguinte. O ponto a ser destacado é que as circunstâncias e regras que regulamentam o procedimento tendem a seguir convenções coletivas ou acordos firmados entre empresa e empregado.
No que tange ao desconto associado ao pagamento do vale-transporte, ele é de, no máximo, 6% do salário-base do funcionário. Já no caso do vale-alimentação, o valor abatido se limita a 20%.
Esses são os fatores mais relevantes e comuns ligados aos cálculos da folha de pagamento. Repare que gerir o conjunto de todos esses detalhes de forma rápida, dinâmica e efetiva exige a adoção de ferramentas de gestão modernas.
Além disso, a adesão a soluções apropriadas é decisiva para que sua empresa permaneça totalmente alinhada às obrigações previstas pela legislação em voga.
Com o Fortes Pessoal, por exemplo, você passa a conciliar os dados derivados das leis trabalhistas, previdenciárias e do Fisco. Enquanto isso, o Fortes Ponto aprimora todo o controle de acesso às dependências da empresa, além de registrar as entradas e saídas com alto grau de exatidão.
Ao aderir ao uso desses e de outros sistemas de gestão, você estará completamente preparado para lidar com o fechamento da folha de pagamento no eSocial de forma tranquila e em menos tempo.
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